حسابداری انبار

حسابداری انبار چیست؟

حسابداری انبار به معنای دریافت و نگهداری اجناس یا کالاها از منابع داخلی یا خارجی با رعایت اصول و قوانین انبارداری است. این فرایند باهدف تسهیل در تحویل‌گرفتن (ورود) و تحویل‌دادن (صدور) کالاها با کمترین زمان و انرژی ممکن انجام می‌شود. همچنین، تلاش می‌شود تا کالاها و اجناس موردنیاز بخش‌های مختلف یا مشتریان، بر اساس مستندات و ضوابط قانونی، در کوتاه‌ترین زمان ممکن به دست آن‌ها برسد.

انبار چیست؟

انبار فضایی است که در آن انواع مختلف کالاهای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و فرآورده‌ها به طور منظم نگهداری می‌شوند. این فضا بر اساس یک سیستم صحیح طبقه‌بندی و سازمان‌دهی می‌شود. به‌عبارت‌دیگر، انبارها به‌عنوان مکان‌های امن برای نگهداری منظم مواد اولیه و کالاها عمل می‌کنند تا دسترسی به آن‌ها در مواقع نیاز به‌راحتی امکان‌پذیر باشد. همچنین، انبارها باتکیه‌بر اصول انبارداری، به تولیدکنندگان و سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که جریان ورودی و خروجی کالاها را کنترل کنند.

اصول انبارداری

اصول کلیدی انبارداری عبارت‌اند از:

• اسناد خرید در حسابداری انبار
• اسناد انتقال کالا بین انبارها
• اصل بهای تمام شده کالای تولیدی
• بهای تمام شده کالای صادره از انبار

اسناد خرید در حسابداری انبار

اسناد خرید در حسابداری انبار بر اساس این اصل تعیین می‌شوند که تمامی هزینه‌های مرتبط با یک مجموعه اقتصادی باید بر اساس فاکتورهای موجود ثبت شوند. در این راستا، توجه به اسناد تخفیف‌ها، مشخصات فروشنده، ارزش‌افزوده و سایر هزینه‌ها نیز ضروری است. همچنین، لازم به ذکر است که هزینه‌هایی که هنوز در وضعیت فعلی مشخص نیستند، تا زمانی که قیمت نهایی تعیین نشود، تأثیری بر قیمت حواله فروش نخواهند داشت. به‌عنوان‌مثال، هزینه‌های گمرکی، هزینه‌های حمل‌ونقل و هزینه‌های انبارداری از جمله مواردی هستند که باید به آن‌ها توجه کرد.

اسناد انتقال کالا بین انبارها

اسناد انتقال کالا بین انبار دومین اصل در حسابداری انبار است. بر اساس این اصل، هرگونه انتقال کالا و مواد اولیه بین بخش‌های مختلف واحدهای تولیدی یا انبارهای دیگر، نیاز به یک سند رسمی دارد. بدین ترتیب، ابتدا باید سند حواله انتقالی از انبار مبدأ صادر شده و قیمت آن تعیین شود، و سپس این سند به انبار مقصد افزوده گردد.

اصل بهای تمام شده کالای تولیدی

این اصل را می‌توان به‌عنوان یکی از چالش‌برانگیزترین اصول در حسابداری انبار در نظر گرفت. در این اصل، برای هر محصول، علاوه بر تعیین هزینه‌های مربوط به مواد مصرفی، هزینه بسته‌بندی، حمل مستقیم کالا و…، هزینه تولید نیز باید در نظر گرفته شود. در این راستا، لازم است که با حسابداری صنعتی به طور کامل آشنا باشید تا بتوانید اسناد بهای تمام شده کالای تولیدی را به دست آورید.

بهای تمام شده کالای صادره از انبار

بر اساس این اصل، هر کالایی که از انبار خارج می‌شود، باید یک قیمت نهایی داشته باشد. قیمت خروجی از انبار به عوامل متعددی بستگی دارد و برای تعیین آن، از دو سیستم ارزیابی موجودی استفاده می‌شود: سیستم ادواری و سیستم دائمی. در سیستم ادواری، مبلغ کالای موجود تنها در پایان هر دوره مشخص می‌شود؛ بنابراین، بهای تمام شده کالای صادره در پایان دوره برابر است با مجموع ارزش کل کالای موجودی در پایان دوره به‌علاوه کل ورودی‌ها طی دوره و همچنین ارزش موجودی در ابتدای دوره.

انباردار کیست و چه وظایفی دارد؟

در حسابداری انبار، انباردار شخصی است که مدیریت و سامان‌دهی کالاها در انبار را به عهده می‌گیرد. او کالاها را تحویل می‌گیرد، آن‌ها را در مکان‌های مناسب سازمان‌دهی می‌کند، موجودی انبار را کنترل می‌کند و اطلاعات مرتبط با ورود و خروج کالاها را به طور دقیق به ثبت می‌رساند. به زبان دیگر، انباردار فردی است که وظایف زیر به عهده اوست:

• تحویل کالاهای خریداری شده و مدارک و مستندات مربوط به خرید آنها
• صدور رسید تحویل کالا
• صدور حواله انبار هنگام دریافت کالا
• کدگذاری اقلام موجود در انبار و سازمان‌دهی به آنها
• بایگانی و آرشیو اسناد، مدارک و تمامی اطلاعات مربوط به اجناس و کالاها
• حراست از کالاها و اجناس انبار
• همکاری و تعامل با سایر بخش‌های مرتبط با انبار
• صدور کارت درخواست خرید
• صدور فرم برای کالاهای برگشت‌خورده و مرجوعی
• ثبت و نگهداری مغایرت انبارگردانی
• پیگیری، ثبت، کنترل و نگهداری فهرست ارسال و دریافت کالاها به پیمانکاران

لازم به ذکر است که موارد بالا، وظایف انباردار است و نه حسابدار انبار، وظایف حسابدار انبار عبارت‌اند از:

• محاسبه و ارزش‌گذاری مغایرت‌های انبارگردانی
• پیگیری، ثبت و کنترل و نگهداری صورت‌حساب از تأمین‌کنندگان و پیمانکاران
• رفع مغایرت حساب با تأمین‌کنندگان و پیمانکاران
• نگارش دفترکل گزارش‌ها
• تدوین گزارش موجودی انبار
• تجزیه‌وتحلیل گزارش موجودی انبار
• نظارت بر هزینه‌ها
• مدیریت هزینه‌ها
• تشخیص عدم تطابق میان داده‌ها با موجودی انبار
• ارائه فهرست موجودی
• تدوین گزارش ماهانه

کاربردها و اهمیت حسابداری انبار

برخی از کاربردهای حسابداری انبار عبارت‌اند از:

• محاسبه مبلغ موجودی‌های انبار با قیمت تمام شده
• کاهش بار عملیات حسابداری و کار حسابداران
• تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده
• کنترل تعداد موجودی انبار و در نتیجه جلوگیری از صرف هزینه بیشتر و هدر رفتن سرمایه موسسه
• جلوگیری از ضرر و زیان‌های گسترده در واحد اقتصادی
• افزایش دقت در دریافت کالا، نگهداری و توضیع مواد اولیه، کالاها و اقلام

حسابداری انبار یکی از ارکان مهم مدیریت موجودی و زنجیره تأمین در هر سازمانی است. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا موجودی کالاها را به طور دقیق ردیابی کرده، هزینه‌های نگهداری را کاهش داده و از کمبود یا مازاد کالا جلوگیری کنند. حسابداری صحیح انبار باعث بهبود جریان نقدینگی، کاهش ضایعات و افزایش بهره‌وری می‌شود. همچنین اطلاعات دقیق و به‌روز در مورد موجودی انبار، به مدیران در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کمک می‌کند. علاوه بر این، حسابداری انبار نقش مهمی در گزارش‌دهی مالی و مالیاتی شرکت‌ها دارد و به حفظ شفافیت و پاسخگویی به نهادهای قانونی در سازمان‌ها کمک می‌کند.

انواع موجودی در انبار

در ادامه انواع موجودی های انبار را بررسی میکنیم.

مواد اولیه

مواد اولیه نقش حیاتی در فرایند تولید مؤسسات ایفا می‌کنند. این مواد و قطعات، عناصر اصلی هستند که برای تبدیل موجودی به محصول نهایی مورداستفاده قرار می‌گیرند و بدون آنها، تولید متوقف خواهد شد. ازاین‌رو، تأمین و نگهداری موجودی کافی از مواد اولیه در زمان مناسب و موردنیاز، اهمیت بسزایی در تداوم و کارآمدی فرایند تولید دارد. مدیریت مؤثر این منابع ضروری، تضمین‌کننده جریان مستمر تولید و پاسخگویی به تقاضای بازار است.

موجودی کالای در حال ساخت

موجودی کالاهای در حال ساخت یا Good-In-Progress به محصولاتی اطلاق می‌شود که هنوز مراحل تولید را به طور کامل طی نکرده‌اند. این مفهوم به‌خوبی در صنعت داروسازی قابل‌مشاهده است، جایی که دارو تا زمانی که در بسته‌بندی مناسب قرار نگرفته، همچنان جزء موجودی در حال ساخت محسوب می‌شود. این طبقه‌بندی ازآن‌جهت حائز اهمیت است که محصول تا زمانی که تمام مراحل تولید، از جمله بسته‌بندی، را کامل نکرده باشد، قابل‌عرضه به مصرف‌کننده نهایی نیست؛ بنابراین، مدیریت دقیق این بخش از موجودی برای اطمینان از تکمیل فرایند تولید و آماده‌سازی محصول برای فروش ضروری است

موجودی کالای ساخته شده

موجودی انبار، مفهومی گسترده‌تر از صرفاً محصولات نهایی (Finished Goods) است، هرچند این بخش احتمالاً اولین تصویری است که به ذهن متبادر می‌شود. محصولات نهایی، کالاهایی هستند که مراحل تولید را کامل کرده و آماده عرضه به مشتریان هستند. این محصولات می‌توانند توسط خود شرکت تولید شده یا از تأمین‌کنندگان خریداری شده باشند. در مورد اخیر، بسیاری از خرده‌فروشان ترجیح می‌دهند محصولات کامل را مستقیماً از تأمین‌کنندگان تهیه کنند.

موجودی کالاهای امانی

آن دسته از اقلامی که به شکل امانی از انبار خارج می‌شوند را می‌توان در دسته موجودی کالاهای امانی محسوب کرد. موجودی امانی، علی‌رغم عدم حضور فیزیکی در انبار در زمان حال، پس از گذشت دوره‌ای معین، مجدداً به محل نگهداری اصلی خود بازگردانده می‌شود. این نوع موجودی، بخشی از سیستم مدیریت انبار است که به طور موقت خارج شده اما همچنان جزئی از دارایی‌های شرکت محسوب می‌گردد.

روش‌های ارزش گذاری موجودی

شرکت‌ها هنگام تهیه گزارش مالی سالیانه برای تعیین ارزش موجودی‌های فروخته شده، از ارزش‌گذاری موجودی که یکی از روش‌های حسابداری است، استفاده می‌کند. موجودی از دارایی‌های کسب‌وکار محسوب می‌شود و به‌منظور ثبت در حسابداری موجودی، تعیین ارزش آن ضروری است.

ارزش موجودی برای برنامه‌ریزی خریدهای بعدی و همچنین محاسبه نرخ گردش موجودی می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد. در حواله انبار، اطلاعات به دودسته اطلاعات مقداری و اطلاعات ریالی تقسیم‌بندی می‌شود. ثبت اطلاعات تعدادی در حیطه وظایف انباردار و ثبت اطلاعات ریالی در حیطه وظایف حسابدار است. در ادامه با دو مورد از روش‌های ارزش‌گذاری موجودی در حسابداری انبار آشنا می‌شویم.

روش شناسایی ویژه

در این روش، کالاهای موجود در انبار از زمان ورود تا فروش با استفاده از RFID (شماره‌سریال اختصاصی) ردیابی می‌شوند. این شیوه برای اقلام بزرگ و قابل‌شناسایی با هزینه و ویژگی‌های متمایز مناسب است و دقت ارزیابی موجودی را افزایش می‌دهد. بااین‌حال، کاربرد آن محدود به کالاهای ارزشمند و با تعداد کم است، زیرا برای اقلام متعدد و کم‌ارزش‌تر عملی نیست. این روش امکان ردیابی دقیق هر قلم را فراهم می‌کند، اما به دلیل پیچیدگی و هزینه، استفاده از آن در مقیاس وسیع محدود و با چالش‌هایی همراه است.

روش میانگین موزون

روش میانگین وزنی یا هزینه متوسط برای ارزیابی موجودی، ارزش کل را بر اساس میانگین بهای تمام شده اقلام خریداری و فروخته شده در دوره حسابداری تعیین می‌کند. این روش به‌ویژه در دوره‌های با نوسانات شدید قیمت مفید است، زیرا از اختلافات ناشی از تغییرات قیمت جلوگیری می‌کند. درصورتی‌که کسب‌وکار محصولی یکسان را با قیمت‌های متفاوت خریده باشد، با تقسیم کل مبالغ صرف شده برای خرید بر تعداد کالای خریداری شده، متوسط قیمت هر واحد محاسبه می‌شود. سپس با ضرب این قیمت در تعداد کالای فروخته شده، مبلغ کل کالای فروش رفته به دست می‌آید. این روش ارزیابی دقیق‌تری از موجودی در شرایط نوسان قیمت ارائه می‌دهد.

چالش‌های انبارداری

انبارداری نیز همانند هر حرفه دیگری با چالش‌ها و خطراتی همراه است. در ادامه تعدادی از چالش‌ها و خطرات بالقوه انبارداری را ذکر می‌کنیم:

• مدیریت و کنترل ناصحیح موجودی انبار
• چیدمان اشتباه کالاها در انبار
• کار با کالاهای سنگین و تجهیزات خطرناک
• خطر سقوط از ارتفاع
• حریق و آتش‌سوزی در انبار
• خطر مواد شیمیایی و سمی
• سقوط کالاها و اقلام از ارتفاع
• خراب‌شدن، فساد و گذشتن تاریخ انقضای کالاها و محصولات

نقش فناوری در حسابداری انبار

انبارهای مدرن امروزی دیگر فقط فضاهای ذخیره‌سازی صرف نیستند، بلکه به بخش مهمی از استراتژی عملیاتی شرکت‌ها تبدیل شده‌اند. دلیل این امر این است که امروزه در محیط کسب‌وکارهای همیشه در حال تحول، طراحی و ساخت انبارها نقش محوری در بهینه‌سازی عملیات لجستیک و زنجیره تأمین ایفا می‌کند. با درنظرگرفتن این موضوع، انبارهای آینده به‌گونه‌ای طراحی می‌شوند که بهره‌وری را افزایش و هزینه‌ها را کاهش دهند. برای آشنایی بیشتر با آخرین روندها در حسابداری انبار و انبارداری، در این بخش از مقاله، پنج ایده برتر طراحی انبار که امروزه در حال شکل‌دادن به انبارها و ساخت‌وسازها هستند را معرفی می‌کنیم.

اتوماسیون و رباتیک

یکی از جدیدترین روندهای طراحی انبارهای مدرن، ادغام اتوماسیون و علم رباتیک است. امروزه تجهیزاتی از قبیل وسایل نقلیه هدایت‌شونده خودکار (AGV)، بازوهای رباتیک و پهپادهای خودران به طور فزاینده‌ای برای انجام وظایف تکراری، کاهش خطای انسانی و سرعت‌بخشیدن به عملیات مورداستفاده قرار می‌گیرند. علاوه بر این، اتوماسیون و خودکارسازی امور انبار نیز باعث افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های نیروی کار می‌شود

روش‌های ساخت و ساز پایدار و سبز

پایداری در ساخت انبارها اکنون بسیار موردتوجه دولت‌ها و صاحبان کسب‌وکار قرار گرفته است و به همین دلیل شرکت‌ها در حال به‌کارگیری روش‌های ساخت‌وساز سبز در مدیریت امور انبار هستند. علاوه بر این، انبارها به‌گونه‌ای طراحی می‌شوند که از نور طبیعی و تهویه به شکلی بهینه استفاده کنند و وابستگی به نور مصنوعی و دستگاه‌های گرمایشی و سرمایشی (HVAC) را کاهش دهند.

انبارداری هوشمند با اینترنت اشیا (IoT)

پیشرفت اینترنت اشیا (IoT) به طور کامل مدیریت انبار را تغییر داده است. این فناوری از طریق حسگرها، برچسب‌های RFID و ردیاب‌های GPS اطلاعاتی لحظه‌ای را درباره عملیات های جاری انبار ارائه می‌دهد. با اتصال همه چیز در انبار، اینترنت اشیا کل انبار را به یک سیستم یکپارچه تبدیل می‌کند که می‌تواند بر اساس نیاز تغییر کند و فرایندها را کارآمدتر سازد.

طراحی انعطاف‌پذیر و ماژولار

طراحی ماژولار نیز امکان ایجاد انبارهای مقیاس‌پذیر و انعطاف‌پذیر را فراهم می‌کند. باتوجه‌به ایجاد تغییراتی در نیازهای بازار و فناوری، هر کسب‌وکاری اکنون به فضاهایی با سازگاری و انعطاف بالا نیاز دارد. این نوع طراحی به صاحبان کسب‌وکار اجازه می‌دهد تا بدون ایجاد اختلالات عمده یا صرف هزینه‌های گزاف برای بازسازی، در مدت زمانی بسیار کوتاه، به فرایندها، خطوط تولید جدید یا سایر نیازهای انبار پاسخ دهند.

ایمنی و ارگونومی

ایمنی و راحتی کارکنان اکنون از اولویت‌های اصلی در طراحی انبارها به شمار می‌رود. تمرکز شرکت‌ها بر رفاه کارکنان، منجر به کاهش غیبت‌های کاری و رضایت بیشتر کارکنان می‌شود. برای نیل به این هدف، بسیاری از انبارهای مدرن مجهز به ویژگی‌ها و قابلیت‌های پیشرفته ایمنی از جمله سیستم‌های خودکار اطفای حریق، تهویه بهتر و کف‌پوش‌های ضدلغزش هستند.

نرم افزار حسابداری انبار اوراش

زیر سیستم انبارداری اوراش به دلیل طراحی ساده و کاربرپسند و درعین‌حال کامل و حرفه‌ای بودن آن، امکان دسترسی به طیف وسیعی از قابلیت‌ها و امکانات مرتبط با انبارداری را برای کاربران به ارمغان می‌آورد. از مهم‌ترین این قابلیت‌ها می‌توان به امکان صدور انواع فاکتورهای رسید و حواله انبار، صدور فاکتور خرید از اطلاعات ثبت شده توسط متصدی انبار، انبارگردانی و درخواست خرید از انبار به واسطه سیستم مدیریت انبار اوراش اشاره نمود.

جمع بندی

در این مقاله از مجله اوراش، با حسابداری انبار و اهمیت آن در کسب‌وکارها آشنا شدیم. در این مقاله، ابتدا به تعریف کلی انبار و حسابداری انبار پرداختیم و اصول این حوزه را ذکر کردیم. سپس به این سؤال پاسخ دادیم که انباردار کیست و چه وظایفی دارد. در ادامه کاربرهای حسابداری انبار و انواع موجودی انبار را توضیح دادیم و از چالش‌ها و خطرات این حوزه نیز صحبت کردیم. در انتهای مقاله نیز از نقش فناوری در انبارداری نوشتیم. به نظر شما پیشرفت تکنولوژی‌ها و فناوری‌هایی از قبیل هوش مصنوعی و رباتیک چه تأثیری بر تکامل حسابداری انبارها خواهد داشت؟

سوالات متداول