داشبورد مدیریتی ، تعریف ، آموزش ، انواع و کاربرد

تعریف داشبوردهای مدیریتی ، داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریت ابزارهای بصری هستند که با استفاده از داده های کسب و کار و نمایش آنها در قالب نمودارها، نقشه ها و جداول باعث میشوند تا مدیران و دیگر ذینفعان یک کسب و کار بتوانند اطلاعات را به درستی درک کنند و در جهت اخذ بهترین تصمیمات، با یکدیگر همکاری کنند. داشبورد مدیریت یک ابزار تجسمی است که اطلاعات مربوط به عملکرد کسب و کار را به صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. این داشبوردها امکان می‌دهند تا مدیران و تصمیم‌گیرندگان با یک نگاه به وضعیت کلی کسب و کار آشنا شوند و تصمیم‌های بهتری بگیرند. با استفاده از داشبوردهای مدیریت، امکان پیگیری عملکرد کسب و کار در طول زمان، مقایسه اهداف با عملکرد و شناسایی الگوها و روندهای مهم وجود دارد. این ابزارها به ارمغان می‌آورند که افراد مختلف در یک سازمان اطلاعات یکپارچه‌ای را ببینند و از آن استفاده کنند تا به هدف مشترک خود برسند.

تاریخچه شکل گیری داشبوردهای مدیریتی

داشبوردهای مدیریتیِ کسب و کار از چند دهه قبل ایجاد و تکامل پیدا کرد. در اوایل دهه ۷۰ میلادی، کسب و کارها از سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS) برای انجام وظایف هوش کسب وکار استفاده می کردند. آنها در اصل از داشبورد خودروها که وضعیت عملکردهای حیاتی مانند سطح بنزین یا سرعت را در اختیار رانندگان قرار می دهند، مدل سازی شدند.

در دهه ۸۰ میلادی، این سیستم ها از طریق سیستمی به نام سیستم های اطلاعات اجرایی (EIS) مدرن شدند. اگرچه EIS ها یک پیشرفت فناورانه تلقی می شدند، اما کاربران باید زمان زیادی را برای به روز رسانی و مدیریت داده ها اختصاص می دادند که نوعی ضعف در این مدل سیستم ها بود.

هنگامی که عصر اطلاعات در دهه ۹۰ میلادی شدت گرفت، مفاهیمی مانند انبار داده و پردازش تحلیلی آنلاین، عملکرد داشبورد را با سرعت بیشتری، به حرکت درآورد.

پس از اینکه شاخص های کلیدی عملکرد (KPIها) در اواخر دهه ۹۰ میلادی به طور گسترده مورد استقبال قرار گرفتند، استفاده از داشبورد کسب وکار افزایش یافت. در طول این دوره، مایکروسافت یک بازیگر کلیدی در ترویج مفهومی به نام سیستم عصبی دیجیتال بود. در واقع داشبوردهای دیجیتال، جزئی از سیستم عصبی دیجیتال تلقی می شدند.

داشبوردهای دیجیتال در ادامه توسعه به داشبوردهای هوش کسب و کار امروزی تبدیل شدند که در دسترس همه کسب وکارها است. امروزه تصویرسازی داده ها در داشبوردهای مدیریتی، به یک استاندارد صنعتی تبدیل شده است که بطور گسترده توسط تحلیل گران متخصص، دانشجویان و مدیران جهانی پذیرفته و بکار گرفته شده است.

انواع داشبوردهای مدیریتی

داشبورد استراتژیک

داشبورد استراتژیک مدیریتی داشبورذی است که مدیر به سرعت وضعیت عملیاتی شرکت را رصد کند و بر اساس آن بتواند به سرعت تصمیم گیری کند، گذشته را خلاصه کند و اهداف استراتژیک را برای آینده تعیین کند. وضعیت عملیاتی در این جا، یعنی در گذشته چه اتفاقی افتاده است. به همین دلیل در داشبورد استراتژیک نیازی به داده ی به لحظه نداریم، اما تصویر دقیقی از اطلاعات حیاتی باید وجود داشته باشد.

این داشبورد به مدیران کمک می کند که در هر زمانی بتوانند گزارش بگیرند تا دپارتمان ها و سازمان بتوانند در راستای اهداف حرکت کنند. درست مانند داشبورد ماشین و هواپیما، مدیر می تواند وضعیت کنونی سازمان را ببیند و بر اساس آن تصمیمات آنی بگیرد.

برای مثال داشبورد مدیریت درآمدها و داشبورد مدیریت هزینه

داشبورد مدیریتی تحلیلی

داشبورد مدیریت تحلیلی علاوه بر این که اطلاعات را به صورت کلی نمایش می دهد، به مدیر این امکان را می دهد که در هر قسمت ریز شود و علت پدیده ها را نیز مشاهده کند. با drill down و لینک کردن پارامترها به دنبال علت مسائل در داده ها می گردند. برای مثال چرا عملکرد فروش کاهش پیدا کرده است؟

این داشبورد برای مدیران میانی که مجری استراتژی های سازمان هستند مناسب است. آن ها باید مشکلات را پیدا کنند، آن ها را اولویت بندی کنند و در راستای آن اقدام کنند.

برای مثال داشبورد مدیریت پیشرفت و داشبورد مدیریت نیروی انسانی

داشبورد مدیریتی عملیاتی

داشبورد مدیریتی عملیاتی بر گزارش گیری از داده های به لحظه (real time) و پیوسته تاکید دارد. داشبورد عملیاتی برای رصد پیشرفت و خروجی روزانه طراحی می شود تا مدیران مطمئن شوند برنامه مورد انتظار با دستاوردهای واقعی در جریان است. به عبارت دیگر از تحقق اهداف استراتژیک از طریق چک کردن داده های روزانه اطمینان می یابند.

برای مثال رصد حمل و نقل و توزیع

مزایای داشبورد مدیریتی

1. امکان تصمیم گیری آگاهانه و برنامه ریزی جامع استراتژیک توسط مدیران کسب و کار
2. ارائه قابلیت های مصور سازی و نمایش قابل فهم تر اطلاعات برای تصمیم گیرندگان در سازمان
3. شناسایی سریع و دقیق فرآیندها، نقاط قوت و نقاط ضعف سازمان
4. ساده سازی درک شاخص های تحلیل و اطلاعات پیچیده کسب و کار
5. تسهیل استقرار و استفاده از برنامه های کاربردی هوش تجاری کسب و کار
6. تحلیل و تجزیه اطلاعات مشترک و فرآیندهای تصمیم گیری از طریق افزایش اشتراک گذاری اطلاعات
7. شناسایی فرصت های تازه کسب و کار در راستای سرمایه گذاری و رفع موانع مربوط به مشکلات رایج کسب و کار

معیارهای داشبورد مدیریتی

1. ساده و قابل فهم
2. اندازه گیری شاخص های کلیدی عملکرد
3. پردازش به لحظه اطلاعات
4. فیلتر اطلاعات براساس نیازمندی های سازمان
5. نمودارهای متنوع با قالب های ظاهری مختلف
6. سهولت در دسترسی

استفاده نامناسب از داشبورد مدیریتی

بعنوان مثال مدیری را تصور کنید که درگیر ساعت معیار ورود و خروج کارکنان است و نگاه کنترلی روی کارکنان دارد بطور کلی آگاهی از این نوع داده ها در مورد کارکنان خوب است اما زمانیکه مدیر، به جای پرداختن به کیفیت و نحوه انجام کار کارکنان، به این دست کنترلها بپردازد نتیجه ی عکس رخ می دهد. بنابراین، مدیر نمی تواند تصمیمات اثربخشی برای رشد کسب و کار بگیرد و دیگر داده های ارزشمند را نادیده می گیرد. در این حالت، مدیر پس از مدتی به این اعتقاد می رسد که داشبوردهای مدیریتی نتوانسته اند کارایی لازم را داشته باشند در حالیکه در واقعیت، اینطور نیست.

نحوه ارزیابی عملکرد

بسیاری از مدیران ارزیابی عملکرد را محدود به ارزیابی اطلاعات مالی، مثل شاخص سودآوری، یا سنجش رضایت مشتریان می دانند. اگرچه ارزیابی این شاخص ها در موفقیت کسب و کار اهمیت دارند، اما نکته این است که این دسته از شاخص ها صرفاً عملکرد گذشته سازمان را به ما نشان می دهند در صورتیکه رویکرد ارزیابی لحظه ایِ تمام عملیات سازمان و در تمام واحدهای کسب و کار هدف اصلی استفاده از داشبورد مدیریتی است.

ویژگی داشبوردهای مدیریتی

اصلی ترین و مهم ترین ویژگی های داشبوردهای نوین مدیریتی این است که آنها، رابط های کاربری دارند که امکان شخصی سازی در آنها وجود دارد و از قالب ‎هایی برخوردارند تا فرآیند طراحی بصری داشبورد را تسریع کنند و امکان استخراج اطلاعات را در لحظه دارند.

نحوه تنظیم شاخص های داشبورد مدیریتی

1. شاخص کلیدی عملکرد یا KPIها باید مستقیما با اهداف سازمان ارتباط داشته باشند. مهم تر از آن KPIها باید به صورت مستقیم به اندازی گیری میزان موفقیت سازمان نیز مرتبط باشند.
2. زنجیره فرایندهایتان را تحلیل کنید و نقاطی که به کسب و کار شما ارزش اضافه می کنند را شناسایی نمایید. یعنی قسمت هایی از کسب و کار که به مشتری نهایی شما ارزش اضافه می کند.
3. شاخص کلیدی عملکرد یا KPI هایی را انتخاب کنید که به راحتی اندازه­ گیری شوند و امکان خطای کالیبراسیون نداشته باشند.
4. شاخص کلیدی عملکرد یا KPI ها باید عددی باشند که به آسانی بتوان آنها را تفسیر کرد.
5. شاخص کلیدی عملکرد یا KPI هایی تعریف کنید که مشخص کنند در مسیر درست قرار دارید یا نه. به این شاخص ها، شاخصهای روند می گویند. (بعنوان مثال روند فروش در ماه های سال)
6. به یاد داشته باشید که داشبورد مدیریتی مثل یک عکس از وضعیت شرکت شما در لحظه است. شما باید آن را به درستی تفسیر کنید.

بعنوان مثال در داشبورد مالی، شاخص های کلیدی مثل نسبت بدهی به دارایی، نمودار درآمد ناخالص ادوار مالی، مدیریت نقدینگی، روند افزایش یا کاهش سود قبل از مالیات و... با استفاده از نمودارهای مختلف به تصویر می کشد.

اجزای داشبوردهای مدیریتی

1. اتصال به بانک های اطلاعاتی
2. بصری سازی اطلاعات
3. جداول اطلاعاتی
4. قابلیت اطلاعات سلسله مراتبی در چند سطح
5. فیلترهای اطلاعاتی

امکانات و شیوه های طراحی داشبوردهای مدیریتی

1. مشارکت در طراحی فرآیند داشبورد توسط کاربران
2. اصلاح طرح ها در طول فرآیند توسعه داشبورد با رویکرد رفت و برگشتی
3. جمع آوری، شناسایی و طراحی دقیق اطلاعات مورد نیاز کاربران
4. شخصی سازی اطلاعات داشبورد در بخش های مختلف
5. خلاصه سازی و عدم زیاده روی در نمایش اطلاعات
6. بروزرسانی اطلاعات در بازه های زمانی به تفکیک هر گزارش

داشبورد مدیریتی و ارتباط آن با هوش تجاری

داشبورد مدیریتی در نسل جدید خود همان هوش تجاری است و سعی در سوق دادن هرچه بهتر داده ها و اطلاعات به سوی کاربران دارد. ابزارهایی مانند کلیک ویو (Qlikview)، تبلو (Tableau) و اکسل (Excel) و مایکروسافت پاور بی آی (Power BI) در این زمینه بسیار مفید هستند. این نرم افزارها هر کدام به گونه ای در طراحی و ایجاد یک داشبورد مدیریتی مورد استفاده قرار می گیرند که بسته به نوع سازمان و اطلاعات مورد استفاده متفاوت خواهد بود.

داشبورد مدیریتی نرم افزار اوراش

داشبورد مدیریت بیان کننده شاخص ها و اهرم های مالی و عملیاتی سازمان در یک نگاه می باشد. با استفاده از سیستم یکپارچه مالی اوراش و پیاده سازی اصولی فرم ها برای جمع آوری اطلاعات می توان به خروجی آن ها در قالب داشبوردهای مدیریتی اتکا نمود. هم چنین در گامی فراتر با استفاده از ابزار POWER BI نمودارهای تخصصی و تحلیلی تولید کرد. این قابلیت ابزاری قدرتمند برای مدیران و تصمیم گیرندگان شرکت می باشد. نکته قابل توجه در این ابزار، انعطاف پذیری آن جهت اجرا در فعالیت های اقتصادی متنوع می باشد.

آموزش ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل

ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل می‌تواند یک راه کار قدرتمند برای مدیران و تصمیم‌گیرندگان باشد تا از دید کلی به وضعیت کسب و کار خود بنگرند. اکسل، به عنوان یک ابزار قدرتمند برای محاسبات و تجزیه و تحلیل داده، امکانات زیادی برای ایجاد داشبوردهای مدیریتی ارائه می‌دهد که به کمک آن‌ها می‌توانید اطلاعات را به صورت گرافیکی و دینامیکی رصد کنید.

استفاده از اکسل برای ساخت داشبورد مدیریتی مزایای بسیاری دارد؛ برای مثال، اکسل یک ابزار یکپارچه و عمومی است که بسیاری از افراد با آن آشنایی دارند. از لحاظ اقتصادی هم، نیازی به خرید و استفاده از نرم‌افزارهای دیگر نیست. برای شروع، می‌توانید از اطلاعات موجود در اکسل (مثلا جداول یا فایل‌های دیگر) استفاده کنید. سپس، از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده مانند جدول‌های پیوت، نمودارها، و فیلترها برای تجسم و تحلیل داده‌ها استفاده کنید.

از اینجا به بعد، می‌توانید اطلاعات را بر حسب دسته‌بندی‌های مختلف نمایش دهید. همچنین، می‌توانید از فرمول‌ها و توابع مختلف برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکردی استفاده کنید. در صورتی که می‌خواهید داشبورد خود را زیبا و حرفه‌ای‌تر کنید، می‌توانید از ویژگی‌های فرمت‌بندی، نمودارها، و PivotCharts استفاده کنید. اکسل همچنین انواع مختلفی از نمودارها مانند نمودار میله‌ای، خطی، دایره‌ای و ... را پشتیبانی می‌کند که می‌توان داده‌ها را به صورت جذاب و قابل فهم نمایش داد.

ساختن یک داشبورد مدیریتی در اکسل اغلب از ساختار بندی خوبی نیاز دارد به‌طوری که اطلاعات به روشنی و دقیق نمایش داده شود. همچنین، بهتر است از فونت‌ها، رنگ‌ها و ترتیب منطقی برای قرار دادن مولفه‌های مختلف داشبورد استفاده کنید تا داده‌ها بهتر درک شوند.