مبانی راه اندازی سیستم یکپارچه مالی و حسابداری اوراش

متن ویدیوی مبانی راه اندازی سیستم یکپارچه مالی و حسابداری اوراش

وقت بخیر.
با ویدیو آموزشی استقرار سیستم یکپارچه مالی اوراش در خدمتتون هستم.
خب برای راه اندازی نرم افزار یکپارچه مالی قبل از هر چیزی اطلاعاتی رو که نیاز داریم به این ترتیب هستش که ما قرار هستش که یک سیستم کامل مالی شامل بخش های اصلی که مربوط به قسمت حسابداری مالی میشه و زیر سیستم های نرم افزار رو در یک مجموعه عملیاتی بکنیم.
نکته مهم سازمانی هستش که من و شمای حسابدار قرار هست از این نرم افزار استفاده کنیم برای عملیاتی کردن نرم افزار.
نوع فعالیت شرکت شامل شرکت خدماتی هست.
شرکت بازرگانی شرکت تولیدی بودن رو انتخاب میکنیم.
نکات مهمی که در خصوص استقرار اهمیت داره فرآیندهای داخلی خود شرکت هست.
حجم عملیات مالی تعداد کاربری که قرار است با این نرم افزار کار کند و از سبد محصول شرکت اوراش کدام بخش های نرم افزار را خریداری کرده اید و مورد استفاده شما هست را باید تعیین کنیم.
به طور مثال در یک مجموعه صرفا بخش خدمات حسابداری و مالی را تهیه کرده و قرار است عملیاتی کند و یا اینکه بسته به آپشن هایی که در نرم افزار موجود هست امکاناتی را شما تهیه کردید.
نسخه های اولیه یا نسخه تکمیلی نرم افزار را مورد استفاده قرار می دهیم.
من قبل از اینکه ادامه بحث را داشته باشم داخل محیط خود نرم افزار اشاره ای بکنم به یک اصطلاح در خصوص تحلیل نرم افزار یکپارچه مالی که به این ترتیبی که روی تصویر داریم با هم مشاهده می کنیم.
بخش حسابداری مالی را در بالاترین سطح نرم افزار در نظر گرفته و زیرسیستم ها شامل بخش دریافت و پرداخت یا همان خزانه، بخش خرید و فروش، بخش انبار، کنترل موجودی، حقوق و دستمزد و دارایی ثابت تمامی این زیرسیستم ها اطلاعات را در قالب سرفصلهای سند حسابداری به قسمت حسابداری مالی منعکس می‌کنند.
پس ما در درجه اول بخش حسابداری مالی را باید مد نظر داشته باشیم و بعد هم برویم سراغ زیرسیستم ها و نحوه عملیاتی کردن و استقرار آن را با هم مرور کنیم.
در خصوص راه‌اندازی نرم افزار نکته اول اینکه محیط کلی نرم افزار طبق همان چیزی که روی صفحه داریم با هم می‌بینیم.
بخش حسابداری مالی همان طور که گفتیم در راس قرار گرفته و بعد زیرسیستم ها.
فرم ها را می‌توانیم با استفاده از صفحه کلید در منوهای بالا انتخاب کنید یا از منوهای کشویی سمت راست دنبال فرم بگردیم و یا اینکه هر کاربر می‌تواند فرم مورد نظرش را که پرکاربرد هست.
به طور مثال اپراتور واحد انبار می‌تواند فقط آیکون های مربوط به برگه های رسید به انبار را روی میز کار خودش بچیند.
با استفاده از دکمه بعلاوه ای که پایین سمت چپ هست کلیک می‌کنیم و فرم مورد نظر را انتخاب می‌کنیم و با تایید به صفحه میز کارمون اضافه میشه.
با راست کلیک کردن روی آیکون می تونیم کلید میانبر براش تعیین کنیم و اختصاص بدیم که به محضی که وارد شدم با چه کلیدی می تونم وارد فرم مورد نظر بشم.
برای راه اندازی نرم افزار اولین کاری که باید انجام بدیم بخش اطلاعات شرکت رو تکمیل میکنیم.
این اطلاعات شرکت بر اساس اطلاعات حقوقی و قانونی که داره که خصوصا در رابطه با بحث ارسال گزارشات قانونی این اطلاعات مورد استفاده قرار میگیره.
عنوان شرکت که به طور مسلم در خصوص تمام گزارشات و چاپ ها هم مورد استفاده هستش.
نکته بعدی که داریم بحث ایجاد دوره مالی هست.
در زمانی که نرم افزار نصب و راه اندازی میشه.
خب مسلما اولین دوره مالی رو جهت اپراتور در زمان نصب ایجاد شده هست.
اما در رابطه با دوره های مالی بعد در ادامه در بخش نرم افزار آموزش نرم‌افزار حسابداری به طور مستقل توضیح داده شده که به چه شکل ایجاد دوره مالی را میتوانیم داشته باشیم.
اما برای شروع کار اولین دوره مالی که مد نظرتون هست که عملیات را ثبت و ضبط کنید را به شکل پیش فرض در زمان نصب واحد نصب و پشتیبانی شرکت اوراش ایجاد کرده.
نکته بعدی که داریم برای شروع عملیات بحث کاربران هستش که خب کاربری که الان وارد نرم افزار شدیم کاربر مدیر سیستم هست.
مدیر سیستم می تونه کاربران بیشتری را تعریف کنه و بعد از اینکه کاربر را تعریف کردم و سطح دسترسی یوزر و پسورد ها را ایجاد کردیم حالا دوستانی که از نسخه شعبه هم استفاده می کنند می تونند دسترسی های شعبه را هم محدود بکنند.
اما بعد از ایجاد کد کاربر کاری که باید انجام بدیم تعیین سطح دسترسی است.
تنظیمات سطح دسترسی را به تفکیک کاربر، دوره مالی و فرم هایی که در نرم افزار هست می تونیم در این فرم ایجاد کنیم اگر که حساسیت خاصی وجود ندارد.
اختصاص تمام دسترسی ها را برایش میزنیم.
یا اینکه اگر گروه پرسنل داریم مثلا فرض کنیم پرسنل واحد انبار یک پرسنل را می‌توانیم ایجاد کنیم، دسترسی‌ها را تعیین کنیم و بعد با استفاده از ابزار کپی بگیریم، سطح دسترسی را برای کاربر مشابهی که در آن پست سازمانی دارد کار می‌کند.
برای شروع عملیات در خصوص راه‌اندازی سیستم، اصلی‌ترین بخش، همان‌طور که عرض کردم خدمت شما بخش حسابداری مالی هست که چکیده عملیات مالی کل پکیج را در قالب اسناد حسابداری قرار است در این سیستم ثبت کنیم.
یا به طور کلی اگر دوستانی هستند که سیستم حسابداری مالی را می‌خواهند مورد استفاده قرار بدهند و زیر سیستم‌ها را ندارند، آن چیزی که نکته اساسی هست در رابطه با انتهای کار که می‌شود صدور سند حسابداری قطعا داشتن سرفصل های حساب است.
در این نرم افزار نسخه ای که من در حال آموزشش هستم دو سطح حساب کل و معین را داریم و دو سطح تفضیلی شناور را در سیستم پیش بینی کرده که خب حالا میرویم سطوح حساب را با همدیگر مرور داشته باشیم.
در زمان نصب نرم افزار همکاران پشتیبانی و نصب تعریف گروه حسابهای مالی و سرفصل حسابهای کل را به شکل پیش فرض برای کاربر کپی کرده اند.
در زمان راه اندازی شما به عنوان مدیر سیستم یک بار بازنگری کنید و گروه بندی ها را مطابق با سلیقه و گزارشگیری هایی که مد نظر شما هست در سیستم ایجاد کنید. آیتم گروه.
بعد از اینکه کد و عنوان را زدید نوع گروه برای بحث ترازنامه، سود و زیان کنترلی بودن قطعا برای بستن حسابها و گزارشگیری ها و نوع حساب هم خصوصا در رابطه با بحث گزارشگیری ها مورد استفاده قرار میگیرد.
هر عنوانی را که زده باشید نسبتش را در بحث نو تعیین کنید که در گزارشگیری مورد استفاده قرار می گیرد.
اما سطح حساب کل و معین.
حالا فرم را تمام صفحه بکنم.
کلیه کدها به شکل پیش فرض در نرم افزار کپی شده است.
شما باز هم قبل از اینکه عملیات مالی و بحث ورود اطلاعات را شروع کنید، یک بار این اطلاعات مربوط به کدینگ کل و معین را یک بازنگری داشته باشید که سرفصل هایی که در اینجا ایجاد شده آیا مطلوب سازمان شما هست و مطلوب یک شرکت تولیدی یا شرکت خدماتی یا شرکت بازرگانی و یا سرفصل هایی که مد نظرتان هست را در اینجا یک بازنگری داشته باشد.
در خصوص کلیه کدها و نحوه عملکرد هم به این ترتیب هست که اگر هیچ کدام از کدها مورد تاییدتان نبود همه را حذف می کنید.
یا اینکه می توانید با استفاده از ابزار کدینگ را به شکل فایل اکسل به داخل این نرم افزار انتقال دهید.
اگر هم به شکل دستی داریم انجام میده دکمه جدید ثبت رو میده.
کد و عنوان رو میزنیم و گروه حساب رو انتخاب میکنیم.
در پنجره سمت چپ هم معین های هر حساب کلی که روش قرار گرفتیم به طور مثال روی وجه نقد من اگر الان قرار گرفتم در پنجره سمت چپ معین های حساب وجه نقد رو میتونیم داشته باشیم.
سطح حساب بعدی سطح حساب تفصیلی هست.
در این نرم افزار حالا چه در رابطه با صدور اسناد حسابداری یا در خصوص کاربری زیرسیستم ها.
سطح حساب تفصیلی سطح حساب اصلی نرم افزار هست که تنوع کدینگ زیادی رو هم داخل این فرم داریم اعم از صندوق بانک، تنخواه گردان، پرسنل مراکز خرید، تامین کنندگان، مشتریان، پیمانکاران، طرف حساب ها، ارگان های دولتی.
تمام اجزای حساب رو ما در این طبقه داریم.
به دو شکل میتونیم ما اینجا این کد رو ایجاد میکنیم یا بازه کد را شما خودتان مد نظر دارید.
به طور مثال من دیتایی را که الان روی صفحه دارم کد های هزینه را با کد 3000. بازه کد در نظر گرفته شده است برای هزینه ها.
پس اگر کد هزینه جدیدی را بخواهیم ایجاد کنم باید در آخرین رنج این کد بیام کد را اضافه کنم.
بعد از اینکه کد را زدیم میتوانیم در نرم افزار باید یکی از این پارامترهای مربوط به پنج گانه اشخاص، سایر حساب ها، بانک، تنخواه، صندوق و سود و زیان بودن را انتخاب کنیم.
ویژگی این آیتم ها قطعا در زیرسیستم ها مورد استفاده قرار میگیرد اما نرم افزار در زمانی که شما کد را دارید ایجاد میکنید این پارامتر را باید انتخاب کنید.
نکته بعدی هم که وجود دارد در خصوص ایجاد کد ها نرم افزار این قابلیت را دارد که شما میتوانید با استفاده از ابزار گروه بندی کد های تفصیلی را ایجاد کنید که حالا این.
در بخش به طور تفصیلی در ویدئوی آموزشی نرم افزار حسابداری مالی توضیح داده شده است.
اگر خواستید از ابزار گروه بندی استفاده کنید ابتدا در قسمت تنظیمات نرم افزار آیتم مربوط به ابزار گروهبندی را در بحث تعریف حسابها انتخاب میکنیم و بعد هم کدها را ایجاد میکنیم.
اگر هم ابزار گروهبندی حساب مد نظرتان نیست در حالت دستی قرار دهید و خودتان با توجه به کدینگ دلخواه و بازه مورد نظر کد های حساب تفصیلی را ایجاد کنید.
سطح حساب تفصیلی دو برای دوستانی که این آپشن نرم افزار را تهیه کرده اند و روی نرم افزار میخواهید استفاده کنند به همان ترتیبی که از سطح حساب کل و معین میاییم جزء میشویم.
در سطح تفصیل تفصیلی دو هم در واقع اجزای تفصیلی یک را میتوانیم برایش قرار دهیم.
به طور مثال در خانواده مشتریان میتواند مشتری اصلی و زیرمجموعه اش در تفصیلی دو قرار بگیرد یا در خصوص خانواده هزینه ها.
تحلیل نرم افزار به این ترتیب است که عامل هزینه را در سطح تفصیلی قرار دهید و در سطح تفصیلی دو مرکز جذب هزینه یا در خصوص پروژه ها می تواند ریز عوامل پروژه را در سطح تفصیلی قرار دهیم.
مرکز جذب پروژه و خود کد پروژه را می توانیم در سطح تفصیلی قرار دهیم.
پیچیدگی خاصی ندارد فقط کد و عنوان را درج می کنیم و می توانیم از این کدها استفاده کنیم.
خوب بعد از اینکه کدینگ را زدیم در خصوص راه اندازی نرم افزار کار بعدی که انجام می شود اگر سیستم حسابداری مالی را دارید شروع می کنیم به بحث ورود اطلاعات ورود اطلاعات.
به این ترتیب که اولین سند حسابداری ما می شود سند افتتاحیه.
سند افتتاحیه را ایجاد می کنیم و بر اساس مانده های اول دوره ای که دارد و بعد هم عملیات جاری شرکت را شروع می کنیم به ثبت کردن.
اما در ادامه توضیح برای بحث راه اندازی نرم افزار از اینجا به بعد می رسیم به بحث زیرسیستم ها در قسمت حسابداری مالی.
اگر فقط یک سیستم حسابداری مالی دارید که کارتان را ادامه می دهید، بحث ابزارهای جانبی یا در خصوص گزارشگیری، گزارش ترازها و دفاتر که جزء اصلی ترین گزارشات نرم افزار هستند می توانید گزارشات را بگیرید و از ابزار ها و امکانات نرم افزار استفاده کنید.
اما بریم سراغ ادامه بحث برای دوستانی که سیستم یکپارچه نرم افزار را دارند.
برای راه اندازی سایر بخش های نرم افزار مسئول استقرار که درگیر موضوع هست.
ما بعد از اینکه کدینگ مالی را در نرم افزار زده باشیم در قسمت زیرسیستم ها بخش دریافت و پرداخت ها هم قابلیت اجرایی را دارد.
یعنی می توانیم ورود اطلاعات را انجام بدهیم اما قبلش من توضیحاتی را در رابطه با سایر بخش ها بدهم و بعد برسیم به موضوع افتتاحیه و عملیاتی کردن قسمت نقد و بانک.
خب ما در سایر بخش های نرم افزار برای راه اندازی سیستم.
یه آیتم دیگه ای هم که نیاز داریم بحث کد حساب کد کالا هستش.
به طور مثال اگر قرار هست بخش خرید و فروش و بخش انبار و بخش تولید عملیاتی بشه اون چیزی که ما نیاز داریم کدهای کالا و خدمات هستش.
پس اتفاقی که می افته حالا روی این دیتا نمونه ای که من دارم ابزار نحوه تعریف و ایجاد کد کالا رو هم با هم یه مروری داشته باشیم.
در قسمت مبانی نرم افزار بخش انبار دوستانی که در خصوص کالا و خدمات قرار است از نرم افزار استفاده کنند وارد این قسمت میشویم.
انبارها و اجزائش در این نرم افزار قابلیت این را دارید که شما طراحی کدینگ تان را بسته به نیاز سازمانتان انجام دهید و با استفاده از ابزارها در ساده ترین حالت ممکن در خصوص ایجاد کد ما کد انبار را باید تعریف کنیم.
انبار ها بسته به ماهیت شرکت میتواند اگر ماهیت تولیدی دارد سرفصل انبار ها به طورمثال میشود انبار مواد اولیه، انبار قطعات و لوازم مصرفی انبار محصول و انبار ضایعات یا انبار در جریان ساخت انبار نیمه ساخته یا در خصوص شرکت بازرگانی میتواند بسته به موقعیت مکانی آن، انبار، فروشگاه، انبار مرکزی، انبار شرکت ها و هر عنوانی که دارد و به همین ترتیب در رابطه با شرکت های پیمانکاری شاید به تفکیک پروژه ها نیاز داشته باشیم که کد انبار را ایجاد کنیم.
نوع نگهداری و ثبت حسابداری موجودی کالا را انتخاب میکنیم که روش دائمی یا ادواری هست که عموما روش دائمی را انتخاب میکنند و بحث ورود اطلاعات را دارند.
مابقی جزییات را فعلا در بحث راه اندازی سیستم باهاش کاری نداریم تا بعد برسیم به سطح دسترسی ها و قابلیت هایی که نرم افزار دارد که در ویدئو های آموزشی انبار توضیح کاملی داده شده اما در زمان راه اندازی سیستم فعلا بحثمون روی تعریف انبار باشه.
اگر تعداد کالا و خدمات خیلی محدود و کم هستش اینجا دیگر نیاز نداریم به ابزارهای دسته بندی کالا.
مستقیم میریم سراغ تعریف کد کالا.
یعنی کد کالا رو میتونیم بسته به نیاز خودمون و سلیقه خودتون کد ها رو ایجاد کنید.
مشابه توضیحی که در خصوص بحث ایجاد کد حساب تفصیلی عرض کردم، شما میتوانید در این بخش هم در رابطه با کالا از ابزار دسته بندی یا استفاده بکنید یا هم که استفاده نکنید به شکل دلخواه خودتون کدگذاری ها رو انجام بدید.
مجموعه هایی که تعداد کالا شون کمه میتونن مستقیم خودشون وارد این بخش بشن و کد گذاری انجام بدن.
اما دوستانی که تنوع کالای زیادی رو دارند پیشنهاد میکنم که از ابزارهای ایجاد و دسته بندی کد استفاده کنید.
روال کار به این ترتیب هستش که در حالت دستی که کد آیکون جدید رو می زنید سطر میاد، کد رو براش می زنید و عنوان دلخواهتون رو می تونید براش درج کنید.
اما در رابطه با دوستانی که تنوع کالا زیاد دارند، ابزارهایی که در این نرم افزار برای دسته بندی کالا وجود داره بحث گروه بندی کالا، مشخصات کالا و طبقه بندی کالا.
من آیتم گروه بندی رو توضیح بدم.
در خصوص گروه بندی شما این قابلیت رو دارید؟
طبق همین دیتای نمونه ای که من روی صفحه دارم شما در سه سطح می تونید کالا رو دسته بندی کنید.
بر اساس سطح اول گروه اصلی، سطح دوم گروه فرعی و سطح سوم هم که مسلما خود کالا هستش که بهش اشاره می کنیم.
پس اگر من قرار هست که در خانواده مثلا لامپ ها یک گروه درست کردم گروه لامپ ها خود لامپ ها رو به دو دسته لامپ های ساده و لامپ های ال ای دی دسته بندی کردم.
شاخصی از کد اصلی رو هم در گروه فرعی گذاشتم.
چهارده صفر یک. چهارده. صفر. 2.
پس زمانی که میخوام برم کد کالا ایجاد کنم ابتدا در قسمت تنظیمات نرم افزار مجددا می تونم وارد بشم.
در این تب اول می تونیم اینجا انتخاب کنیم که کد کالا به شکل دستی توسط اپراتور بخواد ایجاد بشه یا بر اساس ابزار گروه.
برگردیم داخل تعریف فرم کالا اینجا رو دقت بفرمایید.
در تعریف فرم کالا اگر که در حالت اتومات باشه یا ابزار گروه باشه به محض اینکه روی این آیکون کلیک کنیم پنجره ایجاد کد یعنی کد جنریت برای شما باز میشه.
در اینجا می تونیم ابزار ایجاد کد رو انتخاب کنیم که در ساده ترین شکل ممکن همون بحث گروه بندی کالا است.
به طور مثال من اگر قرار هست که یک لامپ ال ای دی جدیدی رو تعریف کنم کافی هست که گروه اصلی رو انتخاب کنم.
در خانواده گروه ها میگم گروه لامپ در گروه فرعی هم گروه مثلا فرض کنیم گروه ال ای دی را انتخاب می کنیم.
خوب اینجا اتفاقی که می افتد کد کالا را به من داد و عنوان را برایش درج می کنم.
به طور مثال لامپ ال ای دی زرد 50 وات.
مثلا یک همچین کالایی را من دارم.
در ستون بعدی نوع را انتخاب می کنم که کالا هست یا خدمات.
و در آیتم بعدی هم که واحد شمارش عدد را انتخاب می کنم.
واحد شمارش را هم عدد انتخاب می کنم و در فرم منتقل می شود.
این شد نحوه ایجاد کد کد کالا.
یک ابزار هم در نرم افزار داریم در خصوص راه اندازی سیستم دریافت اکسل اگر تعداد کالا ها زیاد هست و در زمان راه اندازی سیستم قصد انتقال همان کدهای قبلی را به نرم افزار دارید خیلی راحت می توانید با استفاده از ابزار دریافت اطلاعات از اکسل فایل هایی که در واقع فایلی که جزییات مربوط به کد کالا، عنوان کالا و نوع کالا، خدمات بودن و واحد شمارش رو داشته باشه.
خیلی راحت میتونید در حداقل زمان به این نرم افزار منتقل کنید.
کار بعدی که ما باید انجام بدیم در خصوص راه اندازی این نرم افزار بحث کد های کالا رو که تعریف کردیم باید به سیستم اعلام کنیم که کالا تو کدوم انبار قراره استفاده بشه.
اگر تنوع انبارها زیاد هستش به طور قطع ما میتونیم هر کالای انبار رو به تفکیک داشته باشیم.
روال کار هم به این ترتیب هستش که دکمه جدید رو میز اول انبار رو انتخاب میکنیم و دکمه جدید رو میزنیم.
از منوی کد های کالا جست و جو میکنیم و کد کالایی رو که ایجاد کردیم و اون کد کالا رو منتقل میکنیم به این انباری که قرار هست از اون کالا گردش استفاده بشه.
در این مرحله هم پیشنهاد ما این هستش که در زمان راه اندازی نرم افزار به ازای هر کد کالا نیاز نیست که یک بار دکمه جدید را بزنیم و انتقال را انجام دهیم.
با استفاده از ابزار انتقال گروهی کالا کلیه بازه کد مورد نظر خود را بر اساس کد کالا و یا بر اساس گروه اصلی و فرعی فیلتر می‌کنیم.
کالاهای مورد نظر را انتقال می‌دهیم به آن انباری که مد نظرمان هست.
پس نیازی نیست که یک دونه یک دونه کدهای کالا رو فرم ارتباط کالا به انبار رو برقرار کنیم.
داخل همین فرم که هستم یه توضیح تکمیلی رو هم بدم در رابطه با بحث سرفصل حساب‌ها.
اگر قرار هست که به طور مثال این کالا سند حسابداری براش صادر بشه، سرفصل حساب مورد نظری که بخواهیم برای این کالا از برگه رسید انبار یا فاکتور خرید بخوایم انتقال بدیم به سند حسابداری چه سرفصل حسابی قراره مورد استفاده قرار بگیره؟
سرفصل حساب رو اینجا براش انتخاب می‌کنیم.
به ازای هر کالا قابلیت این رو شما دارید که سطوح حساب معین، تفصیلی و تفصیلی رو اختصاص بدین به این کالا در ماهیت های مختلفی که اون کالا احتمال داره گردش داشته باشه.
در این مرحله هم به منظور سهولت کاربر نیاز نیست یک دونه، یک دونه انبار کالاهای یک انبار رو تخصیص سرفصل حساب بدیم.
کافیه که در قسمت ابزار گروه تخصیص ابزار، گروه تخصیص سرفصل حساب رو انتخاب کنید.
اینجا انبار و بازه مورد نظر رو انتخاب می کنید و در قسمت پایین جدول هم بر اساس اون ماهیت سرفصل کل و معین یا اگر تفصیل و تفصیلی دو که کمتر در رابطه با بحث انبار استفاده میشه چون زیرسیستم خودش گزارشات تکمیلی کالا رو داره اما اگر در هر صورت سطوح حساب مورد نظرتون رو در خصوص کالاهای اون انبار می تونید با استفاده از این ابزار به شکل یکجا و در حداقل زمان سرفصل های حساب رو تخصیص بدیم به کالا.
نکته بعدی که باقی می مونه در زمان راه اندازی نرم افزار خصوصا در رابطه با زیرسیستم ها.
یه بار دیگه من بر می گردم در قسمت حساب تفضیلی و ارتباط سرفصل حسابها رو هم اشاره کنم.
ببینید شما زمانی که تفصیلی ها رو ایجاد کردید به خاطر اینکه بتونید از زیر سیستم های نرم افزار سند حسابداری منتقل کنید به مالی هر حساب تفصیلی کل معین های مرتبط با خودش رو هم ما باید اینجا براش تعریف کنیم.
یعنی کد حساب پیش فرض هر کدوم از این پارامترها رو باید براش بزنیم.
به طور مثال اگر یک حساب جاری بانک رو رفتم کد تفصیلی ایجاد کردم، کد حساب پیش فرض رو براش می زنم که زمانی که می خواد سند حسابداری گرفته بشه برای این حساب جاری بانک سرفصل حساب منتقل میشه.
یا در خانواده مثلا فرض کنید که هزینه ها یا مشتریان یا اشخاص مثلا مشتریان آقای صدری یک کد تفصیلی برایش ایجاد کردند به عنوان مشتری.
زمانی که می خواهم سند حسابداری برایش بگیرم، سرفصل حساب مورد انتظار میشود حسابها و اسناد دریافتنی معین مثلا بدهکاران تجاری.
پس اینجا هم باز برای زمان راه اندازی مدیر استقرار نرم افزار این را باید در ذهنش داشته باشد که کدهای پیش فرض تفصیلی را هم باید اینجا برایش بزنیم.
برای این مرحله هم شما میتوانید با استفاده از تخصیص حساب کل به معین این کار را انجام دهید.
یعنی نیازی نیست که هر بازه کد یک دانه یک دانه کد را شما انتخاب کنید و تخصیص کل معین بهش بدید.
فقط کافی است که به این فرم انتساب حساب تفصیلی به کل معین پیش فرض وارد شوید و گروه و یا بازه ی تفصیلی مورد نظرتون را انتخاب کنید.
اینجا هم سرفصل حساب مورد انتظار را برایش بزنید.
به طور مثال بازه کد های مشتریان اگر از هزار تا ده هزار هستش هزار تا ده هزار رو انتخاب میکنیم و سر فصل کل حسابهای دریافتنی رو هم میتونیم بهش اختصاص بدیم.
بعد از اینکه کدینگ رو زدیم تا اینجا توضیحی رو که من دادم خدمت شما کدینگ حساب مالی رو گفتم.
سر فصل حسابها و کدینگ کالا رو هم توضیح دادم.
حالا برای راه اندازی سیستم یکپارچه مالی کاری رو که باید انجام بدیم ایجاد سند افتتاحیه است.
اگر کاربری تک سیستم حسابداری مالی رو داره، سند حسابداری رو باید دستی خودش منتقل کنه به اولین سند حسابداری در اولین دوره مالی.
در دوره های مالی آتی که نرم افزار خودش اتومات مانده های اول دوره رو بر اساس ابزار سند افتتاحیه و اختتامیه انتقال خواهد داد.
اما در رابطه با دوستانی که زیرسیستم ها رو دارن استفاده میکنن به هیچ عنوان سند افتتاحیه به شکل دستی ثبت نشه.
در قسمت مانده های اول دوره اطلاعات رو به تفکیک شروع می کنیم به درج کردن مانده اول دوره ها، حسابها، انبار و چکهای دریافتی و پرداختنی.
توضیح در خصوص حسابها.
پارامترهای صندوق بانک.
تنخواه گردان بر اساس کدهای تفصیلی که در نظر گرفته شده مانده اول دوره را برایش درج می کنیم.
داخل پرانتز دوستانی که وسط دوره مالی قرار هست از نرم افزار استفاده کنند مانده ای که اینجا درج می شود.
مانده افتتاحیه آن تاریخ.
مثلا من اگر از یک شش می خوام سند افتتاحیه ام را بزنم، اطلاعاتی که اینجا درج می شود اطلاعات یک شش خواهد بود یا به همان بازه تاریخی که مد نظرتون هست؟
در مجموع این برگه تاریخ ندارد به معنی و مفهوم سند افتتاحیه نرم افزار خواهد بود.
روال کار هم به این ترتیب است که بر اساس ماهیت حساب تفصیلی مبالغ را برایش درج می کنیم.
اشخاص شامل اعم از بدهکاران، بستانکاران مانده حسابشون رو توی این فرم براش می زنیم و سرمایه ثبتی رو هم براش درج می کنیم. در خصوص.
موجودی کالا داخل این فرم به تفکیک انبارها، قبلی و بعدی می تونیم وارد بشیم.
هر انبار رو انتخاب می کنیم و ریز کالاهای اون انبار همراه با مقدار و مبلغ رو براش درج می کنیم که به طور مسلم مجموع رقم مندرج در برگه اول دوره موجودی انبار در سرفصل کل موجودی های انبار در قسمت حسابداری مالی منتقل خواهد شد.
خب آیتم بعدی که داریم چک های دریافتی و پرداختی هست.
داخل این دوتا فرم کلیه چک هایی که در حقیقت تاریخ سررسید شون بعد از شروع به فعالیت با این نرم افزار یعنی چه؟
قبلا دریافت شده یا قبلا پرداخت شده اما سررسیدش بعد از اون بازه زمانی هست که نرم افزار را داریم راه اندازی می کنیم.
بر اساس آخرین ماهیتی که آن چک داشته وارد این فرم میشویم و اطلاعاتش را درج میکنیم.
به تفکیک پارامترهایی که سوال شده.
حالا اون فیلدهایی که اضطراری هست.
نرم افزار خودش یادآوری می کند کدام فیلدها را شما باید حتما بزنید، کدام را اجباری نیست زدنش.
آخرین ماهیتش یعنی اینکه اگر شما در آخرین مرحله چک نزد بانک بوده، ماهیت نزد بانک را انتخاب می کنید.
اگر چک نزد صندوق هست ماهیت نزد صندوق بودنش را انتخاب می کنیم.
در خصوص چک های دریافتی و چک های پرداختی اطلاعات این بخش را که زدیم اقدام می کنیم به صدور سند افتتاحیه.
به محضی که کلیک کنید نرم افزار خودش اتومات برگه مربوط به سند افتتاحیه را برای شما ایجاد می کند.
قبل از اینکه خواستید انتقال رو انجام بدید.
اگر میخواهید ببینید سند حسابداری تون در خصوص افتتاحیه تراز هست یا نیست میتونید وارد این فرم بشید و تراز اول دوره رو کلیک کنید و جمع ستون بدهکار بستانکار رو دقت بفرمایید که قطعا برابر باشه تا بتونه سند حسابداری رو که میزنه سند کامل و جامع باشه و تراز بودنش رو هم مطمئن بشید که سند تراز هستش.
خب بعد از اینکه اطلاعات اول دوره رو درج کردیم نرم افزار قابلیت عملیاتی شدن رو داره.
حالا بر اساس جزئیاتی که تو ویدئوی آموزشی هر بخش زیر سیستم ها در وبسایت رسمی شرکت موجود هست، بخش آموزش ویدئو آموزشی میتونید برای بحث نحوه ورود اطلاعات کار رو یک بار مرور کرده باشیم.
اما از نظر بحث راه اندازی سیستم و تنظیمات اولیه تا حدود زیادی کار رو انجام دادیم.
این رو هم توی ذهنتون داشته باشید.
در خصوص راه اندازی نرم افزار یا در طی عملیات دوره در تمام فرم ها شما ابزار های مربوط به دریافت اطلاعات اکسل رو دارید.
به طور مثال شما میگی که من یه چیزی حدود مثلا 1000 نفر مشتری دارم که مانده حساب این ها رو نمی خوام یه دونه یه دونه وارد کنم.
ابزار دریافت اطلاعات از اکسل رو دارید که در حداقل زمان از نظر تسریع راه اندازی سیستم در شروع کار میتونید ازش استفاده کنید.
خب نکته ای که وجود داره در زمان راه اندازی نرم افزار بخش تنظیمات سیستم هستش که تنظیمات سیستم به شکل پیش فرض در زمان راه اندازی برابر با اون پارامترهایی هستش که عموما دوستان مورد استفاده قرار میدن.
اما اگر نیاز بود که جزییات بیشتری رو در خصوص ابزار تنظیمات نرم افزار بدونید یه ویدیوی مستقل رو داریم که میشه از اون هم استفاده کرد.
من یک مثال کوچک بزنم.
اگر بخش تفضیلی دو را در نرم افزار تهیه کردید می‌توانید پارامتر نمایش سطح تفصیلی را کلیک کنید و حتی عنوان سطح تفصیلی را تعیین کنید.
به طور مثال اگر که سطح حساب تفصیلی دو را برای یک شرکت پیمانکاری دارید استفاده می‌کنید، عنوان تفصیلی دو را می‌توانید بگذارید پروژه.
یا اگر در یک شرکت تولیدی داریم از نرم‌افزار استفاده می‌کنیم.
عنوان تفصیلی دو را می‌توانیم بزنیم.
مرکز هزینه از نظر بحث ورود اطلاعات و ارتباط گرفتن کاربر با نرم افزار بسیار مفید خواهد بود.
پارامترهای دیگری که در بخش تنظیمات هست جزئیاتش زیاده که حالا یک آیتم دیگه ای هم که می‌خواهم اشاره کنم بخش حفاظت هست که بعدا کاربرد دارد که بخشی از اطلاعات را می‌خواهیم در نرم افزار فریز کنیم یا همان آیتم های مربوط به تنظیمات دستی کد کالا و کد حساب را می توانید در قسمت تنظیمات انجام دهید و الی آخر.
حالا بهتون پیشنهاد میکنم که ویدیوی آموزشی تنظیمات رو مرور کنید که با جزییات و قابلیت های نرم افزار بیشتر آشنا بشید.
در مجموع توی این نرم افزار امکانات و قابلیت های زیادی رو داره که مدیر استقرار و کسی که داره نرم افزار رو عملیاتی میکنه هنر در این هستش که بسته به نیاز اون شرکت این امکانات استفاده بشه.
یه جا من نیاز دارم کنترلهای داخلی و فرآیندها رو با جزییات خیلی زیادی رو داشته باشم و از تمام ابزار ها و امکانات نرم افزار استفاده کنم و در یک مجموعه حجم عملیات کم هست و دنبال پیچیدگی های کار با یک نرم افزار حسابداری نیستید.
بسته به صلاحدید خودتون از امکانات و قابلیت های نرم افزار میتونید استفاده کنید.
توی بخش راه اندازی سیستم توی این ویدئو بد نیست که یک اشاره ای بکنم به بعضی از پارامترهایی که در قسمت امکانات و تنظیمات هستش و اون هم در درجه اول بحث پشتیبان گیری شما.
در این نرم افزار قابلیت انجام تنظیمات پشتیبان گیری خودکار و یا پشتیبان گیری موردی را در نرم افزار دارید.
هر چند که در هر بار خروج از نرم افزار، نرم افزار این سوال را می پرسد که پشتیبان بگیرم یا نگیرم؟
خب قطعا در خصوص نرم افزار های حسابداری این بحث بک آپ و پشتیبان و نگهداری اطلاعات به شدت به صورت روزانه، هفتگی و ماهیانه که پیشنهاد ما حداقلش در پایان روز هست که اطلاعات را داشته باشید و در مسیری به غیر از مسیری که بانک اطلاعاتی نرم افزار هستش در یک هارد مجزا یا در یک فضای ابری بک آپ اطلاعاتتان را نگهداری کنید که خدای نکرده اگر اطلاعاتی.
اگر مشکلی روی کامپیوتر سرور موجود در نرم افزار اتفاق افتاد دسترسی به اطلاعات میسر باشد و بتوانیم از آن استفاده کنیم.
نکته پایانی هم بحث بانک های اطلاعاتی است.
شما در سیستم یکپارچه مالی اورانژ این قابلیت را دارید که در زمانی که نرم افزار را خریداری میکنید میتوانید نامحدود بانک اطلاعاتی را بر روی لایسنس نرم افزاری که خریداری کردید استفاده کنید.
بطور مثال من از یک بانک اطلاعاتی استفاده میکنم در یک بانک اطلاعاتی برای فعالیت های موازی که این شرکت داره انجام میده میخوام استفاده کنم.
یا مثلا شرکت های خدمات مالی یک بار لایسنس نرم افزار را خریداری میکنند و بانک های اطلاعاتی مستقلی را میتوانیم داشته باشیم.
در خصوص ورود اطلاعات و گزارشگیری که وقتی میگوییم بانک اطلاعاتی مستقل دیتای آن نرم افزار در دیتای آن بانک اطلاعاتی هیچ ارتباطی با همدیگر ندارد و مثل این میمونه که دو تا نرم افزار جدا رو شما ران کردید و در حال استفاده هستید.
در خصوص راه اندازی نرم افزار کلیات توضیح در بحث عملیات سیستم به همین ترتیب که توضیح دادم خدمت شما عزیزانی که بخش حسابداری حقوق و دستمزد را هم دارند.
خوب این یک ویدئوی آموزشی مستقل را دارد که در آن ویدئو جزییات کامل راه اندازی سیستم در خصوص تمام فرم ها و ابزار های بخش حقوق و دستمزد هم توضیح داده شده.
همچنین بخش تولید هم به همین ترتیب.
اما در خصوص راه اندازی سیستم بر اساس همین توضیحاتی که عرض کردم خدمت شما عملیات را می توانید آغاز کنید باز جزییاتش برود سراغ آن ویدئو های تخصصی در حین انجام راه اندازی نرم افزار.
اگر که باز هم برایتان جای سوال بود.
علاوه بر این ویدئویی که در خدمت تان بودم و ویدئوهای آموزشی که روی سایت هست با شماره تماس های شرکت می توانید ارتباط برقرار کنید، شماره بسته تان را وارد کنید و کارشناسان پشتیبانی شرکت پاسخگوی شما خواهند بود.
امیدوارم که این ویدئو مورد توجه تان قرار گرفته باشد. وقت بخیر.