نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی

آشنایی با اسناد خزانه داری

در حوزه مدیریت مالی و حسابداری، یکی از موضوعات حیاتی و پراهمیت، آشنایی با مفهوم اسناد خزانه‌داری و ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی است. زمانی که خریدی به‌صورت نسیه انجام می‌دهید، به‌منظور تضمین پرداخت مبلغ در آینده، اسنادی مانند چک یا سفته ارائه می‌کنید. این اسناد به فروشنده اطمینان می‌دهد که بدهی شما در زمان مقرر تسویه خواهد شد.

در سازمان‌های بزرگ‌تر، از جمله شرکت‌ها، پرداخت‌ها به‌صورت تعهدی صورت می‌گیرد. در این شرایط، وظیفه ثبت و مدیریت اسناد دریافتنی و پرداختنی بر عهده واحد خزانه‌داری است. این اسناد نقشی کلیدی در فرایندهای مالی و جریان‌های حسابداری خزانه‌داری ایفا می‌کنند.

نمونه‌هایی از اسناد خزانه‌داری شامل چک‌های برگشتی، چک‌های مشتریان و ضمانت‌نامه‌ها هستند. این اسناد که به طور دقیق توسط شرکت‌ها ثبت و نگهداری می‌شوند، به‌عنوان اسناد خزانه‌داری شناخته می‌شوند و ابزار مهمی برای مدیریت مالی سازمان‌ها به شمار می‌روند.

ماهیت اسناد دریافتنی

در معاملات خریدوفروش، اگر طرفین توافق کنند که مشتری کالا یا خدمات را به‌صورت تعهدی و نسیه دریافت کند، مشتری موظف است یک سند ضمانتی، مانند چک تضمینی، به نام شرکت و با تاریخ تعیین‌شده ارائه دهد. این اسناد تا زمان پرداخت بدهی مشتری، توسط واحد خزانه‌داری شرکت نگهداری می‌شوند.

برای توضیح دقیق‌تر، اسناد دریافتنی به اسنادی گفته می‌شود که شرکت در ازای فروش کالا یا خدمات خود از دیگران دریافت می‌کند. این اسناد به‌عنوان دارایی‌های قانونی شرکت محسوب می‌شوند و در صورت عدم پرداخت، قابلیت پیگیری قانونی دارند.

 واحد خزانه‌داری می‌تواند این اسناد را تا زمان سررسید نزد خود نگهداری یا پیش از موعد مقرر، آن‌ها را به‌طرف دیگری واگذار کرده و اصطلاحاً خرج کند.

 نکته قابل‌توجه این است که حساب‌های دریافتنی با اسناد دریافتنی تفاوت دارند. حساب‌های دریافتنی، دارایی‌های جاری ترازنامه هستند که مشتریان بدون ارائه ضمانت‌نامه یا سند رسمی، صرفاً بر اساس توافق کلامی یا قراردادی، بدهکار محسوب می‌شوند.

 از نظر احتمال وصول، اسناد دریافتنی به دلیل وجود ضمانت‌نامه رسمی مطمئن‌تر هستند و نسبت به حساب‌های دریافتنی ریسک کمتری دارند.

انواع اسناد دریافتنی

• چک: سندی که از مشتریان دریافت می‌شود و قابلیت نقد شدن در تاریخ سررسید را دارد.
• قرارداد: توافقنامه رسمی که در آن مبلغ و تاریخ تسویه به‌صورت مشخص ثبت شده است.
• حساب دریافتنی: مطالبات سازمان از مشتریان که به‌صورت اقساطی پرداخت می‌شود.
• قسط: مبالغی که مشتری در قالب اقساط بابت خرید کالا یا دریافت خدمات پرداخت می‌کند.
• فاکتور: سند رسمی فروش که مبلغ آن مطابق با میزان فروش ثبت می‌شود.

نحوه ثبت اسناد دریافتنی

برای ثبت‌اسناد دریافتنی، حساب اسناد دریافتنی (گیرنده چک) به‌عنوان بدهکار و حساب بانک یا صندوق (پرداخت‌کننده) به‌عنوان بستانکار ثبت می‌شود. اگر چک دریافتنی به شخص یا بانک دیگری واگذار شود، حساب اسناد دریافتنی بستانکار و حساب گیرنده چک بدهکار خواهد شد.

در حسابداری خزانه‌داری، برای واگذاری اسناد دریافتنی به بانک، حساب اسناد در جریان وصول ایجاد می‌شود. در این حالت، حساب اسناد دریافتنی بستانکار و حساب اسناد در جریان وصول بدهکار می‌شود. پس از نقدشدن یا بازگشت چک، حساب اسناد در جریان وصول به‌عنوان بستانکار ثبت خواهد شد.

ماهیت اسناد پرداختنی

اسناد پرداختنی به مبالغی اطلاق می‌شود که یک شرکت به سایر شرکت‌ها یا افراد بدهکار است. این اسناد در حسابداری خزانه‌داری نمایانگر تعهدات مالی شرکت هستند. مواردی مانند چک‌ها، قراردادها و ضمانت‌نامه‌هایی که برای خرید کالا و خدمات، بیمه، حمل‌ونقل، اجاره یا مالیات صادر می‌شوند، همگی در دسته اسناد پرداختنی قرار می‌گیرند.

وجود این اسناد نشان‌دهنده تعهدات مالی شرکت است و عدم پرداخت به‌موقع آن‌ها می‌تواند پیامدهای منفی برای وضعیت مالی و اعتباری شرکت داشته باشد. به‌عنوان‌مثال، سرمایه‌گذاران پیش از سرمایه‌گذاری، اسناد پرداختنی و دریافتنی شرکت را بررسی می‌کنند تا میزان ریسک را ارزیابی کنند. به همین دلیل، بسیاری از شرکت‌ها برای مدیریت دقیق و کارآمد این اسناد، از نرم‌افزارهای پیشرفته خزانه‌داری استفاده می‌کنند.

تفاوت اصلی میان اسناد پرداختنی و حساب‌های پرداختنی در نحوه پرداخت و ضمانت آن‌هاست. حساب‌های پرداختنی معمولاً بدهی‌هایی هستند که به‌صورت تدریجی تسویه می‌شوند و نیازی به ارائه سند ضمانتی به‌طرف مقابل ندارند، درحالی‌که اسناد پرداختنی همراه با تعهدات رسمی و اسناد مالی تضمینی صادر می‌شوند.

انواع اسناد پرداختنی‌

۱. اسناد پرداختنی تجاری: این اسناد زمانی صادر می‌شوند که طرف بستانکار یک شرکت تجاری یا بازرگانی باشد. به‌عنوان‌مثال، دریافت وام از بانک یا خرید کالا از یک شرکت دیگر در این دسته قرار می‌گیرند.

۲. اسناد پرداختنی غیرتجاری: درصورتی‌که شرکت به افراد یا نهادهای غیرتجاری بدهکار باشد، این اسناد ماهیت غیرتجاری پیدا می‌کنند. به‌عنوان نمونه، صدور چک بابت اجاره ملک به یک شخص حقیقی.

هر دو نوع اسناد پرداختنی می‌توانند در قالب‌های مختلفی مانند اقساط، چک، فاکتور خرید و قرارداد تنظیم شوند.

نحوه ثبت اسناد پرداختنی

در فرایند ثبت‌اسناد پرداختنی، حساب اسناد پرداختنی یا بانک به‌عنوان پرداخت‌کننده و حساب صندوق، تنخواه یا دریافت‌کننده چک به‌عنوان دریافت‌کننده ثبت می‌شود. به‌عبارت‌دیگر، حساب دریافت‌کننده چک بدهکار و حساب بانک یا اسناد پرداختنی بستانکار می‌شود.

اگر چک به نام تنخواه یا بانک صادر شود، حساب اسناد پرداختنی بستانکار و موجودی بانک یا نقدی بدهکار خواهد شد. پس از نقدشدن چک، واحد خزانه‌داری سندی تنظیم می‌کند که در آن حساب بانک پرداخت‌کننده به‌عنوان بستانکار و حساب اسناد پرداختنی به‌عنوان بدهکار ثبت می‌شود.

در برخی موارد، ممکن است طرف بستانکار چک را به شرکت بازگرداند. در چنین شرایطی، حساب فروش به‌عنوان بستانکار و حساب اسناد دریافتنی به‌عنوان بدهکار ثبت خواهد شد. این رویکرد تضمین می‌کند که تغییرات در وضعیت مالی به‌درستی در سیستم حسابداری ثبت شوند.

موارد ضروری برای ثبت هنگام صدور چک

در زمان صدور چک، توصیه می‌شود اطلاعات زیر به‌صورت کامل درج شود:

• مبلغ چک
• شماره چک
• تاریخ صدور چک
• نام صادرکننده
• نام شعبه بانک

سند ابطال پرداخت چیست؟

درصورتی‌که یک چک برگشت بخورد، واحد خزانه‌داری سند ابطال پرداخت را صادر می‌کند. برای سهولت در پیگیری‌های آتی، بهتر است هنگام ثبت این سند، اطلاعات کاملی مانند نام بانک، صندوق مرتبط با ابطال چک، و نام پرداخت‌کننده درج شود. این اطلاعات دسترسی به لاشه چک را در آینده تسهیل می‌کند.

هنگام برگشت چک، حساب اسناد پرداختنی به‌عنوان بدهکار و حساب دریافت‌کننده وجه به‌عنوان بستانکار ثبت می‌شود. این روش ثبت، انطباق دقیق اطلاعات مالی شرکت را تضمین می‌کند.

آیا می‌توان در اسناد پرداختنی و دریافتنی تغییر ایجاد کرد؟

در برخی شرایط خاص، ممکن است اسناد مدت‌دار در خزانه‌داری نیاز به اصلاح داشته باشند. طبق اصول و قوانین حسابداری، ایجاد تغییر مستقیم در این اسناد مجاز نیست. در این موارد، لازم است یک سند اصلاحی جدید تعریف شود.

با اینکه اصلاح مستقیم اسناد ساده‌تر به نظر می‌رسد، اما این روش می‌تواند مشکلاتی از جمله فراهم‌شدن زمینه برای سوءاستفاده یا ابهام در تحلیل گزارش‌های مالی ایجاد کند. تعریف سند اصلاحی نه‌تنها شفافیت فرایند را تضمین می‌کند، بلکه امکان ردگیری تغییرات و دلایل آن‌ها را در طول زمان فراهم می‌سازد و از بروز اشتباهات یا ابهامات در آینده جلوگیری می‌کند.

توصیه ما این است که برای حفظ اصول حرفه‌ای و پیشگیری از مشکلات احتمالی، همیشه از روش تعریف اسناد اصلاحی استفاده کنید.

جمع‌بندی

در این مقاله این تیم تحریریه اوراش با نحوه ثبت‌اسناد دریافتنی و پرداختنی آشنا شدیم. مدیریت و ثبت دقیق اسناد دریافتنی و پرداختنی در سیستم حسابداری، از مهم‌ترین وظایف واحد خزانه‌داری است که تأثیر مستقیم بر شفافیت مالی و اعتبار سازمان دارد. آشنایی با ماهیت این اسناد و نحوه ثبت آن‌ها، تضمین‌کننده انطباق با اصول حسابداری و کاهش ریسک‌های مالی است.

باوجود سهولت ظاهری در ایجاد تغییرات مستقیم، توصیه می‌شود همواره از روش تعریف اسناد اصلاحی استفاده شود تا شفافیت، قابلیت پیگیری و اعتماد در فرایندهای مالی حفظ گردد و از بروز مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری شود. این رویکرد حرفه‌ای، پایه‌ای برای مدیریت مؤثر جریان‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مالیاتی و مدیریتی فراهم می‌کند.

سوالات متداول

اسناد دریافتنی چیست و چه تفاوتی با حساب‌های دریافتنی دارد؟

اسناد دریافتنی به اسنادی گفته می‌شود که شرکت در ازای فروش کالا یا خدمات از مشتریان دریافت می‌کند و معمولاً شامل ضمانت‌نامه‌های رسمی مانند چک یا سفته هستند. در حالی که حساب‌های دریافتنی به مطالباتی اطلاق می‌شود که بدون سند رسمی و صرفاً بر اساس توافق کلامی یا قراردادی ایجاد می‌شوند.

اسناد پرداختنی چیست و چه نقشی در مدیریت مالی شرکت دارد؟

اسناد پرداختنی به تعهدات مالی شرکت در قبال سایر افراد یا سازمان‌ها گفته می‌شود که شامل اسنادی مانند چک، قرارداد یا سفته می‌شود. این اسناد نقش حیاتی در مدیریت جریان نقدینگی و اعتبار شرکت دارند و مدیریت درست آن‌ها می‌تواند از بروز مشکلات مالی و اعتباری جلوگیری کند.

چگونه می‌توان اسناد دریافتنی و پرداختنی را در سیستم حسابداری ثبت کرد؟

برای ثبت اسناد دریافتنی، حساب اسناد دریافتنی به‌عنوان بدهکار و حساب بانک یا صندوق به‌عنوان بستانکار ثبت می‌شود. برای اسناد پرداختنی، حساب اسناد پرداختنی یا بانک بستانکار و حساب صندوق یا دریافت‌کننده چک بدهکار خواهد شد.

چه اطلاعاتی باید هنگام صدور چک در ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی درج شود؟

اطلاعات ضروری شامل مبلغ چک، شماره چک، تاریخ صدور، نام صادرکننده، و نام شعبه بانک است. ثبت دقیق این اطلاعات باعث می‌شود اسناد به‌راحتی قابل پیگیری و مدیریت باشند.

چرا تغییر مستقیم در اسناد مدت‌دار توصیه نمی‌شود و چه راهکاری برای اصلاح آن‌ها وجود دارد؟

تغییر مستقیم در اسناد مدت‌دار می‌تواند منجر به سوءاستفاده یا ابهام در گزارش‌های مالی شود. برای اصلاح این اسناد، توصیه می‌شود به جای تغییر مستقیم، یک سند اصلاحی جدید تعریف شود تا شفافیت و قابلیت پیگیری فرآیندهای مالی حفظ گردد.