تفکیک مسئولیت ها در حسابداری

در یک موسسه ی کوچک که از حداکثر 50 نفر پرسنل تشکیل شده است حضور یک حسابدار برای آنجا کفایت می کند اما سازمانی که بیش از 50 نفر تشکیل شده است نیاز به حداقل دو حسابدار دارد؛ البته قابل به ذکر است تفکیک مسئولیت ها در حسابداری و تعداد مسئولان مالی یک مجموعه به عوامل زیادی دارند از جمله تعداد پرسنل ها و وسعت و حجم کاری آن مجموعه بستگی دارد

تقسیم بندی عناوین شغلی حسابداران بر اساس سوابق و تجاربشان به صورت زیر می تواند صورت گیرد :

– کمک حسابدار

دانشجویان و هنرآموزانی که به تازگی فارغ التحصیل شده اند و یا مشغول به تحصیل هستند و اغلب سابقه ی حسابداری ندارند و یا تجربه ی کاری آنها زیر دو سال است، به عنوان کمک حسابدار در شرکت ها مشغول به کار می شوند آنها به علت عدم تجربه کافی در حوزه حسابداری، وظایفی سبک و سطحی را برعهده دارند همچون : ورود اطلاعات اولیه و ابتدایی و ثبت اسنادی که بسیار تکرار می شود، بایگانی اسناد مالی شرکت، پیگیری برخی از امور مالیاتی

– حسابدار

حسابدار مسئولیت ثبت اسناد مالی و تشخیص حساب های ثبت اسناد و نظارت بر کار کمک حسابدار و راهنمایی آنها را برعهده دارد.

– حسابدار ارشد

حسابدار ارشد یا همان رئیس حسابداری وظایفی از قبیل بستن حسابها، تهیه و تحویل گزارشات دارایی و اداره ی بیمه، پاسخگویی به حسابرس ها و همچنین کنترل حسابها برعهده ی آنها می باشد. تعیین مسئولیت و جایگاه های ذکر شده در فوق نیز توسط حسابدار ارشد انجام می شود و بنا به صلاح دید او ارتقاء مرتبه از کمک حسابدار به حسابدار صورت می گیرد.

– مدیر امور مالی

مدیر امور مالی نقشی در فرایند اجرایی ندارد و بیشتر در امور مدیریتی و نسبت های مالی حضور دارد. مدیر امور مالی مسئولیت هایی نظیر تهیه گزارشات آتی سازمان و تصمیم گیری در خصوص تعیین تکلیف سود شرکت که بین سهام داران تقسیم شود و یا برای افزایش سرمایه ی شرکت استفاده شود، پیش بینی و تحلیل برایند سازمان و آینده آن با توجه به رویداد های مالی که برای سازمان اتفاق می افتد را بر عهده دارد بصورت کلی میتوان گفت تنها فعالیت این اشخاص در زمینه ی مدیریت است.

– حسابرس

شخصی است که از طرف سازمان دارایی برای تعیین و بررسی صحت گزارشات ارائه شده از طرف شرکت ها، مراجعه می کنند. زمانی که یک موسسه درخواست وام و تحصیلات از بانک ها را دارد از طرف بانک نیز حسابرس برای تعیین صلاحیت و صحت گزارشات ارائه شده به بانک، به آن شرکت ها مراجعه و درنهایت اعلام نتیجه به بانک می کنند. حال بعضی از شرکت ها در سیستم حسابداریشان برای کنترل وضعیت و فرایند اجراییشان یک شخص را در سمت حسابرس قرار می دهند.

تمامی این مسئولیت ها در یک شرکت کوچک بر عهده ی یک نفر می باشد اما در موسسات بزرگ که از حجم کار بالایی برخوردار هستند برای بهبود بخشیدن به فرایند اجرایی سازمان جدا از تعیین جایگاه و مرتبه های مذکور به نحو دیگر تقسیم وظایف نیز صورت می گیرد. در این نوع تعیین مسئولیت هر شخص وظیفه ورود و ثبت اسناد یک بخش معین را برعهده دارد.

واحد حسابداری هر مجموعه یا سازمان می تواند به واحدهای زیر تقسیم شود :

– واحد حقوق و دستمزد

در واحد حقوق و دستمزد خلاصه ی کارکردی که توسط واحد اداری به صورت مقداری به این بخش تحویل داده می شود که شامل ورود و خروج، اضافه کاری، کسری از کار و غیبت هر فرد است را براساس قوانین اداره ی کار و یا شرکت به صورت ریالی محاسبه و تحت عنوان حکم کاری هر فرد ثبت می گردد.

– واحد اموال (دارایی ثابت)

در واحد اموال یا دارایی ثابت اموری از قبیل تهیه ی پلاک اموال برای اموال و دارایی های شرکت ، ثبت و اختصاص پلاک به اموال جدید، شناسایی اموال براساس پلاک ها، جمع داری اموال ( جمع داری اموال بدین معناست که هر اموالی که در اختیار هر فرد است تعیین و نگه داری کنند) و ثبت هزینه های استهلاک انجام می گیرد.

– واحد انبار

در واحد انبار پیگیری فاکتورهایی که اقلام آنها بصورت مقداری انباردار رسید کرده است را باید از مشتری انجام دهند و آن ها را ریالی نمایند، محاسبه ی بهای تمام شده ی کالای خریداری شده و کالاهای فروش رفته را با توجه به تکمیل برگه هایشان و انحراف مصارف نیز در حوزه مسئولیتشان قراردارد.

– واحد نقد و بانک (خزانه)

در واحد خزانه امور بانکی ، صندوق ها تنخواه اسناد تضمینی وام و تحصیلات انجام می پذیرد.

– واحد فروش

در این واحد بررسی، تطبیق و ثبت فاکتور های صادر شده با توجه به گزارشات ارائه شده توسط واحد فروش انجام می شود و همچنین کنترل سرفصل های اسناد فروش ثبت شده بر عهده ی این بخش است. این واحد در صورتی که موسسه یک دفتر داشته باشد ( قانونی و واقعی نداشته باشند ) به نسبت مابقی واحد ها کار کمتری دارد.

– واحد مالی

واحد حسابداری مالی از کمترین حجم کار برخورددار است و کارشان تنها ثبت اسناد حسابداری (ثبت بدهکار و بستانکار ) می باشد.

تمامی تقسیمات واحد های فوق در یک شرکت کوچک در یک واحد که به آن واحد حسابداری اطلاق می شود ممکن است انجام شود و در سازمان های خیلی بزرگ تر هر واحد به واحدهای جزء تر و تخصصی تر نیز تقسیم شوند.