ارسال و دریافت اطلاعات از فایل های اکسل

متن ویدیوی ارسال و دریافت اطلاعات از فایل های اکسل

وقت بخیر.
با ویدیوی آموزشی در خدمت شما هستم.
در این ویدئو توضیحاتی در خصوص ابزار و ارتباط نرم افزار با نرم افزار اکسل رو ارائه خواهم کرد.
خب در خصوص بحث اکسل قبل از اینکه من بخوام وارد محیط نرم افزار و ارتباط آن با اکسل بشوم یک توضیحی را عرض کنم خدمت شما.
عموما در رابطه با بحث استفاده از نرم افزار اکسل برای زمانی استفاده می شود که به طور مثال یک حجم زیادی از دیتا را داریم و کاربر نیاز به دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات را داشته باشد.
به طور مثال من الان در فرم جست و جوی اسناد حسابداری هستم و یک حجم زیادی از اطلاعات را روی این صفحه دارم می بینم.
خب این توضیح را میخواهم عرض کنم خدمتتون که شما قبل از اینکه بخواهید اگر صرفا در رابطه با بحث ارسال اطلاعات برای فیلتر کردن به محیط اکسل می خواهید انجام دهید.
از ابزار های موجود در محیط خود نرم افزار اوراکل غافل نباشید آن هم به این ترتیب که از منوی بالا سمت راست می توانید آیتم فیلتر را فعال کنید و در این پنجره خیلی راحت می توانید بر اساس اطلاعات موجود در صفحه.
به طور مثال من در این گزارش را جست و جوی که گرفتم که این ابزار در تمامی فرم های نرم افزار اعم از مبانی، فرم های عملیاتی و گزارشات موجود است.
به طور مثال من در این گزارش فقط ستون کل را می خواهم که سرفصل حساب IT را در آن استفاده کردم.
همزمان فقط می خواهم فیلتر کنم ردیف هایی را که سرفصل حساب تفصیلی یا صفر و یک را استفاده کرده.
به همین ترتیب که مشاهده می کنید قابلیت فیلتر کردن اطلاعات را دارید.
یا حتی اگر دنبال پارامتری می گردیم که نیاز داریم روی کل ستون های جدول جست و جو رو برامون انجام بده.
با استفاده از این ابزار میتونیم این حرکت رو انجام بدیم.
اما برگردیم سراغ بحث.
ارتباط با اکسل در تمامی فرم های این نرم افزار قابلیت ارسال به محیط اکسل رو شما دارید.
حالا یا حجم اطلاعات موجود روی صفحه همه رو میخوایم ارسال کنیم یا یک بخشی از اطلاعات رو میخوایم ارسال کنیم.
با استفاده از کلید ماوس میتونیم اون منطقه رو مارک کنیم؟
یا اگر داخل سند حسابداری هستیم یک بخشی از یک فرم یا فاکتور فروش، دریافت اسناد، دریافت صندوق، پرداخت صندوق و هر فرمی که در نرم افزار هستش.
اگر کل اطلاعات فرم رو خواسته باشیم یا بخشی از اون رو خواسته باشیم میتونیم انتخاب کنیم و مجددا بریم داخل فرم سند از منوی بالا.
حالا یا با استفاده از ابزار کنترل یا مستقیما با صفحه کلید میتونید منطقه مارک شده رو انتخاب کنید و در محیط اکسل.
آن اطلاعاتی را که ذخیره کرده‌اید را می‌توانید بارگذاری کنید.
به طور مثال من برگردم داخل اینجا و پیست را بزنم یا همان کلید کنترلی.
همان طور که مشاهده می‌کنید کل اطلاعات مربوط به آن بازه ای را که انتخاب کرده بودید را می‌توانید خیلی راحت منتقل کنید به محیط اکسل.
این اطلاعات الزاما پیوسته هم می‌تواند نباشد.
یک بخشی از اطلاعات یک فرم را می‌توانید ببینید.
مثلا من داخل این فرم فقط این قسمت را می‌خواهم بروم کپی بگیرم.
با استفاده از کلید کنترل و یا با استفاده از ابزارهای موجود در نرم‌افزار، فرم اکسل را باز می‌کنم و فقط آن منطقه مورد نظرم را پیست می‌کنم و در نرم افزار همان طور که مشاهده می‌کنید در محیط اکسل اطلاعات شما منتقل می‌شود.
با این ویژگی که ستون‌هایی که مبلغ هستند را برایتان جمع خواهد داشت.
خب این در رابطه با بحث ارسال به محیط اکسل اگر که نیاز داشتید می‌توانید میتونید انتقال رو انجام بدید.
اما ویژگی پررنگ تر در این نرم افزار در کلیه فرم ها خصوصا در زمان راه‌اندازی نرم افزار بحث ورود اطلاعات از اکسل هستش.
حجم زیادی اطلاعات دارید.
شما می‌خواهید نرم افزار رو تازه راه اندازی کنید و زمان زیادی رو از شما می گیره که بخواهیم به طور مثال کد های تفصیلی رو منتقل کنیم به داخل نرم افزار.
با استفاده از ابزار های موجود در اکثر فرم ها می تونید این عملیات انتقال رو انجام بدید.
من برای نمونه اگر از برگه های عملیاتی طی دوره بخواهیم مثال بزنیم وارد فرم سند حسابداری میشم.
یک مورد نحوه ورود اطلاعات رو توضیح میدم.
در تمامی ابزار های نرم افزار در واقع روش و رویه کار به همین ترتیب هستش.
به طور مثال من داخل سند حسابداری حالا ابتدا فایل اکسل رو با هم مشاهده می کنیم.
در سند حسابداری یک فایل اکسل را من از قبل آماده داشتم.
به این ترتیب که روی صفحه داریم با هم می بینیم.
همان طور که دارید می بینید اطلاعات مربوط به این فایل اکسل الزاما فرمت خاصی که در نرم افزار بخواد بخونه رو نداره.
هر فرمتی که باشه رویه انجام انتقال اطلاعات رو الان توضیح میدم خدمت شما.
وارد نرم افزار میشم سند حسابداری رو انتخاب میکنم به دو شکل.
من میتونم ورود اطلاعات داشته باشم هم از اطلاعات اکسل هم به شکل سربرگ.
ابتدا اطلاعات اکسل رو من توضیح بدم خدمتتون.
در واقع در این فرم من قرار هست که جزئیات یک سند حسابداری رو با توجه به فایل اکسلی که دارم میخوام منتقل کنم داخل فرم نرم افزار.
در سند حسابداری کلیک میکنم این پنجره باز میشه.
گام های مربوط به انتقال اطلاعات از اکسل رو یکی یکی طی میکنم.
ابتدا فایل مورد نظرم را انتخاب می‌کنم.
من در مسیر دسکتاپم فایلی به نام سند رو انتخاب میکنم.
بعد از اینکه انتخاب میکنید اگر فایل شما دارای شیت های مختلفی باشه میتونید شیت مورد نظرتون رو انتخاب کنید.
میرم مرحله بعد.
اصل موضوع در خصوص انتقال اطلاعات به داخل محیط نرم افزار ارایش این فرمی هستش که روی صفحه داریم با هم میبینیم.
من الان کجام؟
من در سند حسابداری هستم در سند حسابداری.
نرم افزار میگه این فیلدها رو که ستاره دار هستند الزامیه.
فیلد های غیر ستاره دار هم اختیاری هستش.
شما باید این فیلد ها رو نظیر به نظیر در فایل اکسلی که شما داری معرفی میکنی برای من تطبیق بدی یا همون مپینگ.
خوب فایل فیلد حساب کل رو معادل حساب کل میگیرم.
همانطور که مشاهده میکنید الزاما فارسی و انگلیسی بودنش هم براش مهم نیست.
فقط مهمه که شما این فیلد را نظیر کدام ستون فایل اکسل تون دارید می ذارید.
به همین ترتیب من میرم جلو.
معین رو معادل معین در نظر میگیرم.
تفصیلی را معادل تفصیلی در نظر میگیرم. بدهکار. معادل بد. بستانکار. معادل 10. شرح.
اگر داشته باشم شرح رو براش انتخاب میکنم.
حالا تفضیلی دو یا همون مرکز هزینه ای که در این نرم افزار نیاز داریم رو انتقال میدیم.
خب اینجا مپینگ رو انجام دادیم و میریم سراغ مرحله بعد.
حتی شماره سند رو هم من انتخاب نکردم.
در مرحله بعد که میرسیم به گام سوم تعیین کلید های خارجی.
خب حالا اینجا آغاز عملیات انتقال تایید رو میزنم.
ببینید اینجا اتفاقی که می افته تک تک ردیف های مربوط به فایل اکسل رو شروع میکنه به انتقال دادن به داخل سند حسابداری.
همان طور که مشاهده می کنید به من گزارش می دهد که 10 تا ردیف را توانستم ثبت کنم و رکورد 10 تا را نتوانستم ثبت کنم.
در خصوص این دو ردیفی که ثبت نشده، نرم افزار در لحظه یک فایل اکسل را برای شما تولید می کند و در داخل آن فایل اکسل به شما اطلاع می دهد که کدام ردیف ها را نتوانسته انتقال بده و آن ردیف ها چه ایرادی داشته اند.
برگردیم سراغ همان بحث انتقال.
اینجا تایید را که بزنم ردیف هایی را که قابلیت انتقال را داشتند را برای من منتقل کرد و مسلما سند هم تراز نیست و قابلیت ثبت ندارد.
بابت آن دو تا ردیفی که مشکل داشت ببینید.
یک فایل را ایجاد کرده و این ایرادات را به من گرفته.
ایراد ها چیه؟
کد کل در سیستم تعریف نشده.
خب کد کل یازده بوده و اپراتور اشتباها صدو یازده زده و اینجا هم سیزده بوده و اشتباها صد و سیزده زده.
این دو تا رو من اصلاح کردم.
فایل خطا رو دوباره اقدام به ذخیره سازی میکنم.
خب ذخیره رو که انجام میدم در اینجا به همین شیوه یک بذارید. باشه.
خب ببینید مجدد وارد دریافت اطلاعات اکسل میشم.
می خوام اون فایل هایی رو که ایراد داشت رو فقط منتقل کنم.
فایل شیت یکی رو که به عنوان خطا بود رو انتخاب می کنم.
میرم مرحله بعد.
نکته مفید در این قسمت این هستش که من دیگه مجدد نیاز نیست نظیر به نظیر اینها رو انتخاب کنم.
آیکون اینجا دارم، حافظه تاریخی داره، روش کلیک کنم، مپینگ رو برای من مجدد بارگذاری می کنه.
مرحله بعد، مرحله بعد و آغاز عملیات.
دقت بفرمایید دو ردیفی رو هم که مشکل داشت رو برای من منتقل کرد. تایید.
خب تایید رو که انجام دادم اومد اینجا داخل سند حسابداری نشست و سند هم تراز شد و قابلیت ثبت رو هم داره و آلارم میده که بعضی از ردیف های سند حسابداری تفصیلی نداره که دوستانی که کار کردن با نرم افزار اشراف دارن به این موضوع.
تاییدش میکنم و این سند منتقل شد.
علاوه بر قابلیت ارسال اطلاعات در ردیف های برگه ها، شما قابلیت این رو هم دارید که سربرگ ایجاد کنید.
به این معنی که من میخوام یک فایل اکسل داشته باشم و در اون فایل اکسل هم سند های حسابداری همراه با جزییاتش رو میخوام منتقل کنم.
یک نمونه فایل را من به این ترتیب آماده کردم. انتخابش میکنم. مرحله بعد.
خب اینجا باز یک مقدار جزییات رو داریم.
به این ترتیب که در این فایل اکسل این بار من باید اطلاعات سربرگ رو هم براش تعیین کنم.
به طور مثال نوع شعبه رو انتخاب میکنم، کد شعبه تاریخ رو انتخاب میکنم. شماره برگه.
حالا اگر توضیحات سربرگ داشته باشیم یا توضیحات ردیف که خب مسلما بحث بیشتر، بحث توضیحات ردیفه.
کد کل رو معادل کل قرار میدم.
و این هم به همین ترتیب.
تفضیلی رو هم معادل تفضیلی تفضیلی دو اگر داشته باشه معادل تفصیلی دو میگیرم.
شرح ردیف اگر داشته باشم تطبیق میدم بدهکار رو معادل بد و بستانکار رو هم معادل بیست.
خب این پارامترها حالا هم که اختیاری هست رو نزدم میرم مرحله بعد و مرحله بعد عملیات انتقال پیدا میکنه.
بله دقت بفرمایید نرم افزار در حال تولید سند حسابداری همراه با جزییات است.
هم از نظر بحث سرعت می‌توانید دقت داشته باشید که با چه سرعتی داره انتقال میده.
هم از نظر اینکه من خوشبختانه خطایی را در این فایل نداشته ام و تایید را می زنم.
اینجا به من پیغام می دهد.
سند های حسابداری سه هزار و یک تا سه هزار و نه را نرم افزار ایجاد کرد.
خیلی راحت می تونم جست و جو کنم.
شماره برگه سه هزار و یک که با استفاده از فایل اکسل به نرم افزار منتقل شده همین رویکرد رو.
یعنی شماره سند حسابداری همراه با جزییات یا برگه بعدی.
تمام برگه هایی که با استفاده از فایل اکسل انتقال داده بود رو می تونم اینجا مشاهده کنم.
این قابلیت در تمامی برگه ها موجود هست به طور مثال فاکتور خرید یا.
عموما برای بحث فاکتور فروش یا فروش کلی دارید.
ابزار دارید در ابزار میتونید خیلی راحت قابلیت انتقال اطلاعات اکسل یا جزییات یا.
همراه با سربرگ رو میتونید داشته باشید.
این قابلیت خصوصا در زمان راه اندازی نرم افزار، ایجاد کد تفصیلی و یا در رابطه با طراحی کدینگ کالا یا فایل اکسل دارید.
به طور مثال دو هزار و سه هزار قلم کد کالا هستش.
خیلی راحت میتونید در پنجره ایجاد کد کد کالا با استفاده از ابزار اکسل این انتقال رو انجام بدید.
رویه کار هم دقیقا مشابه همون حالتی هستش که در سند حسابداری توضیح دادم.
امیدوارم که توضیحات مورد توجهتون قرار گرفته باشه.
در خصوص بحث انتقال اطلاعات از اکسل به نرم افزار اگر بازهم براتون جای سوال بود میتونید تماس بگیرید با همکاران من در واحد پشتیبانی شماره 24.
شماره بسته رو وارد کنید و دوستان من راهنماییتون کنند.
موفق و پیروز باشید.