خزانه داری در حسابداری + شرح وظایف حسابدار خزانه

خزانه داری چیست؟ خزانه به چه معناست؟

خزانه محل نگه‌داری دارایی‌های یک بنگاه اقتصادی از قبیل وجوه نقد، اموال و غیره است. عملیات خزانه‌داری نیز به معنای فعالیت‌هایی از جمله ثبت‌های حسابداری خزانه، سازماندهی و کنترل سندهای مختلفی مانند چک، سفته، برات، دارایی‌های نقدی و همچنین عملیات دریافت و پرداخت است. به طور خلاصه، کلمه «خزانه» را از سه معنای مختلف می‌توان بررسی کرد:

1. خزانه دولتی که ناظر بر درآمدها و مخارج دولت است.
2. خزانه‌ای که محل نگه‌داری دارایی‌های مالی یا کالاهای و فلزات ارزشمند و گران قیمتی از قبیل طلا، الماس و… است.
3. خزانه‌ای که محل نگه‌داری، سازماندهی و مدیریت سرمایه‌های نقدی و غیرنقدی یک سازمان است. (منظور از خزانه‌داری در حسابداری، این معنای خزانه است)

دو بخش نقدی و غیر نقدی، تشکیل دهنده عملیات خزانه داری در حسابداری اند. در ادامه با حسابداری خزانه بیشتر آشنا خواهیم شد.

نقش‌ها و کاربردهای خزانه داری در سازمان‌ها

مدیریت نقدینگی شرکت، نقش اساسی و تعیین‌کننده‌ای در مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمانی ایفا می‌کند. در این راستا، پیش‌بینی صحیح گردش وجوه نقد برای آینده شرکت ضروری است تا مدیران بتوانند با اتکا به این پیش‌بینی‌ها، تصمیمات مناسبی اتخاذ کنند. برای رفع مشکلات نقدینگی و بهبود سیستم دریافت و پرداخت، سازمان‌ها باید از نرم‌افزار دریافت و پرداخت خزانه‌داری استفاده کنند. ناگفته نماند تنها یک حسابدار خزانه کارآزموده و باتجربه قادر به انجام فرایندهای حسابداری خزانه در یک سازمان است. برخی از کاربردهای خزانه داری در سازمان‌ها عبارت‌اند از:

• پیش‌بینی نقدی
• مدیریت و سازماندهی سرمایه در گردش
• کنترل نقدینگی
• کنترل سرمایه‌گذاری
• کنترل ریسک
• ایجاد روابط مطلوب میان بانک و سرمایه‌گذاری

خزانه دار کیست؟

در واحد حسابداری سازمان‌ها، حسابدار خزانه یا خزانه‌دار، شخصی است که مسئولیت نظارت و مدیریت همه امور مرتبط با وجوه نقد و دارایی‌های سازمان برعهده اوست.

مفاهیم اساسی خزانه داری

تعریف جریان‌های نقدی

جریان‌های نقدی به وجوه ورودی و خروجی نقدی یک شرکت در طول یک دوره زمانی معین اطلاق می‌شود. این جریان‌ها شامل درآمدهای حاصل از فعالیت‌های عملیاتی و هزینه‌های مربوط به تأمین مالی و سرمایه‌گذاری‌ها می‌باشد.

تعریف مدیریت نقدینگی

مدیریت نقدینگی به فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل منابع نقدی برای تضمین توانایی شرکت در پرداخت بدهی‌ها و تعهدات مالی در موعد مقرر اشاره دارد. این مدیریت شامل تحلیل جریان‌های نقدی و پیش‌بینی نیازهای نقدی آینده می‌باشد.

تعریف مدیریت بدهی‌ها

مدیریت بدهی‌ها به فرایند برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، و کنترل تعهدات مالی یک شرکت به‌منظور کاهش هزینه‌های بهره و بهبود وضعیت مالی اشاره دارد. این مدیریت شامل مذاکره برای شرایط پرداخت بهتر و استفاده بهینه از منابع مالی خارجی می‌باشد.

وظایف خزانه‌دار یا حسابدار خزانه

حسابداران خزانه، بسته به نوع شرکت، مؤسسه و سازمانی که در آن کار می‌کنند و نیز دیدگاه‌های مدیران مالی این سازمان‌ها و مؤسسات، وظایف متفاوتی دارند. اما به‌طورکلی و در یک نگاه گذرا، می‌توان از میان وظایف حسابداران خزانه، به موارد زیر اشاره کرد:

•  کنترل و مدیریت حساب‌های بانکی شرکت
•  نگهداری و بایگانی اسناد مالی به شیوهٔ دستی و نرم‌افزاری
•  صدور و دریافت اسناد قابل‌دریافت
•  صدور و دریافت اسناد قابل‌پرداخت
•  تنخواه گردانی
•  رسیدگی به مغایرت‌ها و عدم تطابق‌های بانکی
•  پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان
•  یادآوری موعد پرداخت تعهدات و نیز ساماندهی و مدیریت تاریخ تعهدات با درنظرگرفتن منابع مالی و بودجه سازمان
•  ارائه گزارش‌های مالی به مدیران
•  هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان به‌منظور ثبت و بایگانی دقیق تراکنش‌ها، دریافت‌ها و پرداخت‌ها و همچنین تراز بودن حساب‌ها
•  ثبت و نگهداری قرارداد تسهیلات بانکی و ارائه گزارش اقساط همانند چک

وظایف تخصصی حسابدار خزانه

•  به ثبت رساندن اسناد دریافتنی و پرداختنی در سیستم خزانه داری
•  ثبت چک‌های دریافتی از طریق حساب‌ها
•  صادرکردن چک‌های پرداختی مطابق دستور پرداخت
•  دریافت و ثبت چک‌ها، سفته‌ها و ضمانت‌نامه‌های طرف حساب‌ها
•  یادآوری‌های به‌موقع به‌منظور تأمین منابع مالی برای تسویه چک‌های صادر شده
•  برنامه‌ریزی و زمان‌بندی به‌منظور پرداخت چک به‌طرف حساب‌ها
•  پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان مطابق آیین‌نامه‌های داخلی مدیریت دارایی‌های اجرایی

وظایف حسابدار خزانه از منظر اسناد و املاک

• طبقه‌بندی و نگهداری اسناد ضمانت نامه
• طبقه‌بندی و نگهداری چک های دریافتی از مشتریان
• بایگانی اسناد مالی مرتبط با خزانه‌داری
• تهیه نسخه پشتیبان از نرم افزار حسابداری به صورت دوره‌ای

وظایف حسابدار خزانه در گزارش دهی

حسابدار خزانه تمامی وظایف محوله را بر اساس آیین‌نامه‌های دریافتی به انجام می‌رساند و مسئولیت تهیه و ارائه گزارش‌های متنوعی را بر عهده دارد که شامل چک‌های دریافتی و پرداختی، چک‌های معوقه و برگشتی، وضعیت حساب‌های بانکی، ضمانت‌نامه‌ها و مغایرت‌های بانکی می‌شود، و تمامی این گزارش‌ها را مطابق با آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های ابلاغی تنظیم می‌کند.

وظایف حسابدار خزانه از منظر کنترل مالی

• بررسی و کنترل چک‌های پرداختی
• کنترل و مدیریت حساب‌های سازمان
• بررسی و مرتفع کردن مغایرت‌ها و عدم تطابق های بانک با خزانه
• بررسی چک‌های دریافتی از همه جوانب
• مدیریت تنخواه گردان

مسئولیت‌های حسابدار خزانه در همکاری با سایر بخش ها

یک حسابدار خزانه برای انجام مؤثر وظایف خود، نیازمند برقراری همکاری سازنده با سایر اعضای سازمان است. این همکاری شامل تعامل با رئیس حسابداری، حسابرس داخلی و واحدهای تابعه می‌شود و در صورت نیاز، ارتباط مستقیم با مدیریت سازمان را نیز در بر می‌گیرد. به‌طورکلی، حسابدار خزانه موظف است مطابق با آیین‌نامه‌ها و بخش‌نامه‌های موجود، هرگونه همکاری لازم را در جهت پیشبرد اهداف سازمانی به عمل آورد.

اهمیت خزانه داری

خزانه‌داری یکی از مهم‌ترین بخش‌های حسابداری است که نقش حیاتی در حفظ نقدینگی، مدیریت بدهی‌ها، و بهبود وضعیت مالی شرکت‌ها دارد. اهمیت این بخش در جلوگیری از بحران‌های مالی و افزایش بهره‌وری مالی شرکت‌ها به‌وضوح دیده می‌شود.

مهارت‌های حسابدار خزانه

یک خزانه‌دار یا حسابدار خزانه، برای موفقیت در حرفه خود، به ترکیبی از توانایی‌های علمی، حرفه‌ای و خصوصیات اخلاقی نیاز دارد. یک خزانه‌دار موفق باید به دانش حسابداری و امور مالی مسلط باشد و توانایی تجزیه‌وتحلیل قوی داشته باشد. علاوه بر این، او باید در حل مسائل و ارائه راه‌حل‌های مناسب مهارت داشته و از روابط‌عمومی خوبی برخوردار باشد. منظم بودن و دقت در انجام امور از دیگر ویژگی‌های ضروری است و آشنایی با نرم‌افزارهای حسابداری نیز برای موفقیت در این حرفه اهمیت بسزایی دارد.

جمع بندی

در این مقاله از تیم تحریریه اوراش، با معانی مختلف کلمه خزانه و مفهوم خزانه داری در حسابداری آشنا شدیم. در ادامه کاربردهای حسابداری خزانه در سازمان‌ها را بررسی کردیم و سپس به بررسی شرح وظایف حسابدار خزانه داری در سازمان‌ها پرداختیم.

سؤالات متداول