حسابداری فروش چیست؟

حسابداری فروش

حسابداری فروش عبارت است از فرایند شناسایی، ثبت و بایگانی درآمدها و عوایدی که یک شرکت در ازای ارائه خدمات یا فروش محصولات خود به دست می‌آورد. حسابداری فروش (Sales Accounting) همان‌طور که از نامش پیداست تنها مختص به فروش محصول یا خدمت است و با فروش ارتباطی ناگسستنی دارد. در شرکت‌ها و مؤسساتی که حجم فروش کالا و خدمات آنها بسیار بالاست، حسابداری فروش کاربرد بسیار زیادی دارد. به زبان روشن، حسابداری فروش به معنای عملیاتی است که همه امور مرتبط با فروش کالا و خدمات و یا برگشت فروش کالا و خدمات را در بر می‌گیرد. در طول فرایند حسابداری فروش، همه سندهای موجود از پروسه فروش کالا و برگشت از فروش، تجزیه‌وتحلیل می‌شوند و در نهایت، به‌عنوان سند حسابداری به ثبت می‌رسند.

حسابدار فروش کیست؟

حسابدار فروش (sales accountant)، شخصی است که وظیفه سازماندهی کارها و اقدامات مرتبط با فروش در هر کسب‌وکار به عهده اوست. وظیفه انعقاد قرارداد فروش بر عهده حسابداران فروش است. یک حسابدار فروش حرفه‌ای و باتجربه، پتانسیل بازار را با حساب‌های واجد شرایط مشخص می‌کند. شروع پروسه فروش از راه برنامه‌ریزی قرارهای کاری، مراوده اولیه و درک عمیق نیازهای مشتری، برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان بالقوه، توسعه و شناسایی قابلیت‌های محصول و خدمات، غلبه بر نظرات مخالف و آماده‌سازی قراردادها تنها بخشی از وظایف شغلی این افراد است.

مسئولیت‌ها و وظایف حسابدار فروش چیست؟

اشخاصی که وظیفه حسابداری فروش یک مجموعه به عهده آنهاست، معمولاً دانش‌آموخته رشته‌های مرتبط با حسابداری از قبیل حسابرسی، حسابداری و مدیریت مالی‌اند. آشنایی حداقلی با فروش نیز به افزایش دقت و عمق بینش این افراد نسبت به موضوعات مطرح‌شده در حوزه حسابداری فروش کمک شایانی می‌کند. آشنایی با فرایندهای فروش، تسلط بر تراکنش‌های مرتبط با کسب‌وکار و آشنایی با انواع اسناد حسابداری تنها برخی از توانایی‌هایی است که یک حسابدار فروش باید داشته باشد. مهم‌ترین و رایج‌ترین وظایف حسابدار فروش شامل موارد زیر می‌شود:

• حسابداری بازرگانی
• ثبت سندهای فروش کالا و ارائه خدمت و برگشت فروش
• ثبت نرم‌افزاری فروش
• ارسال فاکتورهای فروش به مشتریان
• ثبت فاکتورهای دستی در نرم‌افزارهای حسابداری فروش در فرمت پیش‌فاکتور و فاکتور اصلی
• بک‌آپ‌گیری و تهیه فایل‌های پشتیبان داده‌ها به‌صورت دوره‌ای
• کنترل و نظارت بر جزئیات فاکتورهای فروش
• هماهنگی با انبار
• تنظیم دوره‌ای گزارش‌ها
• کنترل تراز مشتریان

حسابدار فروش باید چه مهارت‌هایی داشته باشد؟

حداقل مهارت‌های ضروری برای یک حسابدار فروش عبارت است از:

• مدرک معتبر دانشگاهی یا مهارتی در رشته حسابداری یا رشته‌های مرتبط با امور مالی
• مهارت‌های فروش اثبات شده
• سابقه کار مفید و تأیید شده
• دانش گسترده در مورد مهارت فروش تاکتیکی
• مهارت‌های نرم از قبیل وقت‌شناسی، مدیریت زمان و مهارت‌های ارتباطی
• توانایی کار تیمی
• هوش کلامی قوی
• مهارت‌های تحلیلی
• توجه به جزئیات
• رازداری
• رفتار حرفه‌ای
• پایبندی به ارزش‌های سازمانی

فرایند حسابداری فروش

در این بخش درمورد فرایند و مراحل حسابداری فروش صحبت می‌کنیم.

ثبت درخواست فروش

پس از ثبت درخواست خرید توسط خریدار، واحد فروش با هدف آماده‌سازی و تولید درخواست مشتری، به برنامه‌ریزی تولید آن می‌پردازد و پس از تأیید نهایی، این برنامه را به بخش آماده‌سازی سفارش‌های مشتریان ارسال می‌کند. درخواست فروش در دسته اسناد اصلی حسابداری قرار نمی‌گیرد؛ اما به‌منظور اطمینان، ثبت این درخواست در بایگانی بسیار ضروری است.

صدور پیش‌فاکتور فروش

گاهی اوقات مشتریان در مورد خرید خود تردید دارند یا از شرایط فروش و قیمت محصولات شرکت مطلع نیستند. در این مواقع، حسابداران فروش اقدام به تهیه پیش‌فاکتور می‌کنند که شامل مواردی مانند قیمت کالا، مدت اعتبار، شرایط پرداخت و هر اطلاعات مهم دیگری است. درصورتی‌که مشتری سفارش خود را تأیید کند، پیش‌فاکتور به فاکتور اصلی تبدیل می‌شود. لازم به ذکر است که پیش‌فاکتور به‌تنهایی جزو اسناد حسابداری شناخته نمی‌شود، اما اگر مشتری قسمتی از مبلغ را پرداخت کند، به ثبت رساندن آن در بایگانی ضروری است.

انعقاد قرارداد فروش

نوشتن قرارداد بین طرفین، یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که در فروش یک کالا یا خدمت صورت می‌گیرد. قرارداد فروش، تا زمانی که پیش پرداختی صورت نگرفته باشد، جزو اسناد اصلی حسابداری محسوب نمی‌شود. موارد زیر در یک قرارداد فروش اصولی یافت می‌شوند:

• مبلغ کلی قرارداد
• مدت اعتبار قرارداد
• موضوع اصلی قرارداد
• چگونگی پرداختی‌ها
• تمام تعهدات منعقده بین دو طرف

فاکتور فروش

پس از صدور پیش‌فاکتور، نوبت به صدور فاکتور فروش می‌رسد که یکی از مهم‌ترین مراحل در حسابداری فروش است. صدور فاکتور فروش باید با استفاده از فاکتورهای رسمی انجام شود، چرا که این فاکتور به‌عنوان یک سند رسمی در حسابداری محسوب می‌شود. بعد از ثبت فاکتور فروش، در صورت خروج کالا از انبار برای مشتری، ضروری است که فاکتور فروش به‌عنوان یک سند حسابداری ثبت و وارد سیستم حسابداری شود.

برگشت از فروش

در صورت بازگشت کالای ارسال‌شده از سوی خریدار، فاکتور بازگشت از فروش صادر می‌شود. این فاکتور همراه با فرم تحویل به انبار، به‌عنوان اسناد اصلی در سیستم به ثبت می‌رسد.

انواع روش‌های فروش در حسابداری فروش

روش‌های فروش در حسابداری فروش عبارت‌اند از: روش نقدی، امانی، قسطی و نسیه. در ادامه هر یک از این روش‌ها را توضیح می‌دهیم.

نقدی

روش پرداخت نقدی رایج‌ترین روش پرداخت است و در فروش کالا به تعداد کم عموماً از این روش استفاده می‌شود. در روش نقدی، خریدار به‌محض دریافت کالا یا خدمات، مبلغ آن را نقد می‌پردازد.

قسطی

در فروش به شیوه قسطی، فروشنده، بخشی از مبلغ کالا را تحویل گرفته و الباقی مبلغ، در طول چند ماه یا چند هفته و در تاریخ‌های مشخصی که خریدار و فروشنده بر سر آن توافق کرده‌اند، پرداخت می‌شود.

امانی

در روش فروش امانی، کالا توسط فروشنده واسط به فروش می‌رسد و این کار را در قبال دریافت مقداری کارمزد از فروشنده اصلی انجام می‌دهد.

نسیه

این روش عموماً در فروش عمده و کلی کالاها اتفاق می‌افتد. در این روش، خریدار در زمان دریافت کالای سفارشی خود وجهی پرداخت نمی‌کند؛ بلکه این مبلغ را در تاریخ‌های مشخصی که با فروشنده بر سر آن توافق کرده است، می‌پردازد.

نرم افزار مدیریت حسابداری

حسابداری فروش یک فرایند تخصصی است و به‌منظور اجرای آن به بهترین شکل در کسب‌وکارها، نیاز به یک حسابدار باتجربه و کارآزموده هست. علاوه بر این، وجود یک نرم‌افزار مدیریت حسابداری پیشرفته که امکانات لازم برای امور حسابداری فروش را داشته باشد و بتواند پاسخ‌گوی نیازهای کسب‌وکار باشد نیز بسیار ضروری است. نرم‌افزار حسابداری اوراش یکی از بهترین نرم‌افزارها برای مدیریت و سازمان‌دهی امور حسابداری به شکلی اصولی و حرفه‌ای است.

جمع‌بندی

در این مقاله از تیم تحریریه اوراش، با مفهوم حسابداری فروش در کسب‌وکارها و فرایندهای آن آشنا شدیم. به این سؤال که حسابدار فروش کیست پاسخ دادیم و وظایف و مهارت‌های یک حسابدار فروش را برشمردیم. در انتهای این مقاله نیز انواع روش‌های فروش در حسابداری فروش را معرفی کردیم و هر کدام را به طور مختصر توضیح دادیم.

سؤالات متداول