سیستم های حسابداری چیست؟ انواع و کاربردها

سیستم حسابداری چیست؟

مجموعه‌ای از اجزای به‌هم‌پیوسته در داخل یک مؤسسه که آثار مالی رویدادها را به گزارش‌ها و صورت‌های مالی تبدیل می‌کنند، به‌عنوان سیستم حسابداری شناخته می‌شوند. در حقیقت مواردی از قبیل سوابق کسب‌وکار؛ تراکنش‌هایی مانند صورت‌حساب‌ها، پول‌ها و مبالغ خرج شده از حساب بانکی کسب‌وکار، صورت‌حساب‌های تأمین‌کنندگان و پول‌های صرف شده برای اهداف تجاری، در سیستم های حسابداری قرار می‌گیرند. در ادامه با ویژگی‌ها و کاربردهای سیستم های حسابداری و انواع آن بیشتر آشنا خواهیم شد.

هدف از سیستم حسابداری چیست؟

سیستم حسابداری ابزاری است که امکان ردیابی جریان مالی ورودی و خروجی یک کسب‌وکار را فراهم می‌کند. به بیان دیگر، این سیستم به ثبت و نگهداری سوابق مالی پرداخته و برای ثبت تراکنش‌ها، فاکتورها، صورت‌حساب‌های فروشندگان و دیگر درآمدها و هزینه‌ها به کار می‌رود. به زبان دیگر، اهداف سیستم حسابداری را می‌توان به دو گروه تقسیم کرد:

•  ارائه‌دادن گزارش به‌منظور حصول اطمینان از فعالیت بر اساس قانون
•  ارائه گزارش باهدف کمک و جهت‌دهی به تصمیم‌گیری ذی‌نفعان و مدیران

 با این تفاسیر، دو هدف عمده سیستم حسابداری، پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات‌اند. پردازش مبادلات از طریق ثبت‌های اساسی حسابداری انجام می‌شود و پردازش اطلاعات حسابداری در حقیقت همان ارائه اطلاعات مرتبط با موقعیت مؤسسه است.

انواع سیستم های حسابداری

در ادامه انواع سیستم‌های حسابداری را بررسی می‌کنیم.

سیستم حسابداری یک طرفه

سیستم‌های حسابداری یک‌طرفه تنها با یک حساب درگیرند و همه تراکنش‌های مالی را فقط یک‌مرتبه وارد می‌کنند. در سیستم حسابداری یک‌طرفه، فقط هزینه‌ها و درآمدها و هر یک‌دریک ستون به ثبت می‌رسند و با محاسبه تفاوت درآمدها و هزینه‌ها، محاسبه میزان سود یا ضرر برای صاحبان کسب‌وکار میسر می‌شود. از طریق سیستم حسابداری یک‌طرفه، می‌توان موارد زیر را محاسبه کرد:

•  تاریخ فروش
•  توضیح کالای فروخته‌شده
•  بهای کالا
•  شیوه و نوع پرداخت
•  مانده‌حساب

 کلیدی‌ترین مزیت سیستم حسابداری یک‌طرفه سادگی و هزینه پایین آن است. در واقع به جهت استفاده از این سیستم به هیچ‌گونه آموزش تخصصی و تحصیلات عالی و استخدام یک حسابدار حرفه‌ای نیاز نیست. سیستم یک‌طرفه در کسب‌وکارهای بسیار کوچک کاربرد و استفاده‌های بیشتری دارد. در حال حاضر به دلیل احتمال خطای بالا، به‌کارگیری این سیستم حسابداری بسیار کمتر از گذشته است و روش‌های جایگزین کاربردهای بیشتری دارند. گذشته از این، در سیستم حسابداری یک‌طرفه هیچ یک از صورت‌های مالی اصلی از قبیل ترازنامه، صورت معاملات فصلی و … را نمی‌توان ارزیابی کرد.

سیستم حسابداری دوبل

در سیستم حسابداری دوبل هر فعالیت و تراکنش مالی در دو حساب، یکی بدهکار و یکی بستانکار، به ثبت می‌رسد. برای مثال، اگر ۴ میلیون تومان بابت خرید محصول هزینه شود، این مبلغ باید در ۲ حساب با ماهیت‌های بستانکار و بدهکار به ثبت برسد. نکته مهم و کلیدی در به‌کارگیری سیستم حسابداری دوبل این است که میزان بدهی‌ها با درآمدها در نهایت باید برابر باشند.

 امکان محاسبه تمام فعالیت‌های مالی کسب‌وکار یکی از مزیت‌های اصلی استفاده از سیستم حسابداری دوبل یا دوطرفه است. به کمک این سیستم حسابداری و گزارش‌های آن، محاسبه سود و زیان بسیار ساده است. باتوجه‌به این موضوع که سیستم حسابداری دوطرفه یک سیستم کامل است، به‌کارگیری آن برای همه کسب‌وکارهایی قصد مدیریت مالی قوی و دقیق بر تجارت خود را دارند، ضروری است. یکی از جنبه‌های منفی این سیستم این است که پیچیدگی بیشتری نسبت به سیستم حسابداری یک‌طرفه دارد و برای انجام صحیح آن به استخدام یک حسابدار نیاز مبرمی وجود دارد.

 اگرچه سیستم حسابداری دوبل توسط کسب‌وکارهای بزرگ و متوسط با تراکنش‌های بالا استفاده می‌شود؛ اما کسب‌وکارهای کوچک نیز می‌توانند از مزایای این سیستم حسابداری بهره‌مند شوند. به کمک سیستم حسابداری دوبل می‌توان به گزارش‌های جامعی از قبیل گزارش هزینه‌ها، سود و زیان‌ها، گزارش‌های صورت معاملات فصلی، فاکتورهای فروش و … دسترسی داشت.

سیستم حسابداری دستی

سیستم حسابداری دستی در حقیقت یک سیستم حسابداری است که معاملات و فعالیت‌های مالی یک کسب‌وکار را بدون استفاده از سیستم کامپیوتری و نرم‌افزار حسابداری ثبت می‌کند. در سیستم های حسابداری دستی تراکنش‌ها به شکل دستی وارد دفاتر حسابداری می‌شوند. معمولاً در سیستم حسابداری دستی چند دفتر حسابداری برای انواع حساب‌ها مانند دارایی‌های جاری و غیرجاری وجود دارد. از ارقام ثبت‌شده در این دفاتر برای تهیه صورت‌های مالی مختلف استفاده می‌گردد.

معمولاً صفحه‌های این دفاتر ۴ ستون یا بیشتر دارند که در کنار تعدادی ردیف برای ثبت تاریخ تراکنش، نوع حساب، مقدار، بستانکار یا بدهکار بودن و … جهت مشاهده و رجوع در آینده ایجاد می‌شوند. ازآنجاکه این سیستم حسابداری هزینه بسیار پایین‌تری در مقایسه با سیستم حسابداری کامپیوتری دارد، برای استفاده کسب‌وکارهای خیلی کوچک بسیار مناسب است.

سیستم حسابداری کامپیوتری

اگرچه استفاده از سیستم های حسابداری دستی هنوز هم در میان بسیاری از کسب‌وکارها رواج دارد، اما اکثر تجارت‌ها به علت فزونی تراکنش‌ها و معاملاتشان، قابلیت به‌کارگرفتن این نوع از سیستم حسابداری را نخواهند داشت. تعدد و پیچیدگی فعالیت‌های مالی کسب‌وکار، ارتباط مستقیمی با نیاز آن به سیستم حسابداری کامپیوتری دارد.

سیستم های حسابداری کامپیوتری در حقیقت شامل نرم‌افزارهایی‌اند که در رایانه‌ها یا سایر ابزارهای الکترونیکی تجارت و کسب‌وکار موردنظر نصب می‌شود و انجام محاسبات مالی و تجاری پیچیده؛ مانند گزارش‌های سود و زیان، محاسبه حقوق و دستمزد، محاسبان مواد اولیه تولید و … را برای کسب‌وکار ممکن می‌سازند. علاوه بر این موارد، با به‌کارگیری سیستم های حسابداری کامپیوتری در کسب‌وکار، امکان مدیریت حساب‌های بانکی، قبوض، محاسبات مالیاتی و … نیز برای آن کسب‌وکار میسر می‌شود.

کاربردهای سیستم‌های اطلاعات حسابداری

در ادامه چند مورد از مهم‌ترین کاربردهای سیستم های اطلاعات حسابداری را بررسی می‌کنیم.

بهبود بهره‌وری

افزایش بهره‌وری یکی از پراهمیت‌ترین ویژگی‌های سیستم های حسابداری برای سازمان‌ها و شرکت‌ها است. دلیل این امر این است که در صورت داشتن یک سیستم حسابداری اصولی، شرکت‌ها می‌توانند با سرمایه و نیروی انسانی کم‌تر، نتایج و دستاوردهای چشمگیری را کسب کنند.

 در حقیقت سیستم‌های اطلاعاتی برای افزایش بهره‌وری سازمان‌ها طراحی شده‌اند. سیستم‌های ارتباطات اجتماعی مانند شبکه‌های اجتماعی ، سیستم‌های ارسال ایمیل، سیستم‌های اتوماسیون اداری، سیستم‌های مکانیزه انبار و سیستم های حسابداری مکانیزه مثال‌هایی ازاین‌قبیل هستند.

بهبود اثربخشی

یکی از مزیت‌های اجرا و پیاده‌سازی سیستم های حسابداری، افزایش اثربخشی و کارایی سازمان است. هدف و مقصود بسیاری از سیستم‌های اطلاعاتی، تحلیل داده‌های تجاری و مالی کسب‌وکارها و بهبود اثربخشی سازمان‌ها است.

 برای مثال، به کمک هوش مصنوعی و سیستم های حسابداری و اطلاعاتی پیشرفته، می‌توان موفق به استخراج پرسودترین، کم‌هزینه‌ترین و پردرآمدترین محصولات یا خدمات شد. در این صورت می‌توان به‌پیش بینی‌های مالی مهمی از آینده فعالیت‌های تجاری نائل شد.

روش انتخاب بهترین سیستم های حسابداری

به‌منظور انتخاب بهترین سیستم حسابداری، باید به موارد مختلفی از قبیل مقیاس‌پذیری، امنیت، سازگاری، قابلیت استفاده، قیمت و پشتیبانی از مشتری توجه داشت. در ادامه با هر یک از این موارد به‌عنوان روش‌های انتخاب بهترین سیستم حسابداری آشنا خواهیم شد.

مقیاس‌پذیری

درنظرگرفتن مقیاس‌پذیری هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری یک نکته کلیدی و مهم است. ممکن است با رشد و توسعه شرکت و کسب‌وکار، انتخاب سیستمی که بتواند با افزایش تقاضای کسب‌وکار شما سازگار باشد، چالش بزرگی به نظر برسد. در چنین شرایطی انتخاب نرم‌افزاری که طیف وسیعی از ویژگی‌ها را در خود دارد و می‌تواند حجم زیادی از تراکنش‌ها و کاربران را مدیریت کند بسیار منطقی به نظر می‌رسد.

امنیت

امنیت نرم‌افزارهای حسابداری، اولویت اصلی هر شرکت و کسب‌وکاری است. از این موضوع اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار و سیستم های حسابداری موردنظر از قابلیت‌های امنیتی قدرتمندی از قبیل احراز هویت دومرحله‌ای (TFA)، رمزگذاری اطلاعات و داده‌ها و پشتیبان‌گیری برخوردار است.

سازگاری

 قبل از استفاده از هر محصولی، باید از این موضوع اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار حسابداری موردنظر با سایر برنامه‌های نرم‌افزاری مورداستفاده در شرکتتان سازگار است یا نه. این سازگاری طیف وسیعی از نرم‌افزارها از قبیل حقوق و دستمزد، نرم‌افزارهای مالیاتی و سایر نرم‌افزارهای مدیریت مالی را در بر می‌گیرد. یکپارچه نشدن نرم‌افزار با سایر سیستم‌های سازمان و بروز خطاها و مشکلات، آخرین چیزی است که هر شرکتی می‌خواهد.

قابلیت استفاده

باید کاربرپسند بودن نرم‌افزار حسابداری شرط مهمی برای انتخاب آن توسط شرکت‌ها و سازمان‌ها است. سیستم های حسابداری پیچیده‌ای که به آموزش‌های زیادی نیاز دارند و به‌سختی می‌توان آنها را هدایت کرد، بهره‌وری را کاهش و خطاهای ورود داده‌ها و ناامیدی کارکنان را افزایش می‌دهند.

قیمت

هزینه نرم‌افزارهای حسابداری می‌تواند به طور گسترده‌ای متفاوت باشد؛ از نسخه‌های رایگان گرفته تا راهکارهایی که ممکن است هزینه‌های هنگفتی داشته باشند. پیش از انتخاب نرم‌افزار، لازم است بودجه شرکت خود را مشخص کرده و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که با آن همخوانی داشته باشد. بااین‌حال، توجه داشته باشید که ارزان‌ترین گزینه لزوماً از نظر کیفیت و امکانات، بهترین انتخاب نخواهد بود.

پشتیبانی از مشتری

در نهایت، برای انتخاب بهترین سیستم های حسابداری باید اطمینان حاصل کنید که فروشنده برای مشتریان خدمات پشتیبانی قابل‌اعتمادی ارائه می‌دهد یا نه. در صورت بروز هرگونه مشکل در نرم‌افزار، باید به‌سرعت به تیم پشتیبانی دسترسی داشته باشید تا مشکل حل شود. به دنبال نرم‌افزاری باشید که گزینه‌های متنوعی مانند ایمیل، تلفن و چت آنلاین را برای پشتیبانی فراهم کند. گذشته از این، شهرت و خوش‌نامی فروشنده در زمینه ارائه خدمات پشتیبانی و سرعت حل مشکلات را نیز در نظر بگیرید.

نتیجه گیری

در این مقاله از تیم تحریریه اوراش، با مفهوم سیستم‌های حسابداری در کسب‌وکارها و انواع سیستم‌های حسابداری آشنا شدیم. سپس به این پرسش پاسخ دادیم که هدف از به‌کارگیری سیستم‌های حسابداری در کسب‌وکار چیست و چه فایده‌ای دارد؟ در ادامه انواع سیستم‌های حسابداری از قبیل یک‌طرفه، دوطرفه، دستی و کامپیوتری را بررسی کردیم و سپس روش‌های انتخاب بهترین سیستم حسابداری را برشمردیم.

سوالات متداول

ویژگی مهم سیستم های حسابداری چیست؟

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم‌های حسابداری، دقت و خودکارسازی در ثبت و پردازش اطلاعات مالی است. این سیستم‌ها امکان تولید گزارش‌های مالی دقیق، طبقه‌بندی مناسب داده‌ها، پیگیری تراکنش‌ها و کنترل داخلی را فراهم می‌کنند که به تصمیم‌گیری بهتر و مدیریت مالی مؤثر کمک می‌کند.

عملیات در سیستم های حسابداری چگونه انجام میشود؟

در یک سیستم حسابداری، عملیات با ثبت تراکنش‌های مالی مانند خرید، فروش، دریافت و پرداخت آغاز می‌شود. سپس این اطلاعات به طور خودکار در دفاتر کل ثبت و طبقه‌بندی شده و در نهایت گزارش‌های مالی؛ مانند ترازنامه و صورت سود و زیان تولید می‌شوند.

چگونه بهترین سیستم های حسابداری را انتخاب کنیم؟

برای انتخاب بهترین سیستم حسابداری، ابتدا نیازها و اهداف کسب‌وکار خود را مشخص کنید. ویژگی‌هایی مانند مقیاس‌پذیری، سهولت استفاده، پشتیبانی از قوانین مالیاتی، قابلیت‌های خودکارسازی، و امنیت اطلاعات را در نظر بگیرید. بودجه شرکت و امکانات پشتیبانی ارائه‌شده توسط فروشنده نیز از عوامل مهم هستند. همچنین، نرم‌افزار باید با سایر سیستم‌های شما یکپارچه شود و تجربه کاربری روانی ارائه دهد. بررسی نظرات کاربران و شهرت برند می‌تواند در تصمیم‌گیری نهایی به شما کمک کند.