سامانه مودیان اوراش
راهکار دورکاری اوراش
اپلیکیشن های موبایل
وب سرویس اوراش
ویژه اصناف و مشاغل
سیستم کدینگ انبار چیست؟
به زبان ساده کدینگ انبار سیستمی است که در شناسایی اقلام و کالاهای موجود در انبار کاربرد دارد. در این سیستم به هر کالا یا جنس موجود در انبار یک کد اختصاص داده می‌شود. هدف از این کارافزایش سرعت و سادگی در عملیات انبارداری است. در حقیقت سیستم کدینگ انبار از طریق کاهش تنوع موجودی کالاها در انبار، به مدیر انبار کمک می‌کند تا کالاها را به‌راحتی شناسایی کند و از این طریق بتواند برخی از هزینه‌های احتمالی را نیز کاهش دهد.
ازآنجایی‌که موجودی انبار برای شرکت‌ها و واحدهای تولیدی دارایی تجاری محسوب می‌شود، به‌کارگیری یک سیستم مناسب برای دسته‌بندی و طبقه‌بندی راحت‌تر کالاها و همچنین دسترسی سریع‌تر به کالاهای انبار از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. گذشته از این در پایان هر دوره مالی موجودی انبار باهدف اطلاع‌یافتن از کمیت کالاها و کیفیت آنها، حداقل یک‌مرتبه شمارش می‌شود. اینجاست که اهمیت استفاده از سیستم کدینگ انبار، دوچندان می‌شود.
هدف کدینگ انبار
ایجاد نظم مشخص و طبقه‌بندی اصولی محصولات و کالاهای مستقر در انبار، یکی از کلیدی‌ترین و اصلی‌ترین اهداف کدینگ انبار است. انبار به‌عنوان محل نگهداری دارایی‌های ارزشمند هر سازمان، نقشی حیاتی در عملکرد آن ایفا می‌کند. با افزایش تعداد اقلام موجود در انبار، اهمیت و پیچیدگی فرایند کدینگ نیز افزایش می‌یابد. ثبت دقیق موجودی انبار تأثیر مستقیمی بر عملیات حسابداری، تهیه ترازنامه، محاسبه مالیات و مدیریت امور سرمایه‌ای سازمان دارد؛ بنابراین، اجرای صحیح و دقیق فرایندهای مربوط به مدیریت انبار، از جمله کدینگ و ثبت موجودی، برای حفظ سلامت مالی و عملیاتی سازمان ضروری است.
مزیت‌های سیستم کدینگ انبار
سیستم کدینگ انبار مزایای بسیاری برای شرکت‌ها و مجموعه‌ها در بر دارد. تعدادی از مهم‌ترین مزایای این سیستم عبارت‌اند از:
· مقایسه و استانداردسازی کالاهای مشابه و حذف اقلام غیرضروری
· قابلیت رهگیری کالاهای موجود در تمامی سطوح مجموعه و سازمان
· اطلاع دقیق از مقدار موجودی کالاها در انبار
· بی‌نیازی از درج همه اطلاعات کالا
· سرعت‌بخشیدن به روند شناسایی کالاها و سازمان‌دهی آنها
· سرعت‌بخشیدن به روند انجام امور مالی و عملیات خرید
· حل مشکل اسم‌گذاری کالاهای دارای اسامی مشابه
· کاهش وابستگی به نیروی انسانی برای فرایند انبارگردانی
· نظارت بر کالاهای انبار و تأمین به‌موقع اقلام در صورت نیاز
· کاهش هزینه مصرف کاغذ
· حذف مراتب و فرایندهای اداری
ویژگی های کدینگ انبار
اگرچه کدگذاری انبار، استاندارد ثابت و جهانی ندارد، اما باید ویژگی‌های مشخصی داشته باشد تا قابلیت به‌کارگیری در کسب‌وکارها را پیدا کند. در ادامه برخی از ویژگی‌های یک سیستم کدینگ انبار اصولی و استاندارد را بررسی می‌کنیم:
● سادگی، سهولت و همه‌فهم بودن سبک کدگذاری
● قابلیت توسعه و گسترش دامنه کدگذاری همگام با رشد انبار
● دقت و اختصار
● کامل و کاربردی‌بودن سیستم کدگذاری
● قابلیت دی کدینگ (Decoding) منطقی و آسان
● تناسب و همخوانی با نیازها و اندازه کسب‌وکار و انبار
● داشتن قابلیت اجرا و قابل‌محاسبه بودن
انواع روشهای کدینگ انبار
به روشهای مختلفی می‌توان سیستم کدینگ را در انبارها به کار گرفت. برخی از روشهای رایج در کدینگ انبار عبارت‌اند از:
- روش ساده با اعداد ترتیبی
- روش اعداد گروهی
- روش اعشاری
- روش حروفی
- روش نیمونیک
- روش مخفی
- روش کدینگ ویژه
- روش کدینگ استاندارد
در ادامه هر یک از این روش‌ها را توضیح می‌دهیم.
روش ساده با اعداد ترتیبی
کدینگ ساده با اعداد ترتیبی یکی از روشهای اساسی در مدیریت انبار است که طی آن، به هر کالا بر اساس ترتیب ورودش به انبار، یک شماره‌سریال منحصربه‌فرد اختصاص داده می‌شود. این سیستم کدگذاری به دلیل سادگی و سهولت در اجرا، بیشتر برای انبارهایی مناسب است که با تعداد محدودی از اقلام کالا سروکار دارند و می‌تواند به‌راحتی مدیریت موجودی آنها را تسهیل کند.
روش اعداد گروهی
در روش کدگذاری اعداد گروهی، کالاها به چندین گروه مختلف تقسیم‌بندی می‌شوند و برای هر گروه، تعداد شماره‌هایی معادل ۱.۳ برابر تعداد کالاهای موجود در نظر گرفته می‌شود که این ۳۰ درصد اضافی به‌منظور اختصاص کد به کالاهای جدیدی است که احتمالاً در آینده به آن گروه اضافه خواهند شد.
روش اعشاری
روش کدگذاری اعشاری که عمدتاً در کتابخانه‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد، روشی است که در آن اعداد کد به‌وسیله نقطه‌های اعشاری از یکدیگر جدا می‌شوند و هر عددی که بین دونقطه اعشار قرار می‌گیرد، نشان‌دهنده یک ویژگی خاص از کالا است.
روش حروفی
در روش کدگذاری حروفی، از ترکیب هم‌زمان حروف و اعداد برای ایجاد کدهای شناسایی استفاده می‌شود که این روش امکان ایجاد تنوع بیشتر در کدگذاری را فراهم می‌کند.
روش نیمونیک
روش کدگذاری نیمونیک (یادیار) روشی است که در آن از حروف اول نام کالاها برای تعیین کد آنها استفاده می‌شود، اما از میان محدودیت‌های این روش می‌توان به مواردی همچون تعداد محدود حروف و مشکل اختصاصی‌بودن آنها برای هر کالا اشاره کرد.
روش مخفی
روش کدینگ مخفی نوعی کدگذاری است که در آن برای فهم و تفسیر ارقام یا حروف استفاده شده در کد، لازم است به یک کلید یا دفترچه راهنما مراجعه شود، زیرا معنای کدها به‌صورت مستقیم قابل‌درک نیست.
روش کدینگ ویژه
در روش کدگذاری ویژه، کدینگ انبار باتوجه‌به نیازهای خاص هر واحد بازرگانی صورت می‌گیرد و می‌توان تمامی اقلام موجود در انبار را با یک عدد رقمی مشخص کرد؛ در این روش، دفتر راهنما باید در اختیار انباردار، مأموران خرید، حسابداری و سایر واحدهای مرتبط قرار گیرد و برای استفاده از آن، ابتدا باید گروه اصلی، سپس گروه فرعی و در نهایت شماره مربوط به کالا در دسترس باشد.
روش کدینگ استاندارد
روش کدینگ استاندارد، به مجموعه روشهای کدگذاری انبار اطلاق می‌شود که می‌تواند به‌صورت دستی، کامپیوتری و یا ماشینی اجرا شود و به دلیل کاربردی‌بودن، در بیشتر صنایع مورداستفاده قرار می‌گیرد.
جمع‌بندی
در این مقاله از تیم تحریریه اوراش، با مفهوم کدینگ انبار آشنا شدیم و توضیح دادیم که هدف این سیستم در انبارداری چیست؛ سپس مزایای کدینگ انبار را برشمردیم و ویژگی‌های یک سیستم کدینگ انبار اصولی را معرفی کردیم. در انتهای مقاله نیز انواع روشهای کدینگ انبار را معرفی و هر یک از آنها را شرح دادیم.
سوالات متداول
کدینگ انبار چیست؟
کدینگ انبار یک سیستم طبقه‌بندی و شناسایی کالاها در انبار است که با اختصاص کدهای منحصر به فرد به هر کالا، مدیریت، ردیابی و کنترل موجودی را آسان‌تر می‌کند.
هدف از کدینگ انبار چیست؟
هدف از کدینگ انبار، ایجاد نظم و سهولت در شناسایی، ردیابی و مدیریت کالاها از طریق اختصاص کدهای منحصر به فرد به هر کالا است.
