اموال گردانی چیست و چه کاربردی دارد؟ با دستورالعمل‌ها و روش‌ها آشنا شوید

برنامه‌ریزی صحیح، سنگ بنای موفقیت هر سازمانی است. مدیران، به‌عنوان سکان‌داران این نهادها، نیازمند اشراف کامل بر دارایی‌های سازمان در هر بازه زمانی مشخص هستند. فقدان اطلاعات دقیق در خصوص وضعیت مالی، می‌تواند پیامدهای ناگواری را برای شرکت‌ها رقم بزند. اموال گردانی، فرایندی حیاتی در حوزه مالی سازمان‌ها بوده که امکان دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز در مورد اموال ثابت را فراهم می‌سازد. این فرایند، با ارائه تصویری روشن از دارایی‌ها، به مدیران در اتخاذ تصمیمات آگاهانه و بهینه یاری رسانده و از بروز بحران‌های مالی پیشگیری می‌کند. در ادامه این مطلب از سایت اوراش به بررسی اهمیت اموال گردانی و مزایای آن خواهیم پرداخت.

اموال گردانی چیست؟

اموال گردانی، فرایندی مهم در عرصه مدیریت مالی سازمان‌ها به شمار می‌رود. در پاسخ به این سوال که اموال گردانی چیست، می‌توان گفت که اموال گردانی به معنای گردآوری، ثبت و نگهداری اطلاعات جامع و دقیق مربوط به‌تمامی اموال ثابت یک سازمان است. هدف اصلی این فرایند، فراهم‌آوردن داده‌های ضروری از طریق تطبیق دارایی های موجود شامل دارایی های قابل استفاده ، اسقاطی و کنارگذاشته شده با اطلاعات مندرج در دفاتر ، برای مدیران در جهت اتخاذ تصمیمات آگاهانه و کارآمد خواهد بود.

مدیریت اموال از طریق اموال گردانی، می تواند یک اطمینان نسبی برای وضعیت دارایی های ثبت شده در دفاتر ایجاد کند. بنابراین اجرای درست اموال گردانی از اهمیت بالایی برخوردار است که در ادامه به آن می پردازیم.

اهمیت و کاربرد اموال گردانی در سازمان‌ها

اموال، شامل دارایی‌های ثابت و موقت سازمان است که برای پیشبرد فعالیت‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرند. اموال گردانی به معنای شناسایی، ثبت، شمارش و ردیابی این اموال است و می تواند نقش مهمی در بهبود عملکرد و کارایی سازمان ایفا ‌کند.

یکی از مهم‌ترین کاربردهای اموال گردانی، ایجاد پایگاه داده‌ای جامع از تمامی اموال سازمان است. این امر، دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مربوط به هر دارایی را فراهم کرده و صرفه‌جویی قابل‌توجهی در زمان و هزینه به همراه دارد. جمع‌داری اموال به‌صورت اصولی، امکان گزارش‌گیری دقیق از وضعیت دارایی‌ها را فراهم ساخته و به مدیران در تصمیم‌گیری‌های آگاهانه کمک می‌کند.

استفاده از نرم‌افزار اموال گردانی، فرایند کنترل و مدیریت دارایی‌ها را تسهیل و تسریع می‌بخشد. این نرم‌افزارها امکان ثبت دقیق اطلاعات، ردیابی موقعیت مکانی، و تعیین مسئول نگهداری اموال را فراهم می‌کنند.

ردیابی دارایی‌ها و کاهش خطا

یکی از مهم‌ترین مزایای اموال گردانی، امکان ردیابی دقیق دارایی‌ها به شمار می‌آید. با استفاده از روش‌های نوین ردیابی، مانند بارکد و RFID، می‌توان به طور دقیق موقعیت و وضعیت هر دارایی را در هر لحظه پیگیری کرد. این امر، از اتلاف وقت برای جستجوی اموال مفقود شده جلوگیری می‌کند و امکان مدیریت بهینه دارایی‌ها را فراهم می‌سازد. همچنین، اموال گردانی با ایجاد یک پایگاه‌داده جامع و دقیق از تمامی دارایی‌ها، به کاهش خطاهای مربوط به اطلاعات نادرست و تصمیم‌گیری‌های اشتباه کمک می‌کند. اموال گردانی و پلاک‌گذاری دارایی‌ها به کاهش خطا در محاسبات کمک می‌نماید.

افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها

اموال گردانی با ارائه اطلاعات دقیق و به‌روز در مورد وضعیت دارایی‌ها، به مدیران امکان می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه‌تری در مورد تخصیص منابع، تعمیر و نگهداری و جایگزینی دارایی‌ها بگیرند. این امر منجر به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های مرتبط با مدیریت دارایی‌های ثابت می‌شود. با استفاده از اطلاعات حاصل از اموال گردانی، می‌توان برنامه‌های تعمیر و نگهداری پیشگیرانه را بهینه‌سازی کرد، از خرابی‌های ناگهانی جلوگیری کرد و عمر مفید دارایی‌ها را افزایش داد.

ایجاد شفافیت در گزارش‌گیری مالی و مدیریتی

اموال گردانی با فراهم‌کردن اطلاعات دقیق و قابل‌اتکا در مورد دارایی‌ها، به ایجاد شفافیت در گزارش‌گیری مالی و مدیریتی کمک می‌کند. این امر، به سهام‌داران، سرمایه‌گذاران و سایر ذی‌نفعان اطمینان می‌دهد که دارایی‌های سازمان به طور صحیح و کارآمد در حساب ها ثبت و مدیریت می‌شوند. گزارش‌های دقیق و شفاف، مبنای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و ارزیابی عملکرد سازمان را فراهم می‌کنند. همچنین، اموال گردانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا الزامات قانونی و استانداردهای حسابداری مربوط به مدیریت دارایی‌ها را رعایت کنند.

دستورالعمل اموال گردانی به شیوه مدرن

امروزه، روش‌های سنتی اموال گردانی جای خود را به سیستم‌های مدرن و هوشمند داده‌اند که سرعت، دقت و کارایی بیشتری را به ارمغان می‌آورند. در ادامه، به بررسی دستورالعمل اموال گردانی به شیوه مدرن و مراحل کلیدی آن می‌پردازیم.

 صورت‌برداری از اموال و دارایی‌ها

اولین گام در فرایند اموال گردانی، جمع‌آوری دقیق و کامل اطلاعات مربوط به‌تمامی اموال و دارایی‌های سازمان است. ثبت اطلاعات در نرم‌افزارهای اموال گردانی و حسابداری این امکان را ایجاد می کند تا مدیریت و پیگیری آن ها به آسانی و دقت فراهم شود. اطلاعات ضروری برای ثبت در این مرحله عبارت‌اند از:

• نام دارایی ها
• مشخصات دارایی ها
• تعداد دارایی
• محل قرارگیری
• شرایط نگهداری
• تاریخ خرید
• میزان ارزش
• مسئول اموال
• آخرین تعمیرات
• وضعیت فعلی (سالم یا غیرقابل‌استفاده)
• سایر اطلاعات

لازم به ذکر است که اموال موجود در انبار فروشنده نیز به‌عنوان اموال موقت در نظر گرفته شده و موجودی و فروش آن‌ها از طریق فرایند اموال گردانی قابل‌ردیابی است این دارایی ها در سرفصل دارایی های ثابت نزد انبار در حساب ها ثبت می شوند و تا زمان آغاز بهره برداری استهلاکی برای آن ها شناسایی نمی شود. همچنین، باید دقت شود که از ثبت مجدد اموالی که قبلاً ثبت شده‌اند با نام‌های دیگر جلوگیری شود. در ادامه، محل استقرار اموال، مسئول تحویل‌گیرنده و مرکز هزینه اموال باید به طور دقیق مشخص و تعریف شوند.

 تعریف کدینگ دارایی‌ها و ساختار کدگذاری

به‌منظور سازماندهی و شناسایی آسان‌تر دارایی‌ها، اختصاص کد یا شماره منحصربه‌فرد به هر طبقه یا دارایی ضروری است. این کدها باید در سیستم ثبت شده و ساختار کدگذاری به‌صورت منطقی و قابل‌فهم تعریف شود. استفاده از یک فایل اکسل برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به کدینگ دارایی‌ها و محل استقرار آن و استفاده کننده از دارایی ، می‌تواند مفید باشد.

 برچسب‌گذاری یا پلاک‌کوبی اموال

برچسب‌گذاری یا پلاک‌کوبی اموال، باهدف ردیابی و نگهداری سابقه هر یک از دارایی‌ها و جلوگیری از خطا و سوءاستفاده انجام می‌شود. برای هر یک از اموال، باتوجه‌به کد تعریف شده در سیستم، یک شماره برچسب اموال تعریف شده و به‌صورت بارکد یا کد روی اموال نصب می‌شود. قبل از شروع پلاک‌کوبی اموال، لازم است قالب برچسب اموال به تأیید مدیران مربوطه برسد. کد برچسب اموال در سیستم باید در مقابل کد اموال مربوطه قرار گیرد.

پالایش اطلاعات، تطبیق با دفاتر مالی و ثبت نهایی

پس از اتمام فرایند صورت‌برداری، اطلاعات جمع‌آوری شده باید پالایش و تفکیک شوند. این کار باتوجه‌به کدهایی که در سیستم حسابداری تعریف شده است، انجام می‌شود. در مرحله بعد، اسناد حسابداری اموال و دارایی ثابت صادر می‌شوند. سپس، طبق استانداردهای حسابداری، اموال گروه‌بندی شده و نحوه و عوامل محاسبه استهلاک هر گروه محاسبه می‌گردد.

با درنظرگرفتن مرکز هزینه هر دارایی، اطلاعات گردآوری شده با گردش فعلی دفاتر مالی تطبیق داده می‌شوند. در صورت وجود مغایرت، اصلاحات موردنیاز در لیست اموال یا دفاتر مالی انجام می‌شود. در نهایت، تمامی اطلاعات در نرم‌افزار مربوطه  ثبت می‌گردند.

ابزارهای اموال گردانی مدرن و هوشمند

امروزه، سیستم‌های هوشمند و مکانیزه، مسئولیت اموال گردانی را بر عهده دارند. این سیستم‌ها، امکان دسترسی آسان و سریع به اطلاعات، ردیابی دقیق دارایی‌ها و کاهش خطاهای انسانی را فراهم می‌آورند. از جمله این ابزارها می‌توان به موبایل کامپیوترها، فناوری بارکد، تگ یا برچسب RFID و نرم‌افزارهای اموال گردانی اشاره کرد که در ادامه بیشتر به آنها می پردازیم.

سیستم بارکد یک‌بعدی و دوبعدی

در اموال گردانی با بارکد، هر یک از اقلام دارایی، با یک شماره منحصربه‌فرد شناسایی می‌شوند. این شماره، اطلاعات مربوط به آن دارایی را در خود جای‌داده و به‌عنوان شناسنامه آن عمل می‌کند. بارکدها به دو نوع یک‌بعدی و دوبعدی تقسیم می‌شوند که هرکدام، باتوجه‌به قابلیت‌های متفاوت خود، در شرایط خاصی مورداستفاده قرار می‌گیرند. پس از اختصاص بارکد به دارایی، یک برچسب حاوی بارکد، با استفاده از پرینترهای صنعتی، چاپ و بر روی دارایی چسبانده می‌شود.

این برچسب‌ها، از چسبندگی بالا، دوام طولانی‌مدت و امنیت اطلاعات برخوردارند. اطلاعات موجود در بارکد، با استفاده از دستگاه اسکنر یا هندهلد PDA رمزگشایی شده و در نرم‌افزار اموال گردانی نمایش داده می‌شود. این اطلاعات، قابل‌ویرایش و به‌روزرسانی هستند. برای اطمینان بیشتر، معمولاً زیر بارکد، کد اموال نیز درج می‌شود تا در صورت آسیب‌دیدگی بارکد، امکان ردیابی دارایی از طریق کد اموال وجود داشته باشد.

استفاده از RFID و موبایل کامپیوترها

تگ یا برچسب RFID (Radio-Frequency Identification) از جمله ابزارهای پیشرفته برای استفاده در اموال گردانی است که فرایند ردیابی و شناسایی دارایی‌ها را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد. این تگ‌ها، حاوی یک میکروچیپ هستند که اطلاعات مربوط به دارایی را در خود ذخیره می‌کنند و با استفاده از امواج رادیویی، اطلاعات را به دستگاه خواننده منتقل می‌کنند. استفاده از RFID، سرعت و دقت اموال گردانی را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد و امکان ردیابی دارایی‌ها در فواصل دورتر را فراهم می‌آورد. موبایل کامپیوترها نیز نقش مهمی در اموال گردانی ایفا می‌کنند. این دستگاه‌ها، با امکان دسترسی همیشگی به اطلاعات و ویرایش آن‌ها، فرایند اموال گردانی را تسهیل خواهند کرد.

اموال گردانی در حسابداری: نقش نرم‌افزارها و استانداردها

نرم‌افزارهای حسابداری جدید نقش بسزایی در تسهیل و بهبود فرایند اموال گردانی ایفا می‌کنند که در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد:

اتصال فاکتور، سند حسابداری و دارایی ثابت

در روش‌های سنتی، ثبت دارایی‌های ثابت در اسناد حسابداری با محدودیت‌هایی مواجه بود. اما، نرم‌افزارهای حسابداری امکان اتصال مستقیم فاکتور خرید، سند حسابداری مربوطه و اطلاعات جزئی دارایی ثابت را فراهم می‌کنند. به‌این‌ترتیب، برای هر دارایی، یک فاکتور خرید صادر شده و نرم‌افزار به طور خودکار سند حسابداری مربوطه را ثبت می‌کند. جدول اضافات و الحاقات و محاسبه استهلاک دارایی را گزارش گیری می کند.

ویژگی‌های سیستم دارایی ثابت در نرم‌افزارهای حسابداری

سیستم‌های دارایی ثابت در نرم‌افزارهای حسابداری دارای ویژگی‌های متعددی هستند که فرایند اموال گردانی را تسهیل می‌کنند. این ویژگی‌ها شامل موارد زیر است:

• طبقه‌بندی دارایی‌ها (مثلاً، دستگاه کپی > برند و مدل)
• ثبت محل استقرار دارایی (واحدسازمانی)
• تعیین عمر مفید دارایی و محاسبه استهلاک
• ایجاد برچسب (لیبل) با کد نرم‌افزاری برای هر دارایی
• گزارش‌گیری دقیق و متنوع در مورد وضعیت دارایی‌ها

وظایف حسابدار اموال یا جمع‌دار در حسابداری اموال و دارایی ها

در شرکت‌های بزرگ، حسابدار اموال یا جمع‌دار، مسئولیت اصلی اموال گردانی را بر عهده دارد. وظایف او در حسابداری شامل موارد زیر است:

• ثبت خرید دارایی‌های ثابت در سیستم
• الصاق برچسب (لیبل) به هر دارایی
• پیگیری و ردیابی دارایی‌ها
• نظارت بر زمان اسقاط دارایی‌ها

با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری مانند اوراش، حسابدار اموال قادر است فرایند اموال گردانی را به‌صورت دقیق‌تر، سریع‌تر و کارآمدتر انجام دهد و اطلاعات ارزشمندی را برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی فراهم کند.

نتیجه‌گیری؛ نقش کلیدی اموال گردانی در موفقیت مالی سازمان‌ها

اموال گردانی، فرایندی حائز اهمیت در مدیریت مالی و حسابداری سازمان‌ها محسوب می‌گردد که امکان ایجاد یک پایگاه‌داده جامع و قابل‌اعتماد از دارایی‌ها را فراهم می‌سازد. این امر، دسترسی سریع مدیران به اطلاعات موردنیاز را تسهیل نموده و در نتیجه، تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر را ممکن می‌سازد. علاوه بر این، اموال گردانی بهینه‌سازی هزینه‌های نگهداری اموال و تقویت امنیت اطلاعات مالی سازمان را به دنبال دارد. توصیه می‌شود که در پایان هر سال مالی، ارزیابی و کنترل دقیق اموال سازمان در دستور کار قرار گیرد. استخدام یک امین اموال متخصص نیز می‌تواند با بهره‌گیری از تجربیات وی، به حفاظت، نگهداری و مدیریت اثربخش دارایی‌ها کمک شایانی نماید و در نهایت، منجر به کاهش هزینه‌ها گردد.

شایان‌ذکر است، آشنایی با نرم‌افزارهای مرتبط مانند اوراش با اموال گردانی و استفاده از آن‌ها، ضمن افزایش سرعت و دقت، خطاهای انسانی را به حداقل رسانده و به کاهش هزینه‌های مرتبط با این فرایند کمک می‌کند؛ لذا، توصیه می‌شود نسبت به این نرم‌افزارها شناخت کافی کسب نموده و در صورت لزوم، از آن‌ها بهره‌برداری گردد.

سوالات متداول درباره اموال گردانی