تنخواه چیست؟ انواع تنخواه گردان

تنخواه در حقیقت وجه نقدی که از سمت واحد مالی یک شرکت به سایر کارکنان یک مجموعه یا فرد تحصیلدار اعطا می‌شود. به زبان دیگر، تنخواه عبارت است از مبالغی که در طول دوره‌ای مشخص در اختیار مدیران، افراد تحصیلدار یا سایر افراد تیم مالی قرار می‌گیرد تا هزینه‌های خرد و مخارج کوچک شرکت را تسویه کند. در این مقاله با تنخواه گردان و انواع آن آشنا می‌شویم.

تنخواه چیست؟

تنخواه عبارت است از وجه نقدی که از طرف واحد مالی شرکت یا سازمان به سایر کارکنان یک مجموعه یا فرد تحصیلدار اعطا می‌شود. به زبان دیگر، تنخواه عبارت است از مبالغی که در طول دوره‌ای مشخص در اختیار مدیران، افراد تحصیلدار یا سایر افراد تیم مالی قرار می‌گیرد تا هزینه‌های خرد و مخارج کوچک شرکت را تسویه کند.

وظیفه فرد تنخواه‌دار این است که تمامی فاکتورها را ثبت کند و بعد از اتمام دوره مالی آن را به شرکت تحویل دهد. گروه مالی و حسابداری، این فاکتورها را بررسی می‌کند و اطمینان حاصل می‌کنند که هیچ‌گونه مغایرتی بین حساب تنخواه و مبالغ خرج شده وجود نداشته باشد. علاوه بر این، فرد تنخواه دار، فاکتورهای مالی تنخواه را در برنامه حسابداری ثبت و ذخیره می‌کند تا تمامی هزینه‌ها و مخارج شرکت را به‌صورت دقیق و بدون کسری محاسبه کند. لازم به ذکر است که تنخواه باید در حساب تأیید شده از طرف شرکت قرار گیرد.

انواع تنخواه گردان را می‌شناسید؟

در ادامه این مقاله با انواع تنخواه گردان آشنا می‌شویم

ثابت

شخصی که هر ماه مبلغ مشخصی را از طرف سازمان دریافت می‌کند، تنخواه گردان ثابت نام دارد. این شخص خریدهای موردنیاز شرکت را باتوجه‌به بودجه انجام می‌دهد و در زمان‌های مشخص و تعیین شده‌ای، تحویل حسابداری شرکت می‌دهد.

البته باید توجه داشت که مسئول تنخواه گردان موظف است در پایان هر ماه یا دوره مالی، صورت خلاصه پرداخت‌های ماه قبل را ارائه دهد. نکته مهم اینجاست که زمانی که تنخواه گردان ثابت به کارکنان شرکت محول می‌شود، برداشت هیچ هزینه‌ی شخصی‌ای از حساب تنخواه ممکن نیست. علاوه بر این، مبالغ موردنظر نیز به همراه تمامی فاکتورهای خرید در دفاتر قانونی حسابداری ثبت و بایگانی می‌شوند.

متغیر

روش تنخواه گردان متغیر به این صورت است که سقف مبلغی مشخصی تعیین می‌شود که در حساب تنخواه گردان قرار می‌گیرد و هدفش پوشش هزینه‌های شرکت و خرید موارد موردنیاز است. در پایان دوره مالی نیز تنخواه گردان باید رسیدهای پرداخت و سندهای رسمی هزینه‌ها و مخارج را با مبلغ باقی‌مانده تنخواه به شکل کاملاً برابر و یکسان با مبلغ تنخواه گردان اولیه، تحویل حسابداری شرکت یا سازمان دهد.

انواع تنخواه

در این بخش از مقاله انواع تنخواه را بررسی می‌کنیم.

تنخواه نقدی

در تنخواه نقدی، تمامی پرداختی‌ها و خرید کالاهای روزمره و خدماتی، به کمک پول نقد انجام می‌شود.

تنخواه چکی

در تنخواه چکی، تمامی پرداخت‌ها از طریق ارائه یک فقره چک انجام می‌شود. تنخواه چکی نوعی از تنخواه است که معمولاً در تراکنش‌های محلی کاربرد دارد. گردش حساب بانکی مربوط به حساب تنخواه چکی، در گزارش‌های مالی سازمان به شکل کامل به ممیز مالیاتی ارائه می‌شود.

تنخواه کارت‌بانکی

تنخواه کارت‌بانکی، نوعی از تنخواه است که در آن تمامی پرداخت‌ها از طریق کارت‌بانکی انجام می‌شود. هنگام خرید اجناس و خدماتی اینترنتی، تلفنی و در فروشگاه‌ها، از تنخواه کارت‌بانکی به‌عنوان یک روش پرداخت الکترونیکی استفاده می‌شود. تمامی گردش‌های حساب بانکی مربوط به این حساب نیز همانند تنخواه چکی در گزارش‌های مالی سازمان به شکل کامل به ممیز مالیاتی ارائه می‌شود.

تنخواه به چه منظوری استفاده می‌شود؟

تنخواه‌گردان معمولاً برای انواع مختلفی از پرداخت‌ها استفاده می‌شود که شامل موارد زیر است:

1. هزینه‌های اداری: پرداخت‌های مربوط به هزینه‌های روزمره اداری مانند کاغذ، لوازم‌التحریر و تجهیزات اداری.
2. هزینه‌های سفر: پرداخت‌های مرتبط با هزینه‌های سفر کارکنان، شامل بلیط، هتل و هزینه‌های روزانه.
3. هزینه‌های خدمات: پرداخت به شرکت‌ها یا افراد برای خدماتی مانند تعمیر و نگهداری، مشاوره و خدمات فنی.
4. هزینه‌های مربوط به رویدادها: هزینه‌های مرتبط با برگزاری همایش‌ها، سمینارها و رویدادهای شرکتی.
5. خرید مواد اولیه: پرداخت برای خرید مواد اولیه و کالاهای مورد نیاز برای تولید یا فعالیت‌های سازمان.
6. پرداخت‌های حقوق و دستمزد: پرداخت‌های مربوط به حقوق و مزایای کارکنان در موارد خاص یا برای کارمندان موقت.
7. هزینه‌های تبلیغاتی: هزینه‌های مرتبط با تبلیغات و بازاریابی.
8. هزینه‌های خدمات عمومی: پرداخت‌های مربوط به قبوض آب، برق، گاز و سایر خدمات عمومی.
9. هزینه‌های درمانی و بیمه: پرداخت‌های مربوط به هزینه‌های درمانی کارکنان یا حق بیمه‌ها.

این پرداخت‌ها معمولاً به سرعت و با کمترین فرآیند اداری انجام می‌شوند تا نیازهای فوری سازمان برآورده شود.

ملزومات تنخواه چیست؟

به‌کارگیری حساب تنخواه در برطرف‌کردن برخی کنترل‌های داخلی مؤثر است. با وجود این، دردسترس‌بودن تنخواه به معنای این نیست که توسط هر شخص یا برای هر هدفی دسترسی‌پذیر باشد. شرکت‌ها و مؤسسات زیادی کنترل‌های داخلی بسیار دقیقی را به‌منظور مدیریت حساب تنخواه به کار می‌گیرند. اغلب، افراد متعددی مجازند پرداخت‌ها را تایید کنند و این افراد فقط و فقط این اختیار را دارند که در قبال هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌های شرکت از این حساب استفاده کنند.

معیارهای تعیین میزان تنخواه

برای تعیین میزان تنخواه بهینه، باید معیارهای زیر را در نظر گرفت:

• نیازهای عملیاتی: بررسی نیازهای روزمره و هزینه‌های پیش‌بینی‌شده سازمان، شامل هزینه‌های جاری مانند خرید مواد اولیه، پرداخت حقوق و دستمزد و سایر هزینه‌های عملیاتی
• نوسانات هزینه: تحلیل نوسانات هزینه‌ها در دوره‌های مختلف زمانی و تعیین میزان تنخواه بر اساس این نوسانات.
• مدت زمان تأمین مالی: مدت زمانی که برای تأمین مالی نیاز است، باید در نظر گرفته شود. اگر تأمین مالی به زمان بیشتری نیاز دارد، میزان تنخواه باید افزایش یابد.
• سیاست‌های مالی سازمان: سیاست‌های مالی و مدیریت ریسک سازمان باید در تعیین میزان تنخواه تأثیرگذار باشد.
• سطح نقدینگی: بررسی سطح نقدینگی موجود در سازمان و تعیین اینکه آیا تنخواه موجود برای تأمین هزینه‌های روزمره کافی است یا خیر.
• پیش‌بینی درآمد: پیش‌بینی درآمدهای آینده و تأثیر آن بر نیاز به تنخواه. اگر درآمدها پایدار و قابل پیش‌بینی باشند، ممکن است نیاز به تنخواه کمتری وجود داشته باشد.
• عوامل فصلی: در نظر گرفتن عوامل فصلی که ممکن است بر هزینه‌ها و نیاز به نقدینگی تأثیر بگذارد.
• تجربه‌های گذشته: استفاده از تجربیات گذشته و تحلیل داده‌های تاریخی برای تعیین میزان مناسب تنخواه.
• نظارت و کنترل: ایجاد سیستم‌های نظارتی برای کنترل هزینه‌ها و ارزیابی مداوم میزان تنخواه و نیاز به تغییر آن.

با در نظر گرفتن این معیارها، سازمان‌ها می‌توانند میزان تنخواه بهینه‌ای را تعیین کنند که به مدیریت مؤثر مالی و عملیاتی کمک کند.

نحوه‌ی ثبت معاملات تنخواه چگونه است؟

به‌منظور نظارت کافی بر فرایند تخصیص تنخواه و ثبت آن، باید بر اساس اصول و قوانین ثبت تنخواه گردان عمل کنید. به‌طورکلی ثبت تنخواه گردان دو روش انجام می‌شود؛ موقت و دائم. در روش موقت ثبت تنخواه گردان، تنخواه به شکل موقت که کمتر از یک ماه است، در اختیار تنخواه‌دار قرار می‌گیرد. هنگام دریافت وجه توسط شخص تنخواه‌دار، حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب صندوق بستانکار می‌شود.

در مقابل، تنخواه ثابت عبارت است از مبلغی که به شکل منظم و در بازه‌های زمانی 30 روزه در اختیار فرد تنخواه گردان قرار می‌گیرد. این مبلغ هر ماه به مقدار مشخصی به حساب تنخواه گردان واریز می‌شود. به منظور ثبت دائمی تنخواه گردان، باید هزینه‌ها را بدهکار و بانک را بستانکار کنید. در روش متغیر (موقت) ثبت تنخواه گردان باید حساب تنخواه گردان را بستانکار و در روش ثابت (دائمی) نیز، حساب موجودی نقد یا بانک بستانکار کنید.

مزایا و معایب حساب تنخواه چیست؟

تنخواه‌داری، به عنوان یک روش مدیریت مالی در سازمان‌ها، مزایای زیادی دارد که شامل موارد زیر می‌شود:

1. مدیریت بهتر نقدینگی: تنخواه‌داری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نقدینگی خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنند و از هدررفت منابع جلوگیری کنند.
2. سرعت در انجام پرداخت‌ها: با استفاده از تنخواه، پرداخت‌ها به سرعت و بدون نیاز به فرآیندهای طولانی‌تر انجام می‌شود که این موضوع به تسریع فعالیت‌های سازمان کمک می‌کند.
3. کاهش هزینه‌های اداری: کاهش نیاز به صدور چک و مستندات پیچیده، هزینه‌های اداری را کاهش می‌دهد و فرآیندها را ساده‌تر می‌کند.
4. شفافیت مالی: با ثبت دقیق هزینه‌ها و پرداخت‌ها، تنخواه‌داری به شفافیت مالی کمک می‌کند و نظارت بر هزینه‌ها را آسان‌تر می‌سازد.
5. انعطاف‌پذیری: تنخواه‌داری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که در مواقع ضروری و غیرمترقبه به سرعت هزینه‌ها را تأمین کنند.
6. کنترل هزینه‌ها: با استفاده از تنخواه، سازمان‌ها می‌توانند بر هزینه‌های روزمره خود نظارت داشته باشند و از انحرافات مالی جلوگیری کنند.
7. پیش‌بینی بهتر: با ثبت و تجزیه و تحلیل هزینه‌ها، سازمان‌ها می‌توانند پیش‌بینی بهتری از نیازهای مالی آینده خود داشته باشند.
8. تسهیل در حسابرسی: تنخواه‌داری با ایجاد سوابق دقیق از هزینه‌ها، فرآیند حسابرسی را تسهیل می‌کند و امکان بررسی آسان‌تر را فراهم می‌سازد.

این مزایا باعث می‌شود که تنخواه‌داری به عنوان یک ابزار مؤثر در مدیریت مالی سازمان‌ها شناخته شود.تعدادی از معایب حساب تنخواه نیز عبارت‌اند از:

• هزینه‌های بهره و سود: استفاده از حساب تنخواه معمولاً با هزینه‌های کلان بهره و سود همراه است. ضروری است که سازمان‌ها این هزینه‌ها را در نظر بگیرند و از موضوع که آیا پرداخت این هزینه‌ها به‌منظور استفاده از وام ارزش اقتصادی کافی را به همراه خواهد داشت یا خیر.
• بار مالی اضافی: اضافه‌شدن بار مالی به سازمان‌ها یا شرکت‌ها، یکی از معایب احتمالی حساب تنخواه است. در صورت دریافت وام، سازمان موظف است به‌صورت ماهیانه قسط‌هایش را تسویه کند و همین موضوع ممکن است کاهش نقدینگی و محدودیت‌های مالی در آینده را به دنبال داشته باشد.
• محدودیت‌های قراردادی: محدودیت‌های قراردادی، یکی دیگر از معایب حساب تنخواه است. تعدادی از این محدودیت‌ها می‌توانند شامل محدودیت در استفاده از سرمایه، تعیین محدودیت‌های زمانی برای بازپرداخت وام‌ها و محدودیت‌هایی در انتقال دارایی‌ها به سایر اشخاص باشند.
• ریسک عدم پرداخت: اگر شرکت نتواند به تعهدات بازپرداخت وام پایبند بماند، احتمالاً گرفتار مشکلات قانونی و اعتباری خواهد شد. این موضوع می‌تواند به بحران‌های مالی بزرگ‌تر و خدشه‌دار شدن اعتماد سازمان منجر شود.

تنخواه گردان کیست؟

تنخواه‌دار در حقیقت فردی است که مسئولیت اداره امور تنخواه گردان به عهده او است. تنخواه مبلغی مشخصی از پول نقد است که در اختیار یک شخص یا گروه قرار می‌گیرد و برای هزینه‌های مشخص شرکت یا سازمان می‌توان از آن استفاده کرد. باید در نظر داشت که تنخواه گردان در صورت استفاده از  حساب تنخواه موظف است مدارک و اسناد معتبر که مرتبط با نوع و میزان هزینه است، به هیئت‌مدیره سازمان ارائه کند. در مؤسسه‌های مختلف،  تنخواه گردانی شغل و وظیفه‌ای بسیار مهم و حساس است.

عناصر صورت هزینه‌ی تنخواه گردان

صورت هزینه تنخواه‌گردان، گزارشی است که جزئیات هزینه‌های انجام‌شده توسط تنخواه‌گردان را نمایش می‌دهد. این صورت به مدیران و مسئولان مالی کمک می‌کند تا نظارت دقیقی بر هزینه‌ها داشته باشند و از صحت و شفافیت مالی اطمینان حاصل کنند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و عناصر کلیدی صورت هزینه تنخواه‌گردان اشاره می‌شود:

عناصر صورت هزینه تنخواه‌گردان:

1. تاریخ: تاریخ انجام هر پرداخت یا هزینه.
2. شرح هزینه: توضیح مختصری درباره نوع هزینه، مانند خرید لوازم اداری، هزینه سفر و غیره.
3. مبلغ: مبلغ دقیق هر هزینه که پرداخت شده است.
4. روش پرداخت: نوع پرداخت انجام‌شده (نقدی، کارت اعتباری، و غیره).
5. شماره فاکتور: در صورتی که هزینه مربوط به فاکتور خاصی باشد، شماره فاکتور ثبت می‌شود.
6. نام تأمین‌کننده: نام فرد یا شرکتی که هزینه به آن پرداخت شده است.
7. جمع کل هزینه‌ها: مجموع هزینه‌های ثبت‌شده در یک دوره زمانی مشخص.

اهمیت صورت هزینه تنخواه‌گردان:

• نظارت مالی: این صورت به مدیران کمک می‌کند تا بر هزینه‌ها نظارت داشته باشند و از انحرافات مالی جلوگیری کنند.
• تحلیل هزینه‌ها: با بررسی این صورت، سازمان می‌تواند الگوهای هزینه‌ای را شناسایی کرده و در صورت نیاز، تغییرات لازم را اعمال کند.
• شفافیت مالی: ثبت دقیق هزینه‌ها موجب افزایش شفافیت مالی در سازمان می‌شود و به راحتی می‌توان به اطلاعات مالی دسترسی پیدا کرد.
• راهنمایی برای بودجه‌بندی: اطلاعات موجود در صورت هزینه می‌تواند به عنوان مبنایی برای برنامه‌ریزی بودجه‌های آینده استفاده شود.

در کل، صورت هزینه تنخواه‌گردان ابزاری اساسی برای مدیریت مالی و کنترل هزینه‌ها در سازمان‌ها به شمار می‌آید.

وظایف تنخواه‌داران

در یک شرکت یا سازمان، وظایف متنوعی بر عهده تنخواه‌داران قرار می‌گیرد؛ برخی از رایج‌ترین وظایف تنخواه‌داران عبارت‌اند از:

• مدیریت جریان وجوه: تنخواه‌دار مسئول مدیریت جریان وجوه در سازمان است. او موظف است حساب‌ها را با مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر طرف‌های مرتبط تسویه کند و اطمینان حاصل کند که جریان وجوه به شیوه‌ای صحیح انجام می‌شود.
• مدیریت وام‌ها و تسهیلات مالی: مسئولیت مدیریت وام‌ها و تسهیلات مالی در سازمان به عهده تنخواه‌داران است. آنها باید درخواست‌های وام را بررسی، قوانین و ضوابط مربوطه را اعمال و بر تسویه و پرداخت اقساط وام‌ها نظارت کنند.
• بررسی و تحلیل مالی: وظیفه تحلیل و بررسی صورت‌های مالی سازمان نیز بر عهده تنخواه‌داران است. آنها باید از ثبت صحیح اعتبار و درآمدهای سازمان اطمینان حاصل کنند و بررسی کنند که گزارش‌های مالی، قابل‌اعتماد و صحیح هستند یا خیر.
• مدیریت ریسک مالی: یکی از وظایف تنخواه‌داران این است که ریسک‌های مالی سازمان را شناسایی و مدیریت کنند و در مراحل بعد آنها را کاهش بدهند. آنها باید سیاست‌ها و استراتژی‌های مناسبی را با هدف کنترل ریسک‌های مربوط به نقدینگی، مالیات، بدهی یا سایر عوامل مرتبط، مشخص کنند.
• مدیریت بدهی و دریافت وجوه: مسئولیت مدیریت بدهی سازمان نیز بر عهده تنخواه‌داران است. آنها باید از پرداخت درست و به‌موقع بدهی‌ها اطمینان حاصل کنند و فعالیت‌های مرتبط با دریافت وجوه از مشتریان را بهینه کنند.
• ارتباط با بانک‌ها و مؤسسات مالی: تنخواه‌داران مسئول مدیریت و سازماندهی ارتباطات سازمان با بانک‌ها، مؤسسات مالی و سایر شرکا و ارائه‌دهندگان خدمات مالی هستند و ممکن است برای جذب منابع مالی، رایزنی در مورد شرایط تسهیلات و سایر موارد مالی، با بانک‌ها و مؤسسات مالی همکاری داشته باشند.
• راه‌اندازی سیستم‌های مالی: مسئولیت راه‌اندازی و مدیریت سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مالی در سازمان نیز برعهده تنخواه‌داران است. یکی از وظایف تنخواه‌داران این است که سیستم‌های مالی را پیاده‌سازی، اطلاعات مالی را ثبت و تحلیل و از عملکرد صحیح آنها اطمینان حاصل کنند.

ماهیت حساب تنخواه گردان چیست؟

دارایی، ماهیت اصلی حساب تنخواه است. حساب تنخواه از نظر ماهیت و چگونگی، درست مشابه صندوق است. زمانی که این حساب بدهکار شود، مبلغ آن افزایش پیدا می‌کند و در مقابل، با بستانکار شدن، مبلغ حساب تنخواه گردان کاهش پیدا می‌کند. ثبت حساب تنخواه به یکی از دو روش تنخواه گردان متغیر یا ثابت انجام می‌شود. البته لازم به ذکر است که امروزه به کمک انواع نرم افزار حسابداری مانند نرم افزار حسابداری اوراش و تنخواه‌گردان‌های آنلاین، به‌راحتی می‌توان معاملات مالی و ثبت‌های حسابداری تنخواه گردان را در کمترین زمان ممکن و بدون مشکل انجام داد.

ثبت تنخواه چطور انجام می‌شود؟

زمانی که حساب تنخواه در حال استفاده است، معاملات آن همچنان روی صورت‌های مالی به ثبت می‌رسند. در زمان استفاده از حساب تنخواه هیچ احتیاجی به ثبت در دفتر روزانه‌ی حسابداری نیست، فقط وقتی که تنخواه‌دار به مبلغ اضافه‌ای نیاز دارد و با ارائه‌ی رسید، آن را دریافت می‌کند، این معاملات در دفتر روزانه به ثبت می‌رسند.

دلیل بستن حساب تنخواه گردان چیست؟ صفر کردن حساب‌ها

ازآنجایی‌که حساب تنخواه در دسته حساب‌های دائمی قرار می‌گیرد و باید مانده آن به سال مالی جدید منتقل شود، باقیمانده این حساب در پایان سال مالی طی سند اختتامیه با حساب «تراز افتتاحیه و اختتامیه» صفر می‌شود، در این صورت، همان مبلغ مانده طی سند افتتاحیه به سال مالی بعدی منتقل خواهد شد.

تعدادی از شرکت‌ها مانده تنخواه را در انتهای سال مالی صفر و تمام مبلغ موجودی تنخواه را به حساب بانکی متعلق به شرکت واریز می‌کنند. پس از این، با شروع سال مالی بعدی، مبلغ مشخصی را از حساب بانکی شرکت به حساب تنخواه‌دار پرداخت می‌کنند.

نتیجه‌گیری

در این مقاله با مفهوم تنخواه گردان و وظایف تنخواه‌دار آشنا شدیم و انواع تنخواه گردان و تنخواه را شناختیم. در ادامه مقاله، مزایا و معایب این حساب را ذکر کردیم و با ملزومات تنخواه و نحوه ثبت معاملات آن در نرم افزار حسابداری آشنا شدیم. باتوجه‌به مواردی که در این مقاله ذکر شد، به نظر شما در سازمان‌ها و شرکت‌ها از تنخواه به چه منظوری استفاده می‌شود؟

سؤالات متداول

 تفاوت پول در دسترس و حساب تنخواه چیست؟

پول در دسترس نقدینگی‌ای است که بلافاصله قابل‌استفاده است. حساب تنخواه مبلغی است که برای هزینه‌های خاص و کوچک به کارکنان داده می‌شود و باید حسابرسی شود.

چه مواردی باید در رسید و گزارش تنخواه گردان ذکر شود؟

در رسید و گزارش تنخواه گردان باید مواردی از قبیل تاریخ و شماره رسید، شرح هزینه و دلیل پرداخت، مبلغ پرداختی، نام دریافت‌کننده، امضای مسئول تنخواه، فاکتور یا مدرک پیوست هزینه ذکر شوند.