اصطلاحات رایج در انبارگردانی و مراحل آن

انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی برای فعالیت‌های روزانه بسیاری از کسب‌وکارها، موجودی کالای انبار بسیار مهم است. آشنایی  مشخص‌کردن موجودی انبار و نظارت حرفه‌ای و دقیق بر آن، در کنار حسابداری و تصحیح مقادیر کالاها، از وظایف مهم انباردار محسوب می‌شوند. در دوره‌های زمانی مختلفی، موجودی انبار حسابرسی می‌شود. انبارگردانی عبارت است از تمامی اقدامات دوره‌ای مرتبط با کنترل، شمارش، ثبت و بایگانی اطلاعات کالاها و اقلام موجود در انبار. از میان مهم‌ترین فعالیت‌ها و اقدامات در انبارگردانی یا Stock Taking می‌توان به شمارش و ثبت اطلاعات کالاهای موجود و تطبیق داده‌ها با اسناد خرید اشاره کرد.

اهمیت انبارگردانی

پیش از آشنایی با اصطلاحات رایج در انبارگردانی باید اهمیت انبار گردانی را بدانیم. ایجاد هماهنگی بین تولید و تقاضا، اصلی‌ترین هدف انبارگردانی است. اطلاع از موجودی کالاها اهمیت زیادی در کسب‌وکارها دارد؛ از طریق مدیریت صحیح و نظارت بر موجودی کالاهای هر انبار، سازمان‌ها در ارائه بهترین پاسخ ممکن به تقاضاهای مشتریان توانمندتر خواهند شد و در نتیجه این اتفاق، هزینه‌ها و مخارج اضافی و غیرضروری مرتبط با کمبود موجودی یا موجودی اضافی نیز کاهش خواهند یافت. اهمیت انبارگردانی و مهم‌ترین اهداف آن را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:

• ایجاد هماهنگی بیشتر میان پرسنل
• کاهش میزان خطاها در پرسنل
• ارتقای عملکرد پرسنل و کارکنان
• بهبود ارائه خدمات به مشتریان
• شناسایی و تفکیک کالاهای معیوب از کالاهای سالم
• ارزیابی سالانه موجودی انبار باهدف ثبت دقیق اطلاعات حسابداری سازمان
• شناسایی مغایرت‌های احتمالی میان موجودی انبار و اسناد مالی

تفاوت انبارگردانی و انبارداری

«انبارداری» به فرایند سازمان‌دهی، نگهداری و مدیریت کالاها در انبار اشاره دارد و شامل فعالیت‌هایی مانند دریافت، چیدمان، نگهداری و کنترل موجودی کالاها می‌شود. هدف انبارداری اطمینان از دسترسی به‌موقع به اقلام موردنیاز و کاهش هزینه‌های نگهداری است. در مقابل، «انبارگردانی» به عملیات دوره‌ای یا سالانه شمارش موجودی‌های فیزیکی انبار گفته می‌شود که برای تطبیق موجودی واقعی با موجودی ثبت‌شده در سیستم‌های حسابداری انجام می‌شود. انبارگردانی ابزاری برای شناسایی کسری یا اضافه موجودی، کشف خطاهای احتمالی و اطمینان از دقت سوابق مالی و موجودی‌ها است. به طور خلاصه، انبارداری فعالیتی مداوم و روزانه است، درحالی‌که انبارگردانی یک فرایند کنترلی و دوره‌ای است که باهدف صحت‌سنجی و حسابرسی موجودی‌ها انجام می‌شود.

انواع انبارگردانی

 به‌طورکلی انواع انبارگردانی را می‌توان به سه گروه انبارگردانی پایان سال، انبارگردانی میان‌دوره و انبارگردانی رندم تقسیم کرد. انبار گردانی پایان سال همان‌طور که از نام آن پیداست، فرایندی است که به طور معمول در پایان هر سال و باهدف شمارش و بررسی موجودی کالاها و مواد در انبارها و سیستم‌های مدیریت انبار انجام می‌شود.

 در انبارگردانی میان‌دوره، شمارش موجودی کالاها و انبار و همچنین سیستم‌های مدیریت انبار باهدف حصول اطمینان از صحت و دقت اطلاعات، در دوره‌های زمانی کوتاه‌تر از پایان سال انجام می‌شود. در روش انبارگردانی رندوم نیز، در عوض شمارش کامل تمامی موجودی‌های انبار، نمونه‌ای تصادفی انتخاب و سپس شمارش بر روی این نمونه‌ها انجام می‌شود.

 لازم به ذکر است که انبار گردانی را بر اساس تعداد شمارش می‌توان به سه دسته تک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی نیز تقسیم کرد. در ادامه این مقاله و پس از آشنایی با مراحل انبارگردانی، با برخی از اصطلاحات رایج در انبارگردانی آشنا خواهیم شد.

مراحل انبارگردانی

پیش از بررسی اصطلاحات رایج در انبارگردانی باید با مراحل انبارگردانی آشنا شویم. انبارگردانی بر اساس نوع فعالیت و سیستم مدیریت موجودی سازمان در بازه‌های زمانی مختلفی انجام می‌شود. از همین رو، انبارگردانی می‌تواند هم در بازه‌های زمان مشخص (مثلاً هر سه یا شش ماه) یا در انتهای دوره حسابداری (مثلاً پایان سال مالی) انجام شود.

فرایند انبار گردانی را می‌توان به سه دسته پیش از انبار گردانی، حین انبارگردانی و پس از انبارگردانی تقسیم کرد. در هر یک از این مراحل، باید نکات مهمی را مدنظر قرارداد. در صورت تمایل، می‌توانید جزئیات هر یک از مراحل انبارگردانی را در مقاله «انبارگردانی چیست» مطالعه کنید.

اصطلاحات رایج در انبارگردانی

آشنایی با اصطلاحات عمومی و رایجی که در انبارگردانی کاربرد دارد و به شکل روزمره توسط افراد این حوزه استفاده می‌شود، ضرورتی انکارناپذیر است. در این بخش از مقاله به بررسی و توضیح چند مورد از این اصطلاحات انبارگردانی می‌پردازیم.

اصطلاحات عمومی انبارگردانی

• انبارگردانی (Physical Inventory / Stock taking): انبارگردانی عبارت است از شمارش و ثبت موجودی اقلام در انبار که باهدف هماهنگی سابقه دفتری کالاها و موجودی آنها در انبار و همچنین اطمینان از شمارش صحیح کالاهای موجود در انبار انجام می‌شود.
• کارت انبار (Stock Card): کارت انبار یکی از اصطلاحات رایج در انبارگردانی است و در حقیقت سندی دربردارنده اطلاعات کالاها از قبیل نام، تعداد، کد، قیمت و تاریخ دقیق ورود و خروج است.
• موجودی کالا (Inventory): موجودی کالا یکی از اصطلاحات رایج در انبارگردانی و به معنای تعداد و ارزش کالاهای موجود در انبار در یک‌زمان خاص است.
• فهرست انبار (Inventory List): لیست همه کالاهای انبار به همراه اطلاعاتشان، فهرست انبار نام دارد.
• سیستم انبارگردانی (Inventory System): این عبارت یکی از اصطلاحات عمومی انبارگردانی و به معنای روشی برای شمارش و ثبت موجودی کالا در انبار است.
• کدینگ (Coding): کدینگ، پروسه تخصیص کد به هر کالا و به‌منظور شناسایی و ردیابی آن است.
• بارکد (Barcode): بارکد، نوعی کد ثبت شده روی کالاهاست که در شناسایی آنها کاربرد دارد.
• شمارش ماشینی (Automated Counting): شمارش ماشینی عبارت است از شمارش تعداد کالاها و اقلام انبار به کمک دستگاه‌های بارکدخوان یا RFID
• شمارش دستی (Manual Counting): شمارش دستی که یکی از اصطلاحات رایج در انبارگردانی است به معنای شمارش تعداد کالاها به‌صورت دستی و توسط انباردار است.
• نقطه سفارش (Reorder Point): نقطه سفارش به معنای حداقل مقدار موجودی کالایی است که به‌منظور جلوگیری از کمبود کالا باید در انبار وجود داشته باشد.
• ترازنامه انبار (Inventory Stock Ledger): سندی که درباره وضعیت موجودی کالای انبار در یک‌زمان مشخص گزارش می‌دهد، ترازنامه انبار نام دارد.
• حداکثر موجودی (Maximum Inventory Level): حداکثر کالایی که باید با درنظرگرفتن جلوگیری از انباشت کالا و افزایش هزینه‌ها در انبار موجود باشد.
• ارزش واقعی (Market Value): این اصطلاح که یکی دیگر از اصطلاحات رایج در انبارگردانی است، به معنای ارزش واقعی کالاها در بازار است.
• ارزش دفتری (Book Value): ارزش دفتری نیز همانند ارزش واقعی یکی دیگر از اصطلاحات رایج در انبارگردانی است و به معنای ارزش کالاها در سوابق دفتری است.
• مابه‌التفاوت ارزش (Inventory Valuation Adjustment): این اصطلاح که یکی از اصطلاحات رایج در انبارگردانی است نیز بیانگر تفاوت میان ارزش دفتری و ارزش واقعی کالاهای موجود در انبار است.

اصطلاحات تخصصی انبارگردانی

• موجودی کالای راکد (Slow-moving inventory): این اصطلاح تخصصی، بیانگر کالاهایی است که برای مدت طولانی به فروش نرسیده و در انبار باقی‌مانده‌اند.
• موجودی کالای در گردش (Fast-moving inventory): موجودی کالای در گردش یکی از اصطلاحات تخصصی انبارداری است و نشان‌دهنده کالاهایی است که مرتباً در حال خریدوفروش‌اند.
• اضافات انبار (Overages): اضافات انبار، کالاهایی‌اند که هنگام انبارگردانی بیشتر از مقدار ثبت شده در سوابق دفتری موجودند.
• کسورات انبار (Shortages): کسورات انبار مفهومی در مقابل اضافات انبار است و به معنای کالاهایی است که هنگام انبارگردانی کمتر از مقدار ثبت شده در سوابق دفتری موجودند.

اصطلاحات مرتبط با مراحل انبارگردانی

1. مرحله برنامه‌ریزی (Planning Phase)

•  برنامه انبارگردانی (Inventory Plan)
•  شناسایی اقلام (Item Identification)
•  تخصیص وظایف (Task Assignment)

2. مرحله شمارش (Counting Phase)

•  کنترل و دقت (Control and Accuracy)

3. مرحله ثبت (Recording Phase)

•  جمع‌آوری اطلاعات (Data Collection)
•  استفاده از نرم‌افزار (Software Application)
•  تهیه گزارش (Report Preparation)

4. مرحله تجزیه‌وتحلیل (Analysis Phase)

•  مقایسه با سیستم انبار (Comparison with Inventory System)
•  شناسایی مغایرت‌ها (Discrepancy Identification)
•  تجزیه‌وتحلیل علل (Cause Analysis)

اصطلاحات مرتبط با سیستم انبارگردانی

• سیستم انبارگردانی دائمی (Perpetual Inventory System): سیستمی که موجودی کالا را به‌صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی می‌کند و با هر ورود و خروج کالا تغییرات را ثبت می‌نماید.
• سیستم انبارگردانی تناوبی (Periodic Inventory System): سیستمی که موجودی کالا را در فواصل زمانی معین شمارش و ثبت می‌کند.
• سیستم انبارگردانی چرخشی (Cycle Counting): سیستمی که در آن انبار به بخش‌های مختلف تقسیم می‌شود و موجودی هر بخش در یک‌زمان خاص شمارش و ثبت می‌شود.

جمع بندی

در این مقاله از تیم تحریریه اوراش، ابتدا توضیح کوتاهی درمورد انبارگردانی دادیم و سپس اهمیت این فرایند را نیز شرح دادیم. سپس تفاوت‌های انبارداری و انبارگردانی را گفتیم و در انتهای مقاله نیز به بررسی اصطلاحات انبارگردانی پرداختیم.

سوالات متداول