سامانه مودیان اوراش
راهکار دورکاری اوراش
اپلیکیشن های موبایل
وب سرویس اوراش
ویژه اصناف و مشاغل
انبارگردانی عبارت است از کنترل فیزیکی فضای انبار، سرشماری موجودی کالاها و اقلام و بررسی مغایرت نداشتن آن با موجودی به ثبت رسیده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا. این کار در حقیقت نوعی خانه‌تکانی است که در انبار هر مجموعه انجام می‌شود. در فرایند انبارگردانی، باید تمام مغایرت‌های موجود در موجودی انبار، شناسایی و سپس برطرف شوند. با استناد به استانداردهای مالی، شرکت‌ها و کسب‌وکارها موظف‌اند که سالانه یکبار این فرایند را در انبار خود اجرا کنند. البته تعداد دفعات انبارگردانی بر اساس تعداد و اهمیت کالاها می‌تواند دستخوش تغییر شود. به طور خلاصه، هدف اصلی انبارگردانی، بررسی کمی و کیفی موجودی انبار است.
انواع انبارگردانی
انبارگردانی سه نوع کلی دارد: انبارگردانی پایان سال، میان‌دوره‌ای و رندوم (تصادفی). در ادامه با هر یک از این سه نوع انبارگردانی بیشتر آشنا می‌شویم
انبارگردانی پایان سال
انبارگردانی سالانه، نوعی از انبارگردانی است که در پایان سال انجام می‌شود. هدف گزارش انبارگردانی سالانه در حقیقت تعیین میزان موجودی کالا، مقدار سود فروش و بررسی سود و ضرر است. انبارگردانی پایان سال دقیقاً پیش از فرارسیدن سال جدید انجام می‌شود. شرکت‌ها از طریق سرشماری کالا در پایان سال، شرکت‌ها به مواردی از قبیل کسری بودجه، نقص یا خرابی کالا رسیدگی می‌کنند. علاوه بر این موارد، کالاها و محصولات راکدی که در طی مدت زمانی طولانی به فروش نرسیده‌اند نیز بعد از اتمام انبارگردانی شناسایی می‌شوند.
انبارگردانی میان‌دوره‌ای
انبارگردانی میان‌دوره‌ای، همان‌طور که از اسم آن مشخص است، در میانه‌های سال تهیه می‌شود. انتهای شش‌ماهه اول هر سال، فرصتی طلایی به‌منظور شمارش کالاها و تطبیق موجودی انبار با صورت‌حساب‌های مالی است. درصورتی‌که انبارگردانی میان‌دوره‌ای انجام شود، نتایج و داده‌های فرم نهایی تهیه شده در انتهای سال نیز دقیق‌تر خواهد بود. گزارش انبارگردانی میان‌دوره‌ای در اواسط سال مالی منتشر می‌شود. روند این نوع انبارگردانی مشابه با انبارگردانی پایان سال است.
انبارگردانی رندوم
یکی دیگر از انواع انبارگردانی، انبارگردانی رندوم است. در انبارگردانی رندوم، هر نوع مغایرت و عدم تطابق میان کالای سنجیده شده و اطلاعات به ثبت رسیده، فوراً شناسایی می‌شوند. در صورت تهیه گزارش از موجودی انبار در فواصل زمانی نامشخص، ضریب خطا به میزان قابل‌توجهی کاهش پیدا می‌کند. گزارش گردانی رندوم عموماً باهدف افزایش دقت امور و کنترل نحوه عملکرد نیروها انجام می‌شود.
مزایای انبارگردانی
انبارها به دلیل اینکه محل نگهداری سرمایه‌ها و دارایی‌های ارزشمند هر کسب‌وکاری‌اند، اهمیت بسیار زیادی دارند. شرکت‌ها برای پیشگیری از بروز اشتباهات ممکن در گزارش‌های روزانه انبار ناچار به اجرای انبارگردانی هستند. انبارگردانی جدا از این مزیت، مزایای دیگری نیز دارد. برخی از مزایای انبارگردانی عبارت‌اند از:
- حصول اطمینان از اعداد و ارقام موجود در صورت‌ها و گزارش‌های مالی
- کاهش خطای احتمالی نیروی انسانی از قبیل حسابداران و یا انبارداران
- ایجاد نظم در انبار و شناسایی و تفکیک ضایعات انبار
- جلوگیری از رکود کالا در انبار
- شناسایی و جلوگیری از زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهایی با عمر محدود
- شناخت کالاها و محصولات پرمصرف و پر فروش انبار
انبارگردانی وظیفه کیست؟
وظیفه انبارگردانی در تعدادی از شرکت‌های کوچک که به ذخیره کالا می‌پردازند، بر عهده مسئول انبار است. در این دسته از شرکت‌ها، انباردار علاوه بر تعیین چیدمان کالا و حفظ و نگهداری آن، سرشماری و تهیه گزارش را نیز انجام می‌دهد. لازم به ذکر است که در هر نوع انبارگردانی از قبیل سالانه، میان‌دوره‌ای یا رندوم، یک نفر از پرسنل حسابداری نیز حضور دارد. البته شرکت‌هایی که انبارهای بزرگ دارند و حجم فروش و توزیع روزانه‌شان بسیار بالا است، چاره‌ای جز استخدام یک کادر مخصوص انبارگردانی ندارند.
مراحل انبارگردانی در پایان سال
در این بخش به طور خلاصه مراحل مهم و کلیدی انبارگردانی را توضیح می‌دهیم. به‌طورکلی انبارگردانی در سه مرحله قبل از شمارش کالاها، حین شمارش کالاها و پس از شمارش کالاها انجام می‌شود.
مراحل و نکات مهم قبل از شمارش کالاها
- انتخاب هماهنگ‌کننده: در اولین مرحله و پیش از شمارش کالاها، فردی به‌عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی انتخاب می‌شود.
- بررسی دستورالعمل: دستورالعمل‌ها و پروتکل‌های مشخص شده پیش از شروع انبارگردانی بررسی و در صورت وجود هرگونه مشکل، با مسئولین مربوطه در میان گذاشته می‌شوند.
- اطلاع‌رسانی و برنامه‌ریزی: روزها و ساعات شمارش انبار به‌صورت کتبی به تمام بخش‌ها اطلاع داده می‌شود. در این اطلاعیه باید تعطیلی انبار در تاریخ‌های مشخص و لزوم برآورد و تأمین نیازها قبل از این تاریخ‌ها ذکر شود.
- تشکیل گروه‌های شمارش: اعضای گروه‌های شمارش از پیش تعیین شده و آموزش‌های لازم به آنها ارائه می‌گردد.
- بازدید و آماده‌سازی انبار: پیش از آغاز شمارش، هماهنگ‌کننده از انبارها بازدید کرده و اطمینان حاصل می‌کند که اقلام به‌درستی چیده شده‌اند، کالاهای فرسوده و بدون استفاده جدا شده‌اند و برچسب مشخصات روی قفسه‌ها و کالاها نصب شده است.
- آماده‌سازی برگه‌های شمارش: دو نسخه از برگه‌های شمارش آماده، شماره‌گذاری و از قبل آماده می‌شوند.
- اطلاع از آخرین مدارک: آخرین شماره مدارک مربوط به گردش موجودی‌ها، شامل رسید کالا و برگ صدور، به فردی که مسئول هماهنگی انبارگردانی است گزارش داده می‌شود.
- گزارش موجودی‌های خاص: گزارش تعداد و مشخصات اقلام و کالاهای موجود در بخش‌های مختلف دریافت و صدور کالا به فرد مسئول هماهنگی ارائه می‌شود تا بدهی یا فاکتور برای این اقلام صادر نگردد.
- ممنوعیت جابه‌جایی کالاها: تا جای ممکن، جابه‌جاکردن اقلام میان بخش‌های مختلف حین فرایند انبارگردانی ممنوع است. هدف این ممنوعیت جلوگیری از شمارش مجدد یا عدم شمارش برخی اقلام است.
مراحل و نکات مهم در حین شمارش کالاها
- شمارش گروهی: موجودی‌برداری توسط گروه‌هایی متشکل از دو نفر انجام می‌شود. یک نفر کار شمارش را انجام می‌دهد و دیگری آن را تأیید و ثبت می‌کند.
- آمادگی برای توزین: در صورت ثبت موجودی‌ها بر اساس وزن، باید وسایل و تجهیزات لازم برای توزین آنها نیز مهیا باشد.
- شمارش مجدد: به‌منظور اطمینان بیشتر از صحت فرایند، موجودی‌های انبار دومرتبه و هر مرتبه توسط یک گروه متشکل از دو فرد متفاوت شمارش می‌شوند.
- جلوگیری از دوباره شماری: به‌منظور جلوگیری از شمارش تکراری یا نشمردن برخی از موجودی‌ها، فرایند شمارش باید بر اساس اصول مشخصی انجام شود.
- امضای برگه‌ها: ضروری است تمام برگه‌های سفارش و هرگونه اصلاح در آنها توسط هر دو گروه شمارش‌کننده امضا شوند و به تأیید برسند.
- ثبت موجودی‌های معیوب: ضروری است موجودی‌های فاسد، ناقص، معیوب، کم‌مصرف و غیراستاندارد با ذکر مورد در برگه‌های گزارش به ثبت برسند.
- باز کردن برخی بسته‌ها: باید محتویات برخی از موجودی‌های سربسته توسط گروه‌های شمارش مورد بررسی و شمارش قرار بگیرند.
نکات مهم پس از شمارش کالاها
- جمع‌آوری برگه‌های شمارش: تمام برگه‌های شمارش (شامل استفاده‌شده، باطل‌شده و استفاده‌نشده) باید برای هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری ارسال شوند تا از استفاده درست و به‌جا از تمام برگه‌ها اطمینان حاصل شود.
- بررسی اختلافات: درصورتی‌که در شمارش دو گروه اختلاف یا مغایرتی با مدارک دائمی موجودی‌ها وجود داشته باشد، تکرار فرایند شمارش با حضور حسابرسان به‌منظور تعیین عدد نهایی و صحیح انجام می‌شود.
- اصلاح برگه‌ها: پس از به‌اتمام‌رسیدن شمارش، هر اصلاحی در برگه‌های شمارش باید با آگاهی تأیید هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری و حسابرسان باشد.
- مقایسه با مدارک: ضروری است نتیجه نهایی با مدارک دائمی و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شود.
- بررسی مغایرت‌ها: پس از تأیید هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری، فرایند بررسی مغایرت‌ها و اصلاح مدارک امکان‌پذیر می‌شود.
- امضای برگه‌ها: تمام مسئولان (شمارش‌کنندگان، هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری و حسابرس داخلی) باید برگه‌های شمارش و صورت‌جلسات را امضا کنند.
- ارسال برگه‌ها: یکی از نسخه‌های مورداستفاده باید برای حسابرسان ارسال شود.
دفعات شمارش کالا در انبارگردانی
انبارگردانی معمولاً به سه روش تک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی انجام می‌شود. در ادامه، درمورد هر یک از این روش‌ها صحبت می‌کنیم.
تک شمارشی
در انبارگردانی تک شمارشی همان‌طور که از اسم آن بر می‌آید، موجودی انبار یکبار شمرده می‌شود و در صورت عدم مغایرت با کاردکس، گزارش صحت موجودی صادر می‌شود. در صورت وجود مغایرت و عدم تطابق نیز، لیستی از کالاها تهیه و انبارگردانی دو شمارشی انجام می‌شود.
دو شمارشی
در حالت دو شمارشی، برای بار دوم موجودی انبار شمارش می‌شود و چنانچه عددشمارش دوم برابر با عددشمارش اول به دست بیاید، مقدار شمارش شده موثق است و این مقدار به‌عنوان موجودی صحیح و نهایی انبار اعلام می‌شود. اما در صورت عدم تطابق میان شمارش اول و دوم، حالت سه شمارشی اتفاق می‌افتد.
سه شمارشی
در حالت سه شمارشی، موجودی انبار برای سومین بار شمرده می‌شود و فقط عدد به‌دست‌آمده از شمارش معتبر است. در نهایت موجودی شمارش سوم به‌عنوان مقدار صحیح ثبت می‌شود.
بعضی از اصطلاحات تخصصی انبارگردانی
انبارگردانی مفهوم گسترده‌ای است و شامل اصطلاحات تخصصی بسیاری می‌شود که ممکن است برای برخی از افراد نامفهوم باشند. در این بخش از مقاله تعدادی از رایج‌ترین اصطلاحات تخصصی انبارگردانی را توضیح می‌دهیم.
تگ انبارگردانی
تگ انبارگردانی، تکه کاغذ کوچکی است که اطلاعات هر کالا حین شمارش را به ثبت می‌رساند. تگ انبارگردانی در جلوگیری از تکرار شمارش کالاها و ازقلم‌نیفتادن کالاها بسیار کاربردی است.
کارت موجودی انبار
بر اساس اطلاعات موجود در کارت موجودی انبار، می‌توان پی برد که هر لحظه چه تعداد از هر کالا در انبار وجود دارد. با استفاده از کارت موجودی انبار، می‌توان خیلی راحت برای سفارش دوباره کالاها در زمان مناسب برنامه‌ریزی و از کسری موجودی یا اضافه بودن کالا جلوگیری کرد.
قفسه‌بندی
با قفسه‌بندی، می‌توان انبار را به فضایی منظم و کارآمد تبدیل کرد. از طریق دسته‌بندی و تقسیم کالاها در قفسه‌های جدا، می‌توان به‌راحتی آنها را پیدا کرد و مانع آسیب‌دیدن آنها در اثر جابه‌جایی‌های نامناسب شد.
کاردکس کالا
به کمک سیستم کاردکس کالا، می‌توان تمامی اطلاعات هر کالا را به طور دقیق به ثبت رساند و آنها را بایگانی کرد. از طریق کاردکس، پیگیری مواردی از قبیل تاریخ ورود و خروج کالا، تعداد موجودی، قیمت و سایر جزئیات نیز بسیار راحت می‌شود.
کدگذاری کالا
در فرایند کدگذاری کالا، به هر کالایی که در انبار موجود است، یک کد ویژه اختصاص داده می‌شود. به کمک این کد، شناسایی و جست‌وجوی کالاها به شکل چشمگیری آسان می‌شود و علاوه بر این، در زمان نیز صرفه‌جویی می‌شود و خطاهای انسانی نیز بسیار کاهش پیدا می‌کند.
تفاوت انبارداری و انبارگردانی
باوجوداینکه بسیاری از افراد به‌غلط، انبارگردانی و انبارداری را یکسان فرض می‌کنند، این دو اصطلاح تفاوت‌هایی کلیدی با یکدیگر دارند. انبارداری عبارت است از دریافت کالا و نگهداری از آن در بهترین و ایده‌آل‌ترین شرایط. وظیفه یک انباردار این است که کمترین میزان هزینه و بیشترین میزان امنیت را در کمترین زمان ممکن برای کالا و محصول فراهم کند.
در مقابل انبارداری، مفهومی کاملاً متفاوت تحت عنوان انبارگردانی وجود دارد که در این مقاله تا حد زیادی با آن آشنا شدید. انبارگردانی در حقیقت فرایند تهیه گزارش و ثبت اطلاعات کالا است. بررسی ارزش موجودی انبار، مشخص‌کردن مقدار کالای موجود و سرشماری محصولات و کالاهای یک کسب‌وکار جزو مسئولیت‌های انبارگردان است. در انتهای دوره مالی، در میانه‌سال مالی یا حتی در مواقع نیاز، می‌توان گزارش انبارگردانی را تهیه کرد.
نتیجه‌گیری
در این مقاله، با مفهوم انبارگردانی و مزایای آن برای کسب‌وکارها آشنا شدیم. پس از آشنایی کلی با این مفهوم، انواع آن را معرفی کردیم و سپس در این مورد صحبت کردیم که انبارگردانی وظیفه کیست؟ در ادامه مراحل و نکات مهم انبارگردانی را به ترتیب ذکر کردیم و در انتها نیز برخی از اصطلاحات تخصصی انبارگردانی را توضیح دادیم.
سؤالات متداول
استراتژی انبارگردانی چیست؟
استراتژی انبارگردانی به مجموعه‌ای از روش‌ها و فرایندها گفته می‌شود که به‌منظور مدیریت بهینه موجودی کالاها در انبارها به کار می‌رود. هدف این استراتژی جلوگیری از کمبود یا مازاد کالا، کاهش هزینه‌های نگهداری، بهبود دسترسی به اقلام و افزایش کارایی زنجیره تأمین است. از روشهای رایج می‌توان به مدیریت موجودی به‌موقع (Just-in-Time)، سیستم‌های سفارش خودکار و تحلیل تقاضا اشاره کرد.
دلیل شمارش اجناس در سه مرحله چیست؟
شمارش اجناس در سه مرحله (پیش از انبارگردانی، حین انبارگردانی و پس از انبارگردانی) برای اطمینان از دقت و صحت اطلاعات موجودی انجام می‌شود. این مراحل کمک می‌کنند تا خطاهای شمارش شناسایی و تصحیح شوند، اختلافات رفع گردد و در نتیجه داده‌ها و گزارش‌های نهایی معتبرتر و قابل‌اعتمادتر باشند.
مزیت قفسه‌بندی در انبارگردانی چیست؟
مزیت قفسه‌بندی در انبارگردانی شامل سازماندهی بهتر کالاها، دسترسی آسان‌تر به اقلام، افزایش فضای ذخیره‌سازی و بهبود دقت در شمارش و مدیریت موجودی است. در کنار این موارد، قفسه‌بندی انبار زمان جستجو و اشتباهات را کاهش می‌دهد.
