راهنمای مطالعه
Toggleمقدمه
حواله انبار چیست و چه انواعی دارد؟ کاربرد حواله انبار در انبارداری چیست؟ رسید انبار چیست و چه انواعی دارد؟ چه تفاوتهایی میان حواله و رسید انبار وجود دارد و اصلاً اجزای تشکیلدهنده حواله و رسید چه مواردیاند؟ چه اطلاعاتی باید در این دو سند ذکر شود؟ در این مقاله از تیم تحریریه اوراش به این پرسشها و بسیاری از پرسشهای دیگر در مورد حواله و رسید پاسخ میدهیم.
حواله انبار چیست؟
سندی که برای خروج کالا از انبار صادر میشود و نشاندهنده کاهش موجودی انبار است و در زمان خروج کالا از انبار تکمیل میشود، حواله انبار نام دارد. در ادامه با انواع حواله انبار و کاربردهای آن در انبارداری آشنا میشویم.
انواع حواله انبار
بر اساس نوع فعالیت و ابعاد سازمانی هر شرکت و انبار از حوالههای مختلفی میتوان استفاده کرد. در این بخش از مقاله انواع حواله انبار را برمیشمریم:
· حواله فروش کالا: حواله فروش کالا، کاربردیترین، رایجترین و اصلیترین حواله در سازمانها به شمار میرود.
· حواله مصرف کالا در مراکز هزینه: برای کالایی که به مصرف یک سازمان میرسد میتوان از حواله مصرف کالا در مراکز هزینه استفاده کرد.
· حواله مصرف کالا در پروژه عملیاتی: این نوع حواله، برای آن دسته از کالاهایی که در پروژههای یک سازمان به مصرف میرسند کاربرد دارد.
· حواله آزمایش کالا: زمانی که نیاز باشد کالا برای انجام آزمایش از انبار خارج شود، از حواله آزمایش کالا میتوان استفاده کرد.
· حواله امانت کالا: حواله امانت کالا حوالهای است که برای کالای به امانت سپرده شده به فرد یا سازمانی دیگر کاربرد دارد.
· حواله مرجوعی کالا به بخش تولید: اگر کالایی کیفیت لازم نداشته باشد و به بخش تولید بازگردانده شود، میتوان از حواله مرجوعی کالا به بخش تولید استفاده کرد.
· حواله مرجوعی کالا به تأمینکننده: کاربرد این حواله هنگامی است که کالا دچار نقص و ایرادی شده و به دلیل آسیبدیدگی به تأمینکننده اولیه مرجوع میشود.
کاربردهای حواله انبار
حواله و همچنین رسید انبار (که در ادامه با آن آشنا میشویم) نقش مهمی در سازماندهی انبار و مدیریت حسابداری آن دارند. این اسناد به بهینهسازی فرایندهای انباری و حسابداری کمک کرده و اجرای سیستمهای انبارداری را بهبود میبخشند. استفاده از این اسناد در کنار نرمافزارهای تخصصی، بهرهوری عملیات انبار و حسابداری را افزایش میدهد. تهیه الکترونیکی این اسناد نهتنها به کاهش هزینههای مرتبط با مواد اولیه کمک میکند، بلکه نیاز به فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد را نیز از بین میبرد.
رسید انبار چیست؟
یکی از فرمهای پر کاربرد در انبارداری که هنگام ورود کالا به انبار تکمیل میشود و نشان میدهد انبار مالکیت آن کالا را دارد، رسید انبار (Warehouse Receipt) است. در حقیقت رسید انبار نشاندهنده افزایش موجودی انبار است و دربرگیرنده جزئیات کمیت و کیفیت کالا نیز هست.
فرم انبار بهتنهایی دارای اعتبار خاصی نیست و تنها در صورتی معتبر و قابلاستناد است که همراه با سند پیوست باشد. سند پیوست، همان فاکتور خرید (صورتوضعیت کالا) است. رسیدهای انبار به مستند شدن کالاهای ورودی انبار کمک میکنند و امکان تحتنظر بودن این کالاها و اقلام را فراهم میکنند. برای کالاهای گرانقیمت و ارزشمند نیز از قبض انبار (Vault Receipts) استفاده میشود. قبض انبار شکل دیگری از رسید انبار به شمار میآید
انواع رسید انبار
انواع رسید انبار ازنقطهنظر دلیل ورود کالا به انبار عبارتاند از:
· رسید خرید داخلی
· رسید خرید خارجی
· رسید برگشت کالای مازاد بر نیاز
· رسید کالای تولید شده یا محصول
· رسید دریافت کالای نیمهتمام از خط تولید
· رسید دریافت زائدات و ضایعات از خط تولید
· رسید کالای ساخته شده در واحدها (فنی مهندسی)
· رسید دریافت کالای امانی
· رسید دریافت کالا از انبار دیگر (انتقال بین انبارها)
· رسید برگشت از فروش
کاربردهای رسید انبار
از اصلیترین و کلیدیترین کاربردهای رسید انبار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
· مدیریت موجودی
· پیگیری ورود کالاها
· کنترل کیفیت
· پیگیری سفارشهای مشتریان
· مدیریت هزینهها
· پیگیری عملکرد تأمینکنندگان
· شناسایی و مدیریت مخاطرات
اجزای حواله و رسید انبار
در ادامه با اجزای حواله و رسید انبار آشنا میشویم.
اجزای حواله انبار
به طور معمول این موارد را میتوان در یک حواله انبار یافت:
· اسم دریافتکننده یا دریافتکنندههای کالا
· نشانی دریافتکنندگان
· شماره فاکتور مرتبط
· تاریخ صدور حواله
· اسم انبار
· نام و کد کالاها
· تعداد کالاهای خارج شده
· موجودی سررسید یا مبلغ فاکتور
اجزای رسید انبار
بسته به کارخانه و کسبوکار، اجزای مختلف یک فرم رسید انبار بهتناسب ابعاد و نوع صنعت موردنظر متفاوت است، اما بهصورت کلی اجزای رسید انبار عبارتاند از:
· نام یا کد کالا
· شرح کالا
· نام انبار
· مشخصات تأمینکننده
· شماره خرید
· شماره رسید انبار
· تاریخ ورود کالا
· واحد سنجش
· تعداد کالا
· مبلغ نهایی
· و…
انواع رسید انبار
در ادامه، انواع رسید انبار را معرفی میکنیم و هر کدام از آنها را توضیح میدهیم.
رسید انبار دائم
موجودی انبار، زمانی که کالای وارد آن میشود و در آن به ذخیره میرسد، تغییر پیدا میکند یا بهعبارتدیگر، یک کالا به موجودی انبار اضافه میشود. در چنین شرایطی، فرم صادر شده برای کالا، رسید دائمی انبار (Permanent Warehouse Receipt) نام دارد. کالا بلافاصله پس از ورود به انبار جزئی از دارایی انبار شناخته میشود، بنابراین بهتر است همزمان با صادرکردن رسید انبار، سند حسابداری مربوط به آن نیز صادر و بهمنظور تسویه به حسابرسی انبار ارسال شود.
رسید انبار موقت
در مواردی، کالاها و اقلام وارد شده به انبار، نیازمند کنترل کیفیت و بازرسی فنی هستند و ذخیرهکردن مستقیم آنها ممکن نیست. در این موارد، سند موقتی بهمنظور تایید تحویل کالا تدوین میشود. این سند موقت، رسید انبار موقت (Temporary warehouse receipt) نام دارد. زمانی که کالای موردنظر از نظر فنی بررسی شود و به تایید برسد، صورتجلسه آن برای انبارداری ارسال خواهد شد. رسید انبار موقت در تمامی ویژگیها با رسید انبار دائمی مشابه است و تنها تفاوتشان این است که نمیتوان آنها را به حسابداری انبار فرستاد.
رسید تحویل مستقیم
برخی از کالاهای سفارششده از تأمینکنندگان، به دلیل نیاز فوری مصرفکننده، شرایط ویژهای دارند. در این موارد، مرحله انتقال از تأمینکننده به انبار و سپس تحویل به مصرفکننده حذف میشود و کالا مستقیماً به دست مصرفکننده میرسد. در چنین وضعیتی، رسید تحویل مستقیم (Direct Consumption Receipt) صادر میگردد که با تأیید مصرفکننده، در اسناد حسابداری ثبت میشود.
این نوع رسید همچنین در شرایطی که کالا کمیاب است یا در مقادیر بسیار کم سفارش داده میشود، به کار میرود؛ زیرا انبارکردن چنین کالاهایی برای کارخانه صرفه اقتصادی ندارد و تنها موجب افزایش هزینهها و اشغال فضای انبار میشود
تفاوتهای حواله انبار و رسید انبار
حواله فروش | رسید انبار | |
موضوع | نشان دهنده خروج کالا از انبار با قصد فروش، امانت یا هدیه است. | نشان دهنده ورود کالا به انبار یا خرید کالا به وسیله کارخانه است. |
کاربرد | مستند سازی و تطابق پرداخت ها و تراکنش های مالی | مستندسازی و همچنین سادهسازی پروسه حسابداری ثبت موجودی بهروز کالا |
اجزا | اطلاعات کالا
اطلاعات خریدار اطلاعات انبار مبالغ و هزینهها |
اطلاعات تامینکننده
اطلاعات خرید مشخصات انبار |
مزایا | سیستم ارسال کالا با امکان ادغام حوالهها، علاوه بر ارسال سریع و آسان، موجب صرفهجویی در هزینه و زمان شده و با ذخیرهسازی اسناد، هزینههای عملیاتی را کاهش میدهد. | مستندسازی خریدها منجر به صرفهجویی در منابع و بهینهسازی فرآیندهای انبارداری و کنترل موجودی میشود. |
انواع | حواله داخلی (مصرف درون کارخانهای کالا)
حواله خارجی (فروش یا ارائه کالا به دیگر کسبوکارها) |
رسید انبار موقت
رسید انبار دائم رسید تحویل مستقیم |
تفاوت از نظر فرایندها
از نظر فرآیندی، رسید انبار و حواله انبار دو سند با کارکردهای متفاوت هستند. رسید انبار سندی است که هنگام ورود کالا به انبار صادر میشود و نشاندهنده افزایش موجودی است؛ این فرآیند شامل بررسی کیفی و کمی کالای وارده، تطبیق با اسناد خرید و ثبت مشخصات در سیستم میباشد. در مقابل، حواله انبار سندی است که برای خروج کالا از انبار صادر میشود و کاهش موجودی را نشان میدهد؛ این فرآیند مستلزم تایید درخواستکننده، بررسی موجودی، تایید مقامات مجاز و ثبت خروج در سیستم است. به بیان سادهتر، رسید انبار مربوط به فرآیند ورود و حواله انبار مربوط به فرآیند خروج کالا از انبار است.
تفاوت از نظر کاربردها و مستندات
از نظر کاربردها و مستندات، رسید انبار و حواله انبار تفاوتهای اساسی دارند. رسید انبار معمولاً همراه با اسنادی مانند فاکتور خرید، بارنامه، برگ تحویل کالا و نتایج کنترل کیفی صادر میشود و برای ثبت خریدها، مرجوعیهای فروش، و کالاهای امانی دریافتی کاربرد دارد. در مقابل، حواله انبار با مستنداتی مانند درخواست کالا، مجوزهای خروج، و فاکتور فروش همراه است و برای ثبت فروشها، ارسال کالا به خطوط تولید، مرجوعیهای خرید، و انتقال بین انبارها استفاده میشود. همچنین رسید انبار در گزارشهای حسابداری به عنوان سند بدهکار موجودی کالا و حواله انبار به عنوان سند بستانکار موجودی کالا مورد استفاده قرار میگیرد.
مراحل صدور حواله و رسید انبار
در این بخش از مقاله، مراحل صدور حواله و رسید انبار و ورود کالا به انبار تا ثبت رسید انبار را بررسی میکنیم:
دریافت کالا
در اولین مرحله از مراحل صدور حواله و رسید انبار، کالا از سمت تأمینکننده یا منبع داخلی تحویل انبار میشود. سپس انباردار، کالا را با اسناد ضمیمه آن (مثل فاکتور خرید) تطابق میدهد.
کنترل کیفی
در این مرحله، کمیت و کیفیت تکتک کالای ورودی بررسی میشوند. در صورت نیاز، کالاها به انبار قرنطینه ارسال میشوند و تحت بررسیهای بیشتر و تخصصیتری قرار میگیرند.
تعیین وضعیت کالا
بعد از بررسی و کنترل کیفی، وضعیت کالاها تعیین میشود (ارفاقی، سالم، برگشت به تأمینکننده، نامنطبق، ضایعات، و…).
ثبت اطلاعات
در مرحله ثبت اطلاعات، همانطور که از نام آن پیداست؛ مشخصات کالا از قبیل نام، کد، تعداد و واحد شمارش به ثبت میرسند.
لازم به ذکر است که اطلاعات منبع مانند شماره سفارش خرید و نام تأمینکننده نیز ثبت میشوند.
تکمیل رسید انبار
پس از ثبت اطلاعات، باید فرم رسید انبار را با جزئیات دقیق تکمیل کرد. در این مرحله، تاریخ ورود کالا و شماره رسید انبار به ثبت میرسند.
تأیید و امضا
در مرحله تایید و امضا، تحویلگیرنده یا همان انباردار و تحویلدهنده، رسید انبار را امضا میکنند.
ثبت در سیستم
در آخرین مرحله که مرحله ثبت در سیستم است، تمامی اطلاعات رسید انبار، در یک سیستم حسابداری و مدیریت انبار مثل اوراش که امکانات و ویژگیهای متعددی دارد، به ثبت میرسند و سپس موجودی انبار بهروزرسانی میشود.
اهمیت مستندسازی در حواله و رسید انبار
مستندسازی انبار و تهیه گزارشهای دقیق از موجودی، از بخشهای کلیدی در مدیریت انبار به شمار میآید. این فرایند نهتنها بر عملکرد کلی سازمان و انبار تأثیر مستقیم دارد، بلکه روابط با تأمینکنندگان و مشتریان را نیز تحتتأثیر قرار میدهد.
حواله و رسید از ابزارهای کاربردی برای بهبود فرایند انبارداری و حسابرسی انبار هستند که نقش مهمی در مستندسازی دارند. این دو ابزار باوجود اهداف مشترک، تفاوتهایی با هم دارند و هر یک به انواع مختلفی تقسیم میشوند که تا حد ممکن در این مقاله با آنها آشنا شدیم.
نرمافزارهای مدیریت انبار برای حواله و رسید
روشهای مختلفی برای صدور انواع مختلف رسید انبار به کمک نرمافزارها و سیستمهای انبار و حسابداری وجود دارد. بسیاری از نرمافزارها و راهکارهای مختلف بهمنظور تسهیل و بهینهسازی عملکرد صدور اسناد و مدیریت مراحل انبارداری وجود دارند. اما در انتخاب این نرمافزارها و راهکارها باید دقت و وسواس زیادی به خرج داد. نرمافزار مدیریت انبار برای حواله و رسید، باید ویژگیهایی داشته باشد که بتواند نرخ بهرهوری سازمان را افزایش بدهد و آن را بهبود ببخشد. سیستمهای یکپارچه مالی و حسابداری اوراش، امکانات متعددی دارد و یکی از بهترین نرمافزارها بهمنظور مدیریت امور انبار و انبارداری است. برخی از مزایای این نرمافزار عبارتاند از:
· افزایش نظم و دقت در انبارداری و کنترل دقیق موجودی کالاها و اقلام در انبار
· صرفهجویی در زمان و بهینهسازی هزینهها
· کاهش قابلتوجه نرخ خطا
· محاسبه دقیق بهای تمامشده کالا و ارائه اطلاعات شفاف از شرایط مالی انبار
جمعبندی و توصیهها
در این مقاله با موضوع حواله و رسید انبار که توسط تیم تحریریه اوراش نوشته شد، ابتدا به توضیح چیستی حواله انبار پرداختیم و سپس انواع و کاربردهای آن را بررسی کردیم. سپس به این پرسش پاسخ دادیم که رسید انبار چیست؟ در ادامه مقاله، اجزای حواله و رسید انبار را بررسی کردیم و تفاوتهای این دو سند را برشمردیم. در انتهای مقاله نیز مراحل و فرایندهای صدور حواله و رسید انبار و همچنین اهمیت مستندسازی در حواله و رسید انبار را توضیح دادیم.