انتقال اطلاعات کارکرد پرسنل با فایل اکسل

متن ویدیوی انتقال اطلاعات کارکرد پرسنل با فایل اکسل

وقت بخیر.
با ویدیو آموزشی در خدمت شما عزیزان هستم.
در خصوص نحوه ورود اطلاعات مربوط به برگه عملیات در خصوص دستگاههای حضور و غیاب که اکثر دوستانی که زیرسیستم حقوق و دستمزد رو دارند یکی از چالشهاشون بحث ارتباط دستگاه کارت ساعت و نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد اوراش هست.
ببینید خب به طور قطع ما در برگه عملیات وقتی که میخواهیم اطلاعات را وارد کنیم حالا اگر دستگاه کارت ساعتی هم وجود نداشته باشد و اپراتور بخواهد دستی اطلاعات را بزند باید وارد فرم بشود.
حالا چه در رابطه با برگه هایی که در بخش عملیات به صورت مبلغ هستند یا برگه هایی که به شکل کارکرد هستند اطلاعات را که میخواهد وارد کند.
خب در حالت عادی که میتواند برگه جدید را بزند و کد پرسنل و میزان کارکرد را در هر کدام از برگه های اضافه کار، مرخصی و غیبت کارکرد.
اما نکته ای که وجود دارد این است که معمولا برای بحث ارتباط با دستگاه کارت ساعت و انتقال اطلاعات به نرم افزار آرایش ما چه کاری رو میتونیم انجام بدیم؟
در اولین مرحله در دستگاه کارت ساعت من یک فایل اکسل رو به شکل نمونه اینجا دارم.
یک دستگاه کارت ساعت داریم که این فرمت خروجی فایل اکسل هستش که به طور مثال کد پرسنلی، کد تفسیر، نام اضافه کار و مقدار هر کدام را در این جدول به من داده.
حالا من میخوام اطلاعات این برگه رو منتقل کنم به نرم افزار اوراش.
اولین بار این حرکت رو باید انجام بدیم که دستگاه حضورغیاب رو که انتخاب کردیم از منوی حقوق و دستمزد در قسمت تنظیمات دریافت اطلاعات از دستگاه حضورغیاب روی لینک کلیک میکنیم.
شما اینجا برگه دارید یعنی به این ترتیب که من می توانم برای دستگاه های کارت ساعت مختلف هم فایل‌های ارتباطی متنوعی را هم برایش ایجاد کنم.
حالا من یک دستگاه نمونه را ایجاد کردم.
حالا چه فیلدهایی را ما باید اینجا پر کنیم؟
ببینید در این فرم شما در قسمت سمت راست نوع در واقع فیلدی که در نرم‌افزار اوراش هستش و حالا هر کدوم از اون پارامترها، اضافه‌کار، مرخصی، غیبت، کار کردن روزانه، نوبت کاری و.
حالا هر کدام از این پارامترها که اصطلاحا کارکردی هستند و یا پارامترهایی که به صورت عدد و مبلغ هستند می‌توانید اینجا انتخاب کنید و در مقابل ستون اکسل نظیر به نظیر را آن را.
در این برگه باید یک بار به نرم‌افزار بدهید.
نکته‌ای که باید دقت داشته باشید مثلا در رابطه با بحث پارامتر اضافه‌کاری، اگر در جدول سمت راست آن را انتخاب می‌کنید، اینجا فرمت فایلی را که در سلول سلولی را که در فایل اکسل قرار هستش برای اضافه کار باشه رو به من میده. اچ اچ یعنی چی؟
این درواقع ساعت و دقیقه.
یعنی سه رقم برای ساعت در نظر گرفته.
دو رقم هم برای دقیقه.
یا مثلا در حالت آیتم مرخصی استحقاقی فرمتش رو 10 در نظر گرفته یعنی روز، ساعت، دقیقه.
در رابطه با استعلاجی فقط روز در رابطه با.
حالا مثلا فرض کنید تاخیر در ورود روز، ساعت، دقیقه یا غیبت روزانه فقط این ستونی که اینجا شما پارامتر سمت راست رو انتخاب میکنید.
فرمت مورد انتظار در فایل اکسل رو بهتون میده.
یعنی اینکه اگر من مثلا فرض بفرمایید در ستون D قرار هست که اطلاعات کارکرد اضافه کار باشه، نرم افزار این فرمت رو از شما قبول میکنه.
ببینید حالا مثلا فرض بفرمایید ستون D اینجا که من دارم ستون D من مثلا فرض کنم کنید ساعت. دقیقه. پس ساعت. دقیقه میشه.
حالا چون سه رقم برای ساعت در نظر گرفته اگر یک نفر ده ساعت و پونزده دقیقه اضافه کار داره پس میشه صفر.
ده دو نقطه پونزده.
یا در رابطه با پارامتر استعلاجی استحقاقی مثلا مرخصی استحقاقی روز ساعت دقیقه.
پس میشه صفر.
یکش میشه روز صفر چهار میشه ساعت پونزده هم میشه دقیقه.
این رو دقت داشته باشید.
و در ستون آخر هم که نظیر به نظیر.
این پارامترهایی که اینجا برای خودتون انتخاب کردیم ستون اکسل رو به نرم افزار میگید.
بعد از اینکه یک بار این بخش تنظیمات رو انجام دادید و برگه رو ثبت کردید، کار بعدی که باید انجام بدیم این هست که دیگه از اینجا به بعد هر ماه شما کاری رو که میخواهید بکنید اینه که قسمت خواندن اطلاعات اکسل رو که بریn این فرم براتون باز میشه.
از مسیر اینجا در گام اول انتخاب فایل اکسل رو انجام میدم.
خب حالا من یه فایل از پیش تعریف شده رو دارم اینجا به نام تایم.
اینجا انتخابش میکنم.
همینجا یه آیتم داره تحت عنوان اینکه.
آقا جون من سطر اول رو ببینم یا صرف نظر کنم.
من اینجا تیک صرف نظر کن رو فعال کردم. یعنی چی؟
یعنی اینکه آقا این سطر اولی که در واقع مشخصات ستون هست رو در نظر نگیر.
از سطر دوم به بعد شروع کن اطلاعات رو برای خوندن.
که خب معمولا همین اتفاق میفته.
پیش فرض هم فعال هستش.
اما اگر شما این سطر رو نداشتید در واقع میخواین از همون سطر یک شروع کنه اطلاعات رو منتقل کنه.
این تیک رو باید بر روی آیتم بعدی هم که شیت هستش.
خب حالا اگر فایل اکسل تون در شیت های مختلف هستش.
عنوان اون شیت رو باید براش انتخاب کنید.
پیش فرض هم همون شیت یک هست.
من مرحله اول رو تموم کردم میخوام برم سراغ مرحله دوم.
تنظیمات انتقال فایل اکسل.
ببینید اینجا در درجه اول چی رو از من میپرسه. انتخاب الگو.
اون دستگاه کارت ساعتی رو که رفتیم با هم تعریفش کردیم که گفتیم اگر تعداد بیشتری داشته باشید در واقع الگوی کارت ساعت های متنوعی داشته باشید اینجا برایتان لیست میکنیم.
من مثلا گفتم مدل دستگاه PW1001.
من میخوام انتقال رو انجام بدم.
برای چه ماهی میخوای انجام بدی؟
ماهش را با ماوس روی ردیف مربوطه کلیک میکنم و انتخاب میکنم.
پس گام دوم انتقال.
تنظیمات انتقال اکسل را انجام دادم و میخوام برم.
گام سوم بررسی صحت اطلاعات.
پس میزنم مرحله بعد.
یه پیغام هشدار به من میده تحت عنوان اینکه آیا از آغاز عملیات بررسی صحت اطلاعات دارید؟
بله رو که بزنم ببینید سطر به سطر اطلاعات فایل اکسل من رو بررسی میکنه که آیا این اطلاعات اطلاعاتی که داری منتقل میکنی درست هست یا نه.
تک تک سلول ها و ردیف ها رو و در واقع معتبر بودن اطلاعات رو داره بررسی میکنه.
اگر یکی از این سلول ها فرمتش برابر نباشه یا مثلا در رابطه با کد پرسنلی اطلاعاتش تطبیق نداشته باشه این رو همینجا به شما هشدار میده.
مثلا فرض کنید من در رابطه با بحث کد پرسنلی و کد تفصیلی خب همون طور که در آموزش های مربوط به نرم افزار هست من بعدا بهتون توضیح خواهم داد که حالا اون کد دستگاه کارت ساعت رو چجوری باید تطبیق بدیم با کد حساب تفصیلی.
پس تا اینجا چه اتفاقی افتاد؟
بررسی اطلاعاتمون رو انجام داد.
من میرم به مرحله بعد.
در مرحله بعد چه کاری رو داره انجام میده؟
این پیغام رو میده که مطمئن هستی این تایید رو که من بزنم با توجه به این که اطلاعات رو بررسی کرده و اثر داره، کل اطلاعات باید منطقا منتقل بشه به برگه های عملیات تایید رو بزنم.
شروع میکنه به انتقال اطلاعات.
خب خوشبختانه من تمام مواردی رو که داشتم بدون ایراد برام منتقل کرد.
حالا بریم نتیجه کار رو ببینیم.
در برگه های عملیات بخش حقوق که وارد میشید.
اینجا مثلا فرض بفرمایید که من اطلاعات مربوط به اضافه کار رو زدم.
یعنی اردیبهشت ماه رو که انتخاب کردم تمام اون حالا 10 تا ردیفی رو که براش داشتم رو برای من ایجاد کرد.
به تاریخ اول اردیبهشت که در محاسبه اردیبهشت ماه لحاظ خواهد شد.
یا مثلا اطلاعات مربوط به فایل اکسل اردیبهشت.
فایل مرخصی‌های استحقاقی و استعلاجی رو برام آورد.
به همین ترتیب هم در رابطه با غیبت و تاخیری که داشتم.
پس به این ترتیب اطلاعات فایل اکسل رو برای خودتون منتقل می کنید.
یه نکته دیگه رو هم اینجا اشاره کنم ببینید برای بحث انتقال اطلاعات فایل اکسل به صورت ماهیانه که مسیرش رو توضیح دادم خدمتتون.
از اینجا تنظیمات دستگاه کار رو انجام میدیم و خواندن رو انجام میدیم.
یکجا به صورت کلی اطلاعات بخش عملیات رو برای من منتقل میکنه.
اما شما شاید در رابطه با هر کدوم از این برگه هایی که ما اینجا داریم به طور مستقل از دستگاه کارت ساعت میخواهید اطلاعاتی را بارگذاری کنید.
معمولا اینطور حرکت ها چون در بحث حقوق و دستمزد تعداد پرسنل زیاد هستند 10 نفر 100 نفر 100 نفر.
آدم رو شما یکجا میخواید.
مثلا فرض بفرمایید کارکرد یا مثلا مساعده یا خرید از فروشگاه یا هر کدوم از این پارامترهایی رو که اینجا داریم رو میخوایم به صورت یکجا از فایل اکسل وارد کنیم.
مراحل دریافت اطلاعات از اکسل.
خب اینجا دیگه مشابه همون ویدئویی هستش که در خصوص دریافت اطلاعات در اکسل تو تمام نرم افزار کاربرد داره.
توی این ویدئو من صرفا در رابطه با اون بحث تنظیمات دستگاه کارت ساعت، حقوق و دستمزد توضیح دادم که یه مقدار متفاوت هستش با بقیه ورود اکسل هایی که توی نرم افزار هست.
یه توضیح آخر هم در رابطه با بحث این کد پرسنلی من بدم این کد پرسنلی از کجا میاد؟
کد پرسنلی شما در قسمت مبانی اطلاعات اولیه در رابطه با پرسنل شما اگر که یک کد حساب تفصیلی داری نظیر به نظیر هر پرسنل هم کد دستگاه کارت ساعت را هم داری.
در بعضی از شرکت ها این کد با این کد برابر هست.
در بعضی از شرکت ها هم متفاوته.
یعنی این کدگذاری که برای دستگاه کارت ساعت یا همون بحث کد کارگزینی کد پرونده اش اونجا وجود داره.
شاید با کد حساب تفسیر متفاوت بشه.
ما برای انتقال اطلاعات از دستگاه کارت ساعت این کد رو داریم صدا می زنیم.
در خصوص کارکرد هر کدام از اشخاصی که قرار هست که توی برگه ها اطلاعات ورود خودشون رو ثبت بکنه.
خب امیدوارم که این ویدیو مورد توجهتون قرار گرفته باشه و در رابطه با بحث ورود اطلاعات مربوط به بخش عملیات حقوق بهتون کمک بکنه.