پلمپ دفاتر قانونی چیست؟ نحوه پلمپ دفاتر قانونی به صورت فیزیکی و الکترونیکی

پلمپ دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین تکالیف مالیاتی مودیان مشمول ارائه دفاتر قانونی است. این تکلیف معمولاً در ماه‌های پایانی هر سال مالی برای سال مالی بعد انجام می‌شود. با فراهم شدن امکان تهیه دفاتر قانونی به‌صورت الکترونیکی، مودیان می‌توانند این تکلیف را هم به‌صورت فیزیکی و هم به‌صورت الکترونیکی انجام دهند. پلمپ دفاتر قانونی برای سال ۱۴۰۴ همچنان الزامی است و تنها روش ارائه آن متنوع شده است. در این مطلب آموزش حسابداری همراه ما باشید تا جزئیات کامل نحوه پلمپ دفاتر ۱۴۰۴ و کلیه موارد مرتبط با آن را بررسی کنیم.

پلمپ دفاتر قانونی به چه معناست؟

به استناد ماده 6 قانون تجارت، مشمولین ارائه دفاتر قانونی موظفند، اطلاعات مالی و حسابداری خود را در دفاتر مورد تایید سازمان مالیاتی ثبت و نگهداری نمایند. این دفاتر همان دفاتر روزنامه و کل هستند؛ اما باید قبل از اینکه چیزی داخل آن نوشته ‌شود، به تایید سازمان امور مالیاتی رسیده و توسط سازمان ثبت شرکت‌ها پلمپ شوند. پلمپ دفاتر روزنامه و کل با شماره‌گذاری تمامی صفحات، درج شماره ثبت شرکت و مهر اداره ثبت شرکتها انجام می‌شود.

پلمب یا پلمپ دفاتر تجاری جهت شفافیت مالیاتی کسب و کارها انجام می‌شود. اهمیت دریافت دفاتر حسابداری پلمپ شده به اندازه‌ای است که فعالان اقتصادی موظفند بلافاصله پس از ثبت شرکت، نسبت به ثبت نام دفاتر مالیاتی و پلمپ آن اقدام نمایند.

خوب است بدانید:

پلمب مُهر سربی کوچک سوراخ‌داری است که بعد از بستن در جایی یا چیزی با نخ به آن وصل می‌کنند؛ تا از دست‌خوردگی در امان بماند. در اصطلاح عامه به جای کلمه “پلمب” از کلمه “پلمپ” استفاده می‌شود.

حذف پلمپ فیزیکی دفاتر قانونی

سازمان مالیاتی طی مصوبه شماره 270/47787/د مورخ 1403/7/7 اعلام نمود: در راستای اجرای مفاد بند ج ماده 4 قانون برنامه هفتم پیشرفت جمهوری اسلامی ایران، مبنی بر حذف پلمب فیزیکی دفاتر تجاری و ثبت دفاتر به صورت الکترونیکی، این سازمان با همکاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در سال جاری فرآیند مربوطه را عملیاتی نموده است.

ولی با توجه به نامه معاونت فناوری امور مالیاتی به شماره 270/89289/د  مودیانی که دفاتر تجاری سال مالی خود را به صورت فیزیکی پلمپ کرده اند نیازی به مراجعه به این سازمان نخواهند داشت

بدین صورت که در هنگام درخواست مودیان برای ثبت اظهارنامه پلمب دفاتر، توسط سامانه اداره کل ثبت شرکت‌ها و از طریق وب سرویس پیاده سازی شده، نسبت به استعلام وجود ثبت نام مالیاتی از سازمان اقدام نموده و در صورت تایید سازمان فرآیند در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تایید شده و نتیجه در قالب اطلاعات ثبتی مودی به سازمان مالیاتی ارسال خواهد شد.

بر اساس این مصوبه، مودیان مشمول پلمپ دفاتر، تنها مکلف به ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی هستند و در خصوص تهیه دفاتر فیزیکی تکلیفی ندارند.

چه کسانی مشمول ارائه دفاتر قانونی هستند؟

بر اساس بند الف ماده 6 آیین‌نامه اجرایی ماده 95 ق.م.م مورخ 1394/12/4، اشخاص زیر مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه – الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک هستند:

• اشخاص حقیقی مشمول گروه اول مالیاتی
• کلیه اشخاص حقوقی؛ شامل کلیه شرکتها و موسسات اعم از اینکه در سامانه ثبت شرکتها ثبت شده‌اند یا خیر

!نکته: دقت کنید که اشخاص حقیقی تنها محدود به صاحبان مشاغل دارای محل کسب فیزیکی نمی‌شود؛ بلکه کلیه افرادی که به واسطه حجم درآمد خود در گروه بندی مودیان مالیاتی در گروه اول مالیاتی قرار می‌گیرند، در این گروه قرار می‌گیرند و موظفند تکالیف مالیاتی این گروه را انجام دهند. از جمله این افراد می‌توان به مشاغل زیر اشاره نمود:

• صاحبان کسب و کارهای خانگی
• آزادکاران و کلیه اشخاصی که به صورت پروژه‌ای کار می‌کنند
• فعالان در حوزه ارزهای دیجیتال
• فعالان در حوزه فضای مجازی (فارغ از اینکه نحوه درآمدزایی به چه شکلی است)
• مالکان سایتهای فروشگاهی و حتی آموزشی

آخرین مهلت پلمپ دفاتر چه زمانی است؟

مودیان مشمول پلمپ دفاتر قانونی موظفند تا پایان اسفند ماه هر سال مالی نسبت به تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی سال بعد در سامانه پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمایند. بر این اساس آخرین مهلت پلمپ دفاتر 1404 پایان اسفند ماه 1403 است.

جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی

همان‌گونه که پیشتر اشاره شد، ارسال اظهارنامه پلمپ دفاتر، یکی از تکالیف مودیان مالیاتی است. به بیان دیگر، عدم تکمیل و ارسال اظهارنامه پلمپ دفاتر در مهلت مقرر، به معنای عدم دریافت و ارائه دفاتر قانونی به سازمان مالیاتی است.

از این رو عدم تکمیل و ارسال این اظهارنامه در مهلت مقرر، جرایمی برای مودی به دنبال دارد. این جرایم عبارتند از:

ویدئو آموزشی پلمپ دفاتر قانونی الکترونیکی

مراحل پلمپ دفاتر قانونی

در گذشته ثبت نام پلمپ دفاتر به صورت حضوری و با مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک کشور انجام می‌شد؛ اما با پیشرفت عصر تجارت الکترونیک، کلیه مراحل به صورت الکترونیکی انجام می‌شود. مراحل پلمپ دفاتر قانونی 1404 به ترتیب زیر است:

• ورود به سامانه پلمپ دفاتر قانونی
• تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر 1404
• بررسی و تایید نهایی صحت اطلاعات
• پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی
• امضای الکترونیکی اظهارنامه

ورود به سامانه پلمپ دفاتر قانونی

برای انجام تکلیف تکمیل و ارسال اظهارنامه دفاتر قانونی 1404، ابتدا به سامانه ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس irsherkat.ssaa.ir وارد شده و به سربرگ “پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک” وارد شوید. سپس شخصیت مودی را انتخاب نمایید.

ورود به سربرگ پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک

برای انجام تکلیف تکمیل و ارسال اظهارنامه دفاتر قانونی 1404، ابتدا به سامانه ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس irsherkat.ssaa.ir وارد شده و به سربرگ “پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک” وارد شوید. سپس شخصیت مودی را انتخاب نمایید.

تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر 1404

با انتخاب هر یک از اشخاص متقاضی تنظیم اظهارنامه، اطلاعاتی نمایش داده می‌شود که بخشی از آن از سایر سامانه‌های مرتبط بازنشانی می‌شود و برخی دیگر توسط متقاضی تکمیل می‌شود.

تکمیل اطلاعات متقاضی شخص حقیقی

یکی از گزینه‌هایی که در اظهارنامه پلمپ دفاتر 1404 اضافه شده است، شماره رهگیری پرونده مالیاتی مودی است. این شماره که در بخش خلاصه وضعیت پرونده در سامانه مایتکس در دسترس است، برای استعلام اطلاعات مودی از سامانه‌های مرتبط کاربرد دارد.

تایید نهایی صحت اطلاعات

پس از تکمیل اطلاعات مربوط متقاضی پلمپ دفتر، در گام بعدی اطلاعات ثبت شده را بررسی و تایید می‌نمایید. در این قسمت به تاریخ ثبت شده در انتهای پاراپراف که نشان دهنده بازه زمانی مورد درخواست شما برای پلمپ دفاتر است، دقت نمایید.

خوب است بدانید:

درخواست ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، ضمن سال مالی تنها با این شرط که تا تاریخ ثبت اظهارنامه هیچ گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، امکان پذیر است.

پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی

پس از تایید نهایی اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، نوبت به پرداخت هزینه پلمپ دفاتر است. با درج تصویر امنیتی، به درگاه پرداخت بانکی متصل شده و می‌توانید هزینه مورد نظر را پرداخت نمایید.

دقت نمایید که قبل از آن سیستم به شما پیام می‌دهد تا نسبت به تایید گواهی امضای متقاضی اقدام نمایید. این پیام حالت هشداری دارد؛ یعنی شما می‌توانید ابتدا نسبت به پرداخت هزینه پلمپ و سپس برای تایید گواهی امضا اقدام نمایید.

به این ترتیب امور ثبتی مربوط به ارسال اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی به پایان می‌رسد. اما لازم است بدانید اظهارنامه ثبت شده بدون درج گواهی امضای الکترونیکی متقاضی، فاقد اعتبار است.

امضای الکترونیکی اظهارنامه

یکی از مراحل اصلی تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، ارائه گواهی امضای الکترونیک متقاضی تکمیل اظهارنامه است که به 2 صورت قابل ارائه است:

• از طریق توکن سخت افزاری که با مراجعه حضوری به یکی از دفاتر ثبت نام مرکز صدور گواهی الکترونیکی میانی عام به آدرس www.gica.ir/portal/index قابل تهیه یا تمدید است.

• از طریق مراجعه به سامانه “ثبت من” با کمک گوشی‌های با سیستم عامل اندروید

ثبت پلمپ دفاتر فقط الکترونیکی می‌شود

آیا شرکتهای بدون فعالیت باید دفاتر پلمپ تجاری دریافت کنند؟

متاسفانه برخی مدیران (پس از تاسیس شرکت) تصور می‌کنند تا زمانی که فعالیت اقتصادی مجموعه رسما آغاز نشده و درآمدی کسب نشده، نیازی به تهیه و پلمپ دفاتر شرکت و انجام اقدامات مالیاتی نیست؛ یا در مواردی که یک شرکت در یک سال مالی فعالیتی ندارد، مدیران با تصور اینکه این روند ادامه دارد، برای سال مالی بعد نیز درخواست پلمپ دفاتر قانونی خود را ثبت نمی‌کنند. این تصورات کاملا اشتباه است.

در مورد شرکتهای بدون فعالیت بهتر است بدانید:

• حداکثر پس از گذشت 2 ماه از تاسیس شرکت (ثبت شرکت در اداره ثبت شرکتها) باید نسبت به پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمایید
• “عدم فعالیت” برای عملکرد سال گذشته یک شرکت مورد پذیرش قرار می‌گیرد؛ نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعدی ادعای عدم فعالیت نمود
• شرط پذیرش عدم فعالیت یک شرکت تازه تاسیس، ثبت نام در سامانه و تشکیل پرونده در سازمان مالیاتی است؛ بدون تشکیل پرونده ادعای عدم فعالیت جهت رفع تکالیف مالیاتی بی‌معنی است
• مهلت اعلام عدم فعالیت برای عملکرد یک سال مالی، 4 ماه پس از پایان همان سال مالی است؛ در صورت عدم اعلام یا تاخیر در اعلام عدم فعالیت، شرکت مشمول پرداخت جرایم مالیاتی خواهد شد
• اعلام عدم فعالیت شرکت به صورت سالیانه انجام می‌شود
• در صورتی که شرکتی در سال عملکرد فعالیتی نداشته باشد، تمامی اقلام ترازنامه‌ای که از سال‌های قبل ثابت بوده و مانده دارند، مثل حساب سرمایه و … را در دفاتر قید نمایید؛ تا سفید بودن دفاتر تحویلی موجب رد شدن آنها نشود
• جهت اعلام عدم فعالیت شرکت در یک سال مالی، تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه عدم فعالیت در سال مالی بعد ضروری است؛ پس در هر سال دفاتر مالی شرکت را در زمان پلمپ دفاتر تهیه نمایید

به عنوان مثال عدم فعالیت سال 1402 ( اول فروردین تا آخر اسفند 1402) تا 31 تیر ماه 1403 و با تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت شرکت انجام می‌شود.

پیامدهای سنگین عدم پلمپ دفاتر قانونی: جریمه‌های مالی و مشکلات مالیاتی

عدم پلمپ دفاتر قانونی، اقدامی پرخطر برای هر کسب‌وکاری است که می‌تواند منجر به جریمه‌های مالی قابل‌توجه و مشکلات مالیاتی پیچیده شود. طبق ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم، امتناع از ارائه دفاتر قانونی یا ارائه دفاتر سفید و نانویس، جریمه‌ای معادل ۲۰% مالیات تعلق‌گرفته در آن سال را به همراه دارد. این جریمه سنگین، نه‌تنها بار مالی مضاعفی را بر دوش مودی تحمیل می‌کند، بلکه می‌تواند منجر به بروز مسائل قانونی و مالیاتی جدی شود. علاوه بر این، عدم ارائه یا پلمپ دفاتر قانونی، معافیت‌های مالیاتی را از بین برده و احتمالاً موجب پرداخت مالیات‌های اضافی خواهد شد.

تأخیر در پلمپ دفاتر نیز هزینه‌های قابل‌توجهی را به کسب‌وکارها تحمیل می‌کند. بر اساس آئین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، تأخیر بیش از ۱۵ روز در پلمپ دفاتر قانونی پس از شروع سال مالی جدید، منجر به رد دفاتر توسط بازرسان اداره دارایی و جریمه‌ای معادل ۱۰% مالیات تعلق‌گرفته در آن سال می‌شود. این جریمه‌ها که ممکن است هر سال تغییر کنند، می‌توانند به مبالغ قابل‌توجهی افزایش یافته و فشار مالی سنگینی را بر کسب‌وکارها وارد کنند.

نکات کلیدی برای پیشگیری از جریمه‌ها:

پلمپ به‌موقع دفاتر: دفاتر قانونی خود را قبل از پایان سال مالی و در مهلت قانونی پلمپ کنید.
رعایت قوانین مالیاتی: با قوانین مالیاتی مربوط به پلمپ دفاتر آشنا شوید و از آن‌ها پیروی کنید.
مشاوره با متخصصان: در صورت بروز هرگونه ابهام یا مشکل، از مشاوره متخصصان مالیاتی بهره‌مند شوید.

کلام آخر

پلمپ دفاتر قانونی تنها تکلیفی است که مودیان باید قبل از آغاز سال مالی آن را انجام دهند. این تکلیف قانونی یکی از مهم‌ترین اقدامات مودی جهت شفاف سازی فعالیت اقتصادی خود نزد سازمان مالیاتی است؛ تا جایی که عدم ارائه اظهارنامه پلمپ دفاتر در مهلت قانونی، جرایمی را برای مودی به دنبال دارد. آشنایی با اصول اجرای خدمات حسابداری یکی از مهارتهای اولیه برای یک حسابدار حرفه‌ای است

سوالات متداول