نکاتی درباره انبارگردانی در نرم افزار حسابداری اوراش

در شرکت ها و موسسات با توجه به شرایط و نحوه نگهداری اطلاعات انبار، عملیات مربوط به انبارگردانی در بازه های زمانی مختلف صورت می گیرد.

در سیستم اوراش ابزار انبارگردانی با شرط داشتن ترتیب تاریخ در ثبت اطلاعات در اختیار کاربران قرار دارد، منظور از داشتن ترتیب تاریخ در ثبت اطلاعات، بدین گونه است که کاربران نمی توانند به تاریخی کوچکتر از آخرین برگه انبارگردانی ثبت شده ، برگه ای جدید ثبت کنند.

شرط ایجاد برگه انبارگردانی جدید (حتی با رعایت شرط بالا و علی الرغم داشتن تاریخ بزرگتر در برگه جدید) ، تعیین و تکلیف برگه انبارگردانی قبلی می باشد. به دو طریق برگه انبارگردانی تعیین و تکلیف می شود.

• الف : برای کسری و اضافی ناشی از انبارگردانی، برگه های رسید و حواله صادر شود.
• ب : در صورت نداشتن هیچ مغایرتی (شمارش انبار با موجودی انبار) از ابزار شماره 9 منوی ابزار که عنوان آن “ثبت انبارگردانی بدون مغایرت” می باشد، استفاده گردد.

تشریح شرط فوق بدین صورت است که کاربر سیستم نمی تواند تاریخی کوچکتر از تاریخ آخرین برگه انبارگردانی را ثبت نماید. به عنوان مثال مقرر گردیده که در شرکت نمونه در پایان هر ماه عملیات انبارگردانی انجام و ثبت سیستم گردد. در این حالت کاربر سیستم باید به تاریخ 31 فروردین ماه اولین برگه انبارگردانی را ایجاد نماید. در این لحظه در سیستم اوراش کنترلی فعال می شود که کاربر بر اساس آن نمی تواند برای انبارگردانی شماره 2 برگه ای با تاریخ کوچکتر از تاریخ 31 فروردین را ایجاد نماید.

عملیات ثبت و کاربری در فرم انبارگردانی :

در منوی انبارداری فرم انبارگردانی انتخاب گردد.

با زدن دکمه جدید، شماره برگه جدید (بر اساس آخرین شماره برگه ایجاد شده + 1)  را ایجاد نمائید.

در قسمت سربرگ، انبار مورد نظر به همراه تاریخ انبارگردانی و تاریخ ایجاد برگه را درج نمائید.

نکته:  تاریخ انبارگردانی نمیتواند کوچکتر از تاریخ برگه باشد. باید برابر یا بزرگتر باشد.

پس از ایجاد و ذخیره سربرگ، مکان نما را در ردیف جدول قرار دهید.

با استفاده از دکمه ابزار (Ctrl+F12) منوی مربوط به ترتیب انجام عملیات را باز نمائید.

در شکل زیر منو مربوط به ترتیب عملیات انبارگردانی را مشاهده می نمائید:

با فشردن دکمه ابزار (Ctrl+F12) این منو فعال می شود.

فشردن دکمه ابزار (Ctrl+F12) این منو فعال می شود.

ابزار شماره 1 : انتخاب کالا به صورت بازه ای

انتخاب کالا به صورت بازه ای :

با استفاده از این ابزار می توانید کالاهای مربوط به انبار مورد نظر را به صورت یکجا انتخاب نمائید.

پیشنهاد می کنیم فقط گزینه کالا را تیک و بدون تغییر در مقادیر پیش فرض ابزار، دکمه تائید (F8) را انتخاب نمائید.

نکته : توصیه می گردد جهت توضیح کامل برای اجرای صحیح عملیات انبارگردانی و گزارش دهی دقیق تر و قابل قبول تر ، تمامی کالاهای تعریف شده برای انبار را در لیست انبارگردانی انتخاب نمائید. حتی کالاهایی که میدانید برای آنها گردش و یا مانده موجودی وجود ندارد.

ابزار شماره 2 :  گزارش لیست کالاهای استفاده نشده در شمارش عینی

گزارش لیست کالاهای استفاده نشده در شمارش عینی :

ممکن است بنا به دلایلی تمامی کالاهای تعریف شده برای یک انبار در لیست کالای انبارگردانی آن انبار انتخاب نشده باشد، در این حالت میتوانیم با استفاده از این ابزار لیستی از کالاهای مرتبط با انبار که در لیست انبارگردانی انتخاب نشده اند را برای صاحب نظران گزارش گیری نماییم.

ابزار شماره 3 : چاپ تگ شمارش عینی از کالاهای لیست شده

چاپ تگ شمارش عینی از کالاهای لیست شده:

تگ، یا همان فرم شمارش کالا فرمی است که از آن برای مستندکردن فرایند شمارش کالا و جلوگیری از تکرار شمارش یا از قلم افتادن شمارش کالا استفاده می شود.

در صورت داشتن چاپ از تگ های کالا، قبل از انجام فرایند انبارگردانی باید تگ ها در کنار کالاها در انبار قرار بگیرند.

از تگ ها میتوانید در سه حالت چاپ تهیه نمائید :

• چاپ تگ شمارش اول
• چاپ تگ شمارش اول و دوم
• چاپ تگ شمارش اول تا نهایی

اگر یک کالا در مکان های مختلف انبار نگهداری شود، با انتخاب گزینه “به تعداد آدرس نگهداری کالا” می توانید تگ ها را برای آن کالا به تعداد محلی که نگهداری می شود چاپ کنید.

چنانچه طراحی خاصی از تگ ها را در نظر دارید، از دکمه طراحی چاپ استفاده  کنید.

ابزار شماره 4 : چاپ پیش نویس از کالاهای لیست شده

چاپ پیش نویس از کالاهای لیست شده :

چاپ از لیست انبارگردانی در دو زمان انجام می شود :

• یک قبل از شمارش موجودی ها
• یکی هم بعد از شمارش موجودی ها و پس از انعکاس شمارش های انجام شده در تگ های انبارگردانی

چاپ این لیست بصورت زیر می باشد :

توضیح برای حالت اول (پرینت از لیست قبل از شمارش موجودی ها) :

در برخی مجموعه ها به جای تگ از این لیست استفاده می کنند و شمارش های انبار مستقیما در این لیست ثبت می گردد.

بطوریکه چاپ این فرم گرفته می شود و در اختیار شمارنده (ها) قرار می گیرد و ایشان نیز پس از شمارش هر کالا مقدار آن را در جلوی نام هر کالا می نویسند و پس از انجام کار این لیست را به حسابداری جهت ثبت اطلاعات در سیستم تحویل می دهند.

نکته: امکانی در ابزار چاپ این لیست وجود دارد که بوسیله آن مقدار موجودی کالا در یک ستون مجزا به کاربر نمایش داده می شود. وجود این اطلاعات ممکن است باعث تخلفات کاری شود. به نحوی که شمارنده کالا ممکن است جهت راحتی کار خود شمارش کالا را انجام ندهد و نزدیک به مقدار موجودی کالا عددی را در لیست قرار دهد. پیشنهاد می شود در زمان چاپ لیست، این گزینه را غیر فعال نمائید. مگر آنکه دلیل خاصی برای نمایش آن وجود داشته باشد.

توضیح برای حالت دوم (چاپ از لیست بعد از شمارش موجودی ها) :

در این حالت انجام این کار طبق ترتیب منوی ابزار باید پس از مرحله ششم این دفتر راهنما صورت پذیرد.

ابتدا شمارش های انجام شده در تگ ها باید ثبت سیستم گردد. سپس از این لیست چاپ گرفته شود و تگ ها به پیوست این لیست جهت گزارش دهی از شمارش ها و بایگانی تحویل امور مالی گردد.

با انتخاب گزینه “فقط دارای اختلاف موجودی با …” میتوانید لیست را خلاصه تر تهیه کنید و چاپ تنها شامل کالاهایی باشد که شمارش های آنها (این که کدام یک از شمارش های اول ، دوم و نهایی در مقام مقایسه با موجودی کالا قرار بگیرد در ابزار و در اختیار کاربر می باشد) با مقدار موجودی انبار مغایرت داشته باشد.

ابزار شماره 5 : جایگزینی شمارش عینی

جایگزینی شمارش عینی :

در صورتیکه قصد شمارش دوم را داشته باشید پیشنهاد می گردد که از این ابزار استفاده نمائید. یکی از دلایل مهم شمارش های دوم و نهایی حصول اطمینان از شمارش کالاهایی هست که شمارش اول آنها با موجودی سیستم برابر نمی باشد.

طبق گزینه ردیف اول این ابزار، در زمان ثبت شمارش دوم، میتوانید مقادیر برابر شمارش اول با موجودی سیستم را در ستون شمارش دوم درج نمائید.

کاربرد گزینه دوم و سوم این ابزار برای شمارش نهایی می باشد. بدین صورت که اگر ملاک صحت شمارش ها در برابری شمارش اول با موجودی انبار باشد، باید گزینه دوم انتخاب گردد. و چنانچه ملاک صحت اطلاعات در برابری شمارش دوم با موجودی انبار باشد، باید گزینه سوم انختاب گردد.

ابزار شماره 6 : حذف شمارش

حذف شمارش:

در صورت نیاز به حذف و اصلاح اطلاعات از این ابزار استفاده نمائید.

ترتیب حذف اطلاعات معکوس ایجاد آن می باشد.

ابزار شماره 7 : صدور برگه کسری و اضافی انبار

صدور برگه کسری و اضافی انبار :

پس از پایان فرآیند انبار گردانی، اگر برای کالایی کسری یا اضافی وجود داشته باشد طبق توضیحات زیر میتوان برای آنها برگه افزایش وکاهش (رسید و حواله) صادر نمود.

با استفاده از این ابزار میتوانید به صورت اتومات رسید و حواله ایجاد کنید.

ابتدا طرف حساب های (تفصیلی ها) مربوط به رسید و حواله را انتخاب نمائید.

سپس برای آن دسته از کالاهایی که قرار است برای آنها رسید (افزایش) صادر گردد نوع نرخ را تعیین نمائید.

در انتها دکمه تائید را انتخاب نمائید.

در پایان، شماره فرم های صادرشده (رسید و حواله) در بالای فرم انبارگردانی برای دسترسی سریع تر و راحت تر نشان داده می شود.

ابزار شماره 8 : حذف برگه های رسید و حواله انبار

برای حذف برگه های رسید و حواله ای که توضیح آن ها در بند 7 ارائه گردید از این ابزار استفاده کنید.

ابزار شماره 9 : ثبت انبار گردانی بدون مغایرت

ممکن است در شمارش اول انجام شده هیچ گونه مغایرتی در میزان شمارش کالاها با موجودی های انبار حاصل نگردد. در این صورت برای تعین تکلیف شمارش انجام شده و خاتمه عملیات انبارگردانی باید از این ابزار استفاده شود.

در این حالت پیامی در بالای فرم انبارگردانی برای کاربر با عنوان “ثبت انبار گردانی بدون مغایرت” نمایش داده میشود و انبارگردانی بدون ایجاد برگه های کسری و اضافی (رسید و حواله های انبارگردانی) به پایان می رسد.

برای حذف عملیات انبار گردانی بدون مغایرت، از منوی ابزار از همان گزینه آخر که عبارت آن به “برگشت از ثبت انبار گردانی بدون مغایرت” تغییر یافته، استفاده نمائید.