آیین‌نامه‌های مالی، ستون نظم سازمانی

در بسیاری از سازمان‌ها، به‌ویژه شرکت‌های در حال رشد، موضوعاتی مانند حسابداری، بایگانی اسناد مالی، پرداخت‌ها و پیگیری‌ها بر اساس عادت‌های فردی یا تصمیمات موردی انجام می‌شود. این در حالی است که نبود یک ساختار مدون و مستند، در بلندمدت منجر به بی‌نظمی، دوباره‌کاری، کاهش بهره‌وری و تنش‌های بین‌واحدی می‌شود.

در این مقاله، به ضرورت وجود آیین‌نامه‌های داخلی مالی به‌عنوان یکی از ارکان اصلی نظم در ساختار مالی سازمان‌ها می‌پردازیم. مخاطب این مقاله، حسابداران و مدیران مالی هستند که می‌توانند نقش کلیدی در فرهنگ‌سازی و نهادینه‌سازی آیین‌نامه‌های مالی در سازمان خود ایفا کنند.

چرا آیین‌نامه‌های داخلی مالی حیاتی هستند؟

آیین‌نامه‌های داخلی، سندهایی رسمی و قابل استناد هستند که رویه‌های مالی و اداری را مشخص می‌کنند. این آیین‌نامه‌ها موجب می‌شوند:

• هر اقدام مالی مبنای مشخص و غیرشخصی داشته باشد.
• مسئولیت‌ها و اختیارات شفاف شوند.
• کنترل‌های داخلی معنا پیدا کنند.
• و فرآیندهای رسیدگی، حسابرسی، بایگانی و گزارش‌گیری، قابل‌اتکا و قابل‌پیگیری شوند.

تفاوت سازمان دارای آیین‌نامه با سازمان بدون آیین‌نامه

فرض کنید در یک سازمان، مسئول خزانه به‌صورت شفاهی به او گفته شده که “اگر پرداخت زیر ۵ میلیون بود نیازی به تأیید مدیرعامل ندارد”، ولی این رویه هر هفته تغییر می‌کند.

در مقابل، در سازمانی دیگر، آیین‌نامه پرداخت‌ها به‌روشنی قید کرده که:

برای پرداخت‌های کمتر از ۵ میلیون تومان، تأیید مدیر مالی کفایت می‌کند؛ اما برای مبالغ بالاتر، به امضای دو نفر از سه نفر (مدیر مالی، مدیرعامل، خزانه‌دار) نیاز است.

نتیجه چه می‌شود؟ در سازمان اول، مسئولان در هر مرحله بلاتکلیف هستند، پرداخت‌ها با تأخیر انجام می‌شود، تنش بین واحدها زیاد است و در صورت بروز خطا، هیچ‌کس مسئولیت نمی‌پذیرد. اما در سازمان دوم، هر کاری با سند، امضا و ضابطه انجام می‌شود.

نقش حسابداران و مدیران مالی در فرهنگ‌سازی

در بسیاری از سازمان‌های متوسط، هنوز هیچ آیین‌نامه‌ای تدوین نشده یا اگر هم هست، به‌روزرسانی نشده و اجرایی نیست. در اینجا، نقش مدیر مالی و حسابدار ارشد به‌عنوان رهبران فکری سازمان مالی بسیار مهم است. این افراد می‌توانند:

1. نیاز به تدوین آیین‌نامه را تبیین کنند.
2. چالش‌های ناشی از نبود ضوابط را با مصداق بیان نمایند.
3. فرم‌های پیشنهادی، مستندات نمونه و ساختارهای اولیه را ارائه دهند.
4. و در نهایت، مدیران اجرایی را قانع کنند که وجود این اسناد به نفع عملکرد و اعتبار سازمان است.

آیین‌نامه‌ها، جلوی رفتارهای سلیقه‌ای را می‌گیرند؛ حتی اگر آن رفتار از سوی خود مدیرعامل باشد.

فهرست آیین‌نامه‌هایی که هر واحد مالی باید داشته باشد

مزایای اجرای منسجم آیین‌نامه‌های مالی

• نظم سازمانی در ثبت و گزارش اطلاعات مالی
• کاهش تعارض بین واحدها و افزایش شفافیت
• تسریع در پاسخگویی به حسابرسی‌ها و بازرسی‌های مالیاتی
• ایجاد اطمینان در مدیریت ارشد از دقت فرآیندها
• حفاظت از منافع سازمان در برابر رفتارهای شخصی یا فشارهای بیرونی
• افزایش بهره‌وری و مدیریت بهتر زمان تیم مالی

گام‌های عملی برای شروع اجرای آیین‌نامه‌های داخلی

تدوین و اجرای آیین‌نامه‌های داخلی مالی، فرآیندی زمان‌بر اما ارزشمند است که باید با دقت و برنامه‌ریزی آغاز شود. این مسیر، تنها به نگارش یک متن ختم نمی‌شود؛ بلکه نیازمند مشارکت فعال مدیران، تحلیل دقیق فرآیندها و فرهنگ‌سازی درون‌سازمانی است. در ادامه، شش گام عملی و کلیدی معرفی می‌شود که می‌تواند راهنمای شما برای طراحی و پیاده‌سازی موفق آیین‌نامه‌های مالی در سازمان باشد :

1. تشخیص نیاز:
   شناسایی فرآیندهای مالی پرریسک، پرخطا یا مبهم که نبود آیین‌نامه در آن‌ها باعث بروز تعارض یا ناکارآمدی شده است.
2. تهیه پیش‌نویس اولیه:
   تنظیم نسخه اولیه آیین‌نامه بر اساس تجربیات روزمره، مستندات موجود، و بررسی نمونه‌های استاندارد قابل تطبیق با شرایط سازمان.
3. جلسه با مدیران اجرایی:
   ارائه پیش‌نویس و تشریح مزایای آن به مدیران ارشد برای جلب حمایت، رفع ابهامات و آماده‌سازی ذهنی برای اجرای سازمانی.
4. تصویب و ابلاغ رسمی:
   تأیید نهایی آیین‌نامه توسط مدیریت سازمان و ارسال آن به‌صورت کتبی یا از طریق اتوماسیون به واحدهای مرتبط برای اجرا.
5. آموزش پرسنل:
   برگزاری جلسه آموزشی یا انتشار دستورالعمل برای آشنایی کامل همکاران با مفاد آیین‌نامه و نحوه اجرای دقیق آن.
6. بازنگری دوره‌ای:
   ارزیابی اثربخشی آیین‌نامه در بازه‌های زمانی مشخص و به‌روزرسانی آن بر اساس تجربیات جدید یا تغییرات قانونی.

نتیجه‌گیری

آیین‌نامه‌های داخلی مالی، به سازمان‌ها ساختار می‌بخشند. آن‌ها ستون فقرات یک نظام مالی حرفه‌ای هستند که عملکرد آن را قابل پیش‌بینی، قابل کنترل و قابل ارزیابی می‌کند. در غیاب آن‌ها، فرآیندها شکننده، مستعد اشتباه، و وابسته به افراد خاص خواهند بود.

بدون آیین‌نامه، سازمان در بهترین حالت «سلیقه‌ای» اداره می‌شود. با آیین‌نامه، سازمان «سیستمی» و حرفه‌ای پیش می‌رود.

سوالات متداول