سامانه مودیان اوراش
راهکار دورکاری اوراش
اپلیکیشن های موبایل
وب سرویس اوراش
ویژه اصناف و مشاغل
مقدمه
انبارداری چیست؟ انباردار کیست؟ انبارها و موجودی‌هایشان به چند دسته تقسیم می‌شوند؟ در این مقاله از تیم تحریریه اوراش به بررسی مفهوم انبارداری می‌پردازیم و انواع انبار را بررسی می‌کنیم. سپس با تعدادی از اصطلاحات پرکاربرد و رایج در این حوزه آشنا می‌شویم و مراحل آن را توضیح میدهیم. تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
انبار دار کیست؟
انباردار به‌عنوان اولین فرد مسئول کالاهای ذخیره‌شده در انبار، نقش واسط بین سازمان، انبار و مصرف‌کننده را ایفا می‌کند. بسته به میزان و حجم کالاها، انباردار می‌تواند یک فرد یا یک تیم باشد و این تصمیم با مدیر انبار است. از وظایف اصلی انباردار می‌توان به دریافت صحیح، نگهداری مناسب و تحویل باکیفیت کالا اشاره کرد. درصورتی‌که این وظایف به‌درستی انجام نشود، مسئولیت قطع زنجیره تأمین بر عهده او خواهد بود. این شغل ممکن است با چالش‌هایی نیز مواجه شود.
وظایف انباردار
برخی از وظایف یک انباردار عبارت‌اند از:
- مدیریت و سازماندهی پرسنل زیر دست و گزارش دهی صحیح به مدیر
- پردازش چیدمان قفسه و تعیین محل هر کالا بر اساس قوانین و اصول
- رسیدگی به برخی از کارهای اداری
- بررسی کمیت کالای ذخیره شده
- تعیین کمبود کالا و ارسال سفارش
- صادر کردن قبض و دریافت کالا در زمان سررسید
- ثبت مشخصات کالا
- کدگذاری
- طبقه‌بندی
- بایگانی
- بررسی عبور و مرور افراد به داخل انبار
تعریف انبار و انبارداری
همان‌طور که در مقدمه این مطلب نیز ذکرشد، انبارداری یکی از اجزای مهم در فرایند لجستیک است و درواقع اقدامات مختلفی در حوزه مدیریت تأمین یا سازماندهی ورودی‌ها و خروجی‌ها را شامل می‌شود. به‌عبارت‌دیگر، جریان ورود و خروج کالاها و محصولات در یک سازمان به‌عنوان انبارداری شناخته می‌شود.
به بیانی ساده‌تر، انبارداری عبارت است از فرایند ذخیره‌سازی کالاهای فیزیکی یا موجودی‌های یک کسب‌وکار در یک انبار یا تأسیسات ذخیره‌سازی، پیش از آن که به فروش رسیده یا توزیع شوند. انبارها علاوه بر ذخیره‌سازی محصولات به شکل ایمن و حفاظت از آنها، امکان ردیابی وضعیت و مکان یک کالا، زمان رسیدن آن، مدت‌زمان حضور در انبار و میزان موجودی آن را نیز فراهم می‌کنند.
انواع انبار
بر اساس نوع کالا
- انبارهای عمومی: برای ذخیره‌سازی انواع مختلف کالاها.
- انبارهای تخصصی: برای کالاهای خاص مانند مواد غذایی، دارو، یا محصولات الکترونیکی.
بر اساس عملکرد
- انبارهای توزیع: برای توزیع کالاها به خرده‌فروشی‌ها یا مشتریان.
- انبارهای نگهداری: برای ذخیره‌سازی طولانی‌مدت کالاها.
بر اساس نوع ساختار
- انبارهای فلزی: معمولاً از فولاد ساخته می‌شوند و برای انبارهای بزرگ مناسب هستند.
- انبارهای بتنی: برای انبارهای دائمی و با ظرفیت بالا.
- انبارهای پیش‌ساخته: در کارخانه ساخته شده و در محل نصب می‌شوند.
بر اساس نوع ذخیره‌سازی
- انبارهای خودکار: شامل سیستم‌های ذخیره‌سازی و بازیابی خودکار.
- انبارهای دستی: نیاز به کارگران برای مدیریت و ذخیره‌سازی کالاها دارند.
بر اساس دما
- انبارهای سردخانه‌ای: برای ذخیره‌سازی کالاهایی که نیاز به دماهای پایین دارند.
- انبارهای دمای محیط: برای کالاهایی که نیاز به دمای خاصی ندارند.
بر اساس مدت زمان نگهداری
- انبارهای موقت: برای ذخیره‌سازی کوتاه‌مدت کالاها.
- انبارهای دائمی: برای ذخیره‌سازی طولانی‌مدت کالاها.
این دسته‌بندی‌ها به بهینه‌سازی مدیریت انبار و افزایش کارایی در ذخیره‌سازی و توزیع کالاها کمک می‌کنند.
انواع موجودی انبار
موجودی‌های جنسی انبار را می‌توان به چند دسته اصلی تقسیم‌بندی کرد:
موجودی‌های خام
مواد اولیه: موادی که برای تولید محصولات نهایی استفاده می‌شوند، مانند فولاد، چوب، و پلاستیک.
موجودی‌های نیمه‌ساخته
محصولات نیمه‌تمام: کالاهایی که هنوز به مرحله نهایی تولید نرسیده‌اند و نیاز به پردازش بیشتر دارند.
موجودی‌های نهایی
محصولات نهایی: کالاهایی که آماده فروش یا توزیع هستند.
موجودی‌های مصرفی
وسایل و تجهیزات مصرفی: کالاهایی که در فرایند تولید یا خدمات استفاده می‌شوند، مانند ابزار و لوازم جانبی.
موجودی‌های نگهداری
موجودی‌های ایمنی: موجودی اضافی برای جلوگیری از کمبود در زمان‌های غیرمنتظره یا افزایش تقاضا.
موجودی‌های فصلی
محصولات فصلی: کالاهایی که فقط در زمان‌های خاصی از سال مورد تقاضا هستند، مانند لباس‌های تابستانی یا زمستانی.
اصطلاحات کاربردی انبارداری چیست؟
به‌منظور استفاده صحیح از نرم‌افزارهای انبارداری چاره‌ای جز آشنایی با اصطلاحات این حوزه نیست. تعدادی از پرکاربردترین اصطلاحات تخصصی انبارداری عبارت‌اند از:
- موجودی: مقدار کل کالاها یا مواد ذخیره شده در انبار از قبیل مواد اولیه، نیمه‌ساخته یا محصولات نهایی
- مدیریت موجودی: پروسه پیگیری، مدیریت و کنترل سطوح موجودی باهدف اطمینان از تأمین کافی و بهینه‌سازی هزینه‌ها
- کد کالا و تگ: برگهٔ چسبیده به کالاها
- چیدمان انبار: شیوه سازماندهی فیزیکی کالاها و مواد در داخل انبار
- پیکینگ: پروسه جمع‌آوری اقلام از انبار و ارسال آن به مشتری یا برای تولید
- ورودی: ورود کالاها، اقلام یا مواد اولیه به انبار از طرف تأمین‌کنندگان یا تولیدکنندگان
- خروجی: خروج کالاها از انبار برای تحویل به مشتریان یا ارسال به نقاط دیگر
- محصولات آسیب‌دیده: کالاهای آسیب‌دیده و نیازمند تعمیر، بازیابی یا خروج طی فرایند حمل‌ونقل یا انبارش
- تاریخ انقضا: تاریخ غیرقابل‌مصرف شدن یک کالا
فلوچارت و فرایندهای اصلی انبارداری چیست؟
به‌طورکلی فلوچارت‌ها و فرایندهای اصلی انبارداری را می‌توان به دسته تقسیم کرد: فلوچارت‌های ساده، فلوچارت‌های متوسط یا مدیوم و فلوچارت‌های پیچیده.
مراحل انبارداری
در ادامه چهار مرحله اصلی انبار داری که شامل پذیرش کالا، جاگذاری و جابجایی کالا، درخواست خروج کالا و بسته بدی و تحویل کالا هست را توضیح میدهیم.
پذیرش کالا
باتوجه‌به قوانین و مقررات ورود کالا به انبار، صاحبان کالا اقدام به صدور مجوزهای لازم از قبیل درخواست تحویل کالا به انبار همراه با مدارک مرتبط، می‌کنند. کالاها در انبار، با کنترل نگهبانی پذیرش می‌شوند و سپس وارد فضای انبار می‌گردند. بعدازاین مراحل، کالاهای موجود در انبار از لحاظ موجودی و ظاهر بادقت مورد بررسی قرار می‌گیرند و چنانچه هرگونه مغایرت و ایرادی در محصولات پیدا شود، این اطلاعات به ثبت می‌رسند و سپس صورت‌جلسه می‌شوند. درصورتی‌که کالاها سالم باشند، دسته‌بندی می‌شوند و سپس به‌منظور چیدمان، به بخش مرتبط در انبار فرستاده می‌شوند.
جاگذاری و جابجایی کالا
باتوجه‌به قوانین و استانداردهای انبار، بعد از چک‌کردن کالا در مورد مکان مناسب محصولات و نحوه ذخیره‌سازی آن، تصمیم‌گیری می‌شود. پس از تکمیل این پروسه، نماینده قانونی شخص یا صاحب کالا، می‌تواند رسید انبار را دریافت کند.
درخواست خروج کالا
تمامی مراحل به‌منظور درخواست برای خروج کالا، باید به‌درستی انجام شوند. درصورتی‌که خریدار و یا صاحب کالا درخواست بسته‌بندی کند، این مرحله حتماً باید در انبار به انجام برسد. گذشته از این، در این قسمت از کار، فهرستی از کالاها و اقلام بارگیری شده و اطلاعاتشان در قالب فاکتور، بارنامه و… به ثبت می‌رسد.
بسته بندی و تحویل کالا
پس از صدور تمامی مجوزها و تأییدیه‌های لازم برای صدور کالا از انبار، فرایند تحویل کالا آغاز می‌شود. در این مرحله، از تجهیزات مناسب حمل‌ونقل و استخراج کالا استفاده می‌شود تا محصول و کالای موردنظر هیچ آسیبی نبیند. گاهی اوقات، بسته‌بندی‌شدن کالایی که قرار است تحویل داده شود، ضروری است؛ در چنین شرایطی این کار اغلب در انبار انجام می‌شود. درنهایت نیز اسنادی به‌منظور تضمین تحویل سالم کالای موردنظر تهیه خواهد
شد.
انواع فرم در انبارداری چیست؟
ازآنجاکه انبارداری از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان یا شرکتی به شمار می‌رود، به‌منظور انجام بهتر و بی‌نقص‌تر امور مرتبط با انبار و انبارداری، تکمیل فرم‌های طراحی شده برای کنترل روند ورود و خروج کالا یا مواد از انبار، گزارش‌گیری‌های مقطعی و… بسیار کمک‌کننده است. برخی از انواع فرم‌های انبارداری عبارت‌اند از:
- کارت انبار
- برگ درخواست جنس انبار
- لیست‌های انبارداری و حواله انبار
- برگ برگشت کالا به انبار
- لیست‌های انبارداری و رسید انبار
- برگ رسید مستقیم
- لیست‌های انبارداری و لیست موقت
- اعلامیه ارسال کالا
چیدمان انبارداری
چیدمان سیستم انبارداری است، یکی از مفاهیم مهم در انبارداری است و به معنای شیوه ذخیره‌سازی و چینش اقلام و کالاها در انبار است.
چیدمان انبارداری اگر به شیوه درستی انجام شود، می‌تواند در مدیریت موفق انبار تأثیر به سزایی داشته باشد. چیدمان ایمن و صحیح، مدیریت ورود و خروج موجودی‌ها بر اساس تاریخ انقضا یا ورود، دسترسی آسان، راحت و سریع به کالاها و اقلام و افزایش ظرفیت ذخیره‌سازی، با شیوه چیدمان اقلام در انبار ارتباطی مستقیم دارند.
مزایای انبارگردانی
انبارگردانی اصولی و حرفه‌ای، مزایای بی‌شماری برای کسب‌وکارها به همراه دارد. تعدادی از رایج‌ترین مزایای انبارگردانی عبات اند از:
- حصول اطمینان از اعداد و ارقام به ثبت رسیده در صورت‌حساب‌ها و گزارش‌های مالی
- کاهش میزان خطای کار
- پایش عملکرد حسابداران و افراد مشغول به کار در انبار
- تفکیک ضایعات و موجودی غیرقابل‌مصرف
- ایجاد نظم در فضای انبار
- جلوگیری از تجمیع کالاها و اقلام در انبار
- کاهش خسران و ضرر ناشی از فاسدشدن کالاهای دارای تاریخ انقضا
نرم افزار انبار داری
جمع بندی
در این مقاله از تیم تحریریه اوراش، با مفهوم انبارداری آشنا شدیم و به این سؤال پاسخ دادیم که انباردار کیست؟ در ادامه وظایف انباردار را بررسی کردیم و کمی دقیق‌تر به تعریف انبار و انبارداری پرداختیم. انواع موجودی انبار را معرفی کردیم و اصطلاحات رایج و کاربردی انبارداری را برشمردیم. در انتهای مقاله نیز درمورد انواع فرم در انبارداری، چیدمان انبارداری و مزایای انبارگردانی صحبت کردیم.
سوالات متداول
مشکلات رایج در انبارداری چیست؟
از میان مشکلات رایج در انبارداری می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- کمبود یا اضافی موجودی
- ناهماهنگی در ثبت و پیگیری کالاها
- فضای ناکافی یا نامناسب برای ذخیره‌سازی
- خطاهای انسانی در مدیریت موجودی
- تأخیر در تحویل کالاها
تفاوت انبار و انبارداری چیست؟
انبار، مکانی فیزیکی برای نگهداری کالاهاست، در حالی که انبارداری به فرآیند مدیریت و کنترل موجودی کالاها، ذخیره‌سازی و تحویل آنها در انبار اشاره دارد.
تفاوت انبار داری و انبار گردانی چیست؟
انبارداری فرایند مدیریت و کنترل ورود و خروج کالاها در انبار است، درحالی‌که انبارگردانی به شمارش و بررسی موجودی‌های انبار به‌صورت دوره‌ای برای اطمینان از دقت اطلاعات ثبت‌شده می‌پردازد
