سال مالی چیست؟ تعریف سال مالی و آموزش بستن آن

سال مالی در ایران چیست؟

سال مالی به روشی اشاره دارد که سازمان‌ها و شرکت‌ها از آن برای گزارشگری مالی استفاده می‌کنند. این مفهوم عمدتا برای تعیین دوره‌های مالیاتی و گزارش‌دهی مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برخلاف سال تقویمی که ممکن است با تقویم معمولی یک کشور یا منطقه هماهنگ نباشد، سال مالی بیشتر در چارچوب تقویم مالی شرکت یا سازمان تعیین می‌شود. سال مالی می‌تواند شروع و پایان متفاوتی داشته باشد. برخی از سازمان‌ها سال مالی خود را از 1 ژانویه تا 31 دسامبر محاسبه می‌کنند، در حالی که برای دیگران، سال مالی از 1 آوریل تا 31 مارس سال بعد به مرحله ختم می‌رسد. این تفاوت‌ها ممکن است به دلیل نوع فعالیت، فصلی بودن درآمدها و هزینه‌ها، یا الگوی مالیاتی یک شرکت باشد. برای مثال، در بسیاری از کشورها، آوردن سال مالی به تطابق با تاریخ اتمام دوره‌های مالیاتی می‌تواند امری حیاتی باشد. سال مالی تاثیر زیادی بر حسابداری و گزارش‌دهی مالی دارد. گزارشات سالانه مالیاتی و گزارش‌های سالانه مالی معمولاً بر اساس دوره سال مالی تهیه می‌شوند و این گزارشات ممکن است به صورت جداگانه یا به صورت تجمیعی منتشر شوند.

روش بستن سال مالی ، هدف از بستن سال مالی در پایان سال چیست؟

در فرآیند بستن حساب ها در پایان سال مالی، مجموعه ای از تمامی عملیاتی است که بر اساس اصل تطابق درآمد و هزینه اجرا می شود. به واقع با بستن حساب های موقت و انتقال مانده حساب های دائم به سال بعد، کلیه اطلاعات مالی و حسابداری دوره مالی جاری به دوره مالی جدید انتقال می یابد. بطور خلاصه هدف از انجام اقدامات حسابداری در پایان سال مالی عبارتند از:

1. پایان دوره مالی جاری و آغاز سال مالی جدید
2. بستن حساب ها و تعیین تکلیف تمامی اطلاعات مالی و مانده حساب ها جهت انجام تکالیف قانونی
3. جلوگیری از انباشته شدن اطلاعات مالی و کنترل حساب ها
4. تهیه گزارشات مالی در جهت بررسی عملکرد یک ساله

چگونه سال مالی و حساب شرکت را ببندیم و صفر کنیم ؟

شاید برخی افراد اقدامات حسابداری در پایان سال مالی را تنها در بستن حساب ها بدانند؛ اما در واقع وظایف حسابداران در انتهای سال مالی فراتر از بستن حساب ها است. از مهم ترین اقدامات حسابداری در پایان سال مالی عبارتند از:

1. چرخه های اجرایی در درون سازمان و پیگیری های لازم برون سازمانی
2. انجام عملیات های محاسباتی و تسویه حسابی
3. شناسایی و ثبت درآمدها و هزینه ها
4. تهیه گزارشات تعهدات پرداختنی و مطالبات دریافتنی
5. کنترل و مغایرت گیری حساب ها
6. بستن حساب های موقت و دائم

نحوه محاسبه سال مالی در شرکت ها توسط حسابدار ها

جمع آوری اسناد مالی سال جاری و تهیه دفاتر سال مالی بعد، از وظایف اصلی حسابداران است که شامل موارد زیر می باشد:

1. گردآوری و بایگانی کلیه اسناد و مدارک مرتبط با رویدادهای مالی سال جاری
2. اخذ مفاصا حساب بیمه و مالیات قراردادهای فروش و پیمانکاری پایان یافته از بستانکاران دولتی و خصوصی
3. تحریر دفاتر قانونی روزنامه و کل سال جاری
4. دریافت و پلمپ دفاتر قانونی برای سال مالی بعد
5. انبارگردانی منطبق با استانداردهای حسابداری و حسابرسی، بابت اصلاح موجودی کالاها و تطبیق عددی و ریالی موجودی واقعی کالاها در انبارها با کاردکس موجودی کالا و تهیه اسناد مرتبط با انبارگردانی

سال مالی و انجام عملیات های محاسباتی و تسویه حسابی

از دیگر وظایف حسابداران در پایان سال مالی، انجام محاسبات مربوط به مطالبات کارکنان و سایر ورودی ها و خروجی های محاسباتی که شامل موارد زیر می باشد:

1. محاسبه مطالبات کارکنان اعم از عیدی، سنوات، بازخرید مرخصی، پاداش و …
2. محاسبه لیست تعدیل مالیات حقوق کارکنان
3. محاسبه مبالغ کسری و اضافه انبار طبق انبارگردانی
4. محاسبه و رفع مغایرت مانده صندوق، تنخواه و تنخواه گردان ها
5. محاسبه سود و زیان تسعیر ارز مانده حساب های ارزی مطابق با استاندارد حسابداری
6. محاسبه استهلاک دارایی های ثابت
7. محاسبه بهای تمام شده کالاهای آماده فروش و فروش رفته
8. تهیه صورت سود و زیان، گزارش عملکرد

شناسایی و ثبت درآمدها و هزینه ها

شناسایی و ثبت درآمدها و هزینه های قطعی یا تحقق یافته پرداخت نشده و مشخص نمودن مبالغ علی الحساب تا پایان سال جاری نیز توسط حسابداران انجام می پذیرد که شامل موارد زیر می باشد:

1. شناسایی و ثبت هزینه های جاری و علی الحساب مساعده و مانده وام مربوط به کارکنان
2. شناسایی و ثبت هزینه های سالیانه نظیر استهلاک دارایی ها، اجاره، انواع بیمه ها و …
3. شناسایی و ثبت درآمدهای تحقق یافته وصول شده و نشده از جمله: پیش دریافت ها، پیش پرداخت ها، مخارج انتقالی سنواتی، حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی و تعیین تکلیف مطالبات مشکوک الوصول
4. اصلاح حساب ها ثبت ذخایر مربوط به اندوخته قانونی

تهیه گزارشات تعهدات پرداختنی و مطالبات دریافتنی در سال مالی

حسابداران جهت ارائه گزارش از نحوه عملکرد واحد اقتصادی در طی یک دوره مالی، بایستی از تمامی اطلاعات دارایی ها و بدهی ها مطلع باشند که شامل گزارشات زیر می باشد:

1. تهیه لیست حساب های دریافتنی تجاری و غیر تجاری منتهی به پایان دوره مالی جاریبه تفکیک اشخاص حقیقی و حقوقی
2. تهیه لیست پیمانکاران، مانده حساب تضمینی و سپرده های دریافتی، لیست پیش پرداخت ها، علی الحساب ها، تسویه علی الحساب های پرداختی به پرسنل و … منتهی به پایان دوره مالی جاری
3. تهیه یا ایجاد لیست پروژه ها، طرح توسعه ها، دارایی های در جریان تکمیل و تهیه لیست پروژه ها، طرح توسعه ها و دارایی های در جریان تکمیلی که تا آخر سال مالی جاری به بهره برداری رسیده و یا تحویل قطعی شده اند.
4. تهیه صورت مغایرت حساب های بانکی فعال شرکت در صورت عدم تطابق مانده صورتحساب بانک با مانده حساب بانک دفاتر مالی در پایان هر ماه

کنترل و مغایرت گیری حساب ها

کنترل و بررسی مطابقت گزارشات با یکدیگر از دیگر وظایف حسابداران در اقدامات مربوط به پایان سال مالی است. لیست رسیدگی اسناد مالی شامل موارد زیر می باشد:

1. حصول اطمینان از ثبت همه رویدادهای مالی
2. کنترل و بررسی ثبت اسناد مالی در سیستم حسابداری
3. کنترل مانده ابتدای دوره، گردش طی دوره و مانده پایان دوره ریالی انبارها با مبالغ مندرج در ترازنامه
4. کنترل مانده ابتدای دوره، گردش طی دوره و مانده پایان دوره ریالی اقلام دارایی ها با مبالغ مندرج در ترازنامه
5. کنترل و بررسی دقیق گردش طی دوره و مانده پایان دوره حساب های موقت
6. کنترل و بررسی دقیق مانده ابتدای دوره، گردش طی دوره و مانده پایان دوره حساب های دائمی
7. کنترل و بررسی ماهیت ترازنامه ای مانده پایان دوره حساب های دائمی
8. کنترل و تطبیق گزارشات فصلی، ارزش افزوده، مالیات های تکلیفی با دفاتر و مستندات موجود
9. کنترل صورت های مالی با مانده دفاتر

بستن حساب های موقت و دائم

پس از بررسی و رفع مغایرت های بانک ها و طرف حساب ها و بستن حساب های موقت و انتقال مانده آن ها به حساب های دائم نوبت به بستن حساب های دائم یا صدور سند اختتامیه می رسد.

تراز آزمایشی اختتامی و آماده سازی آن

پس از بستن حساب های موقت و انتقال آن ها به دفتر کل، مانده حساب های موقت در دفتر کل صفر می شود. تراز آزمایشی از دفتر کل پس از بستن حساب های موقت تهیه می کنیم که به آن تراز آزمایشی اختتامی می گویند. این تراز تنها شامل حساب های دائمی است.

بستن حساب های دائمی

جهت صدور سند اختتامیه در گام اول باید تمام اسناد مالی را ثبت قطعی کرده و تمام حساب های دائمی که دارای مانده بدهکار هستند را بستانکار و سپس حساب تراز اختتامیه را به مجموع مبالغ مانده ها بدهکار می کنیم سپس تمام حساب های دائمی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار و سپس حساب تراز اختتامیه را به مجموع مبالغ مانده ها بستانکار می کنیم.

افتتاح حساب های دائمی در ابتدای سال مالی جدید

افتتاح حساب های دائمی معکوس ثبت بستن آنها در انتهای سال است. به عبارت دیگر حساب هایی که در ثبت سند اختتامیه بستانکار شده اند، بدهکار و حساب تراز افتتاحیه بستانکار می شود (جدول دوم). سپس حساب هایی که در ثبت سند اختتامیه بدهکار شده اند، بستانکار و حساب تراز افتتاحیه بدهکار می شود (جدول اول).

بستن سال مالی در نرم افزار اوراش

اولین اقدامی که برای شروع عملیات مالی با استفاده از نرم افزار اوراش انجام می شود، ایجاد دوره مالی است. حال آنکه برای کاربرانی که بیش از یک دوره مالی از نرم افزار خود استفاده می کنند، این فرآیند ضمن ایجاد بانک اطلاعاتی مجزا برای دوره مالی جدید اقداماتی دیگری توسط نرم افزار بصورت اتومات انجام می شود. این فرآیند در نرم افزارهای مختلف متفاوت است. عموما در نرم افزارهای حسابداری فرآیند ایجاد دوره وابسته به بستن حساب ها و مانده گیری گردش های مربوط به کالا و اسناد بانکی و سایر اجزای اطلاعات دوره مالی قبل می باشد.
در نرم افزار یکپارچه مالی اوراش در اقدامی منحصر به فرد کاربر در حداقل زمان و با بیشترین کارآیی اقدام به ایجاد دوره مالی می کند . بدین معنی که پس از فعال کردن دوره جدید ، کاربر می تواند عملیات اجرایی خود را بصورت پیوسته ادامه دهد و نیازی به مانده گیری اطلاعات و انتقال از دوره قبل نمی باشد. عملیات بستن حسابها و موجودی گیری کالاها و اسناد بانکی و غیره بطور اتومات انجام می شود . پس از این اقدام در هر زمانی که میسر بود با تشخیص کاربر، فرآیند بستن حسابها و انتقال مانده ها به عنوان اول دوره انجام می شود.

کلام پایانی

یکی از اصلی ترین وظایف حسابداران اجرای صحیح اقدامات حسابداری در پایان سال مالی محسوب می شود؛ زیرا کوچک ترین خطا و سهل انگاری در انجام موارد ذکر شده فوق، منجر به بروز چالش های بزرگی برای واحد اقتصادی می شود. از این رو همه حسابداران نیاز مبرم به کسب مهارت های حرفه ای حسابداری به صورت عملی و اجرایی دارند که این مهم در سایه کسب آموزش حسابداری جامع و علم آموزی در محضر اساتید خبره حسابداری امکان پذیر است.