دفاتر قانونی در حسابداری

مقدمه

 می‌دانید دفاتر قانونی حسابداری چه اهمیتی دارند و کاربرد آنها در شرکت‌ها و مؤسسات مختلف چیست؟ آیا با عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی و شیوه تحریر این دفاتر آشنا هستید؟ در این مقاله از تیم تحریریه اوراش با دفاتر قانونی حسابداری آشنا می‌شویم و این اسناد را از جنبه‌های مختلفی بررسی می‌کنیم.

دفتر حسابداری چیست؟

دفاتر قانونی محل به ثبت رسیدن تمامی رخدادهای مالی پس از ثبت در سندهای حسابداری هستند. رویدادهای مالی بعد از ثبت در اسناد حسابداری و تایید مدیریت در دفتر حسابداری تعیین شده توسط قانون نیز به ثبت می‌رسند و نگهداری می‌شوند. این دفاتر که به تایید قانون رسیده‌اند، دفاتر قانونی حسابداری یا دفتر حسابداری نام دارند.

انواع ‌‌دفاتر قانونی حسابداری

در ادامه مقاله، انواع دفاتر قانونی حسابداری را بررسی می‌کنیم.

 دفاتر رسمی

 دفاتر رسمی، دفاتری‌اند که تهیه و تنظیم آن‌ها طبق قانون الزامی است، به‌طورکلی این دفاتر به دو نوع دفتر روزنامه و دفترکل تقسیم می‌شوند. در ادامه با هرکدام از این دفاتر آشنا می‌شویم.

دفتر روزنامه

 دفتر روزنامه یکی از دفاتر رسمی حسابداری است که تمام رویدادهای مالی شرکت‌ها و مؤسسات اقتصادی به ترتیب تاریخ و شماره در آن ثبت می‌شود. در این دفتر، جزئیاتی مانند بدهکار، بستانکار، شماره سند، و شرح مختصر رویداد مالی ثبت می‌گردد که به‌وضوح و سازماندهی بهتر تراکنش‌های مالی کمک می‌کند.

دفتر روزنامه عمومی

 دفتر روزنامه عمومی دفتری است که تمامی رویدادهای مالی یک شرکت، فارغ از دسته‌بندی نوع تراکنش، به ترتیب تاریخ در آن ثبت می‌شود و شامل جزئیاتی مانند بدهکار، بستانکار، و شرح مختصر هر تراکنش است.

دفتر روزنامه خصوصی

 این دفتر به‌صورت تفکیک‌شده بر اساس نوع معامله (معاملات خاص) مورداستفاده قرار می‌گیرد و رویدادهای مالی مرتبط با هر نوع معامله به طور جداگانه در آن به ثبت می‌رسند. به‌عنوان مثالی برای دسته‌بندی‌های دفتر روزنامه خصوصی می‌توان به دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه‌فروش، دفتر روزنامه پرداخت‌های غیرنقدی و چک، و دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی اشاره کرد.

دفتر کل

 دفترکل یکی از دفاتر اصلی حسابداری است که تمام عملیات مالی ثبت‌شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می‌شود. باتوجه‌به ساختار و نحوه ثبت اطلاعات در دفتر روزنامه، امکان تهیه صورت‌های مالی مستقیم از آن وجود ندارد، اما دفترکل به‌گونه‌ای طراحی شده که می‌توان از آن صورت‌های مالی و مانده‌حساب‌ها را استخراج کرد. در این دفتر، هر حساب دارای صفحه‌ای مجزا است و به‌صورت تفکیک‌شده نگهداری می‌شود؛ بنابراین، دفترکل مرجعی است که در آن حساب‌ها به‌صورت مجزا و دقیق ثبت می‌شوند.

 طبق مقررات، کلیه حساب‌های ثبت‌شده در دفتر روزنامه باید تا پایان هر ماه یا حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفترکل منتقل شوند. در دفترکل، اطلاعاتی از جمله شماره، تاریخ، بدهکار، بستانکار و مانده‌حساب‌ها درج می‌شود. همچنین ستونی به نام «تشخیص» وجود دارد که ماهیت مانده‌حساب‌ها، یعنی بدهکار یا بستانکار بودن، در آن مشخص می‌شود. برای محاسبه مانده هر حساب، کافی است جمع بدهکار و بستانکار را از یکدیگر کسر کنیم تا مانده نهایی به دست آید.

دفتر دارایی

 طبق ماده ۹ قانون تجارت، دفتر دارایی یکی از دفاتر حسابداری است که در آن کلیه دارایی‌های منقول و غیرمنقول تاجر به ثبت می‌رسد. علاوه بر این، این دفتر برای ثبت دقیق‌تر مطالبات و بدهی‌ها نیز کاربرد دارد. اما باگذشت زمان و توسعه ابزارهای مالی نوین، از جمله ترازنامه‌ها و نرم‌افزارهای حسابداری، استفاده از دفتر دارایی به طور چشمگیری کاهش‌یافته است. امروزه، شما می‌توانید دارایی‌های ثابت شرکت خود را به‌سادگی از طریق نرم‌افزارهای مالی ثبت و مدیریت کنید که این امر روند بررسی و کنترل دارایی‌ها را سریع‌تر و کارآمدتر کرده است.

دفترکپیه

 دفتر کپیه، یکی از دفاتر حسابداری سنتی تعریف شده در ماده ۱۰ قانون تجارت، به‌عنوان محلی برای ثبت صورت‌حساب‌های صادره و نامه‌نگاری‌ها به ترتیب تاریخ استفاده می‌شد. این دفتر نقشی کلیدی در حفظ مستندات مالی و مکاتبات شرکت‌ها داشت و به‌عنوان مرجع اصلی در بررسی و ردیابی سوابق حسابداری مورداستفاده قرار می‌گرفت. بااین‌حال، با پیشرفت تکنولوژی و توسعه سیستم‌های اتوماسیون مالی، کارکرد این دفاتر به‌تدریج کاهش‌یافته است و بسیاری از سازمان‌ها دیگر نیازی به نگهداری آنها ندارند.

دفاتر غیر رسمی

 دفاتر غیررسمی، اگرچه تهیه آن‌ها الزامی نیست، اما برای سهولت در امور حسابداری، بهبود مدیریت حساب‌ها و افزایش دقت به کار گرفته می‌شوند. دفتر معین یکی از شناخته‌شده‌ترین این دفاتر است. در ادامه با دفتر معین که یکی از انواع دفاتر غیررسمی حسابداری است بیشتر آشنا می‌شویم.

دفتر معین

 دفتر معین یکی از دفاتر غیررسمی حسابداری است که می‌توان حساب‌های دفترکل را به شکل تفکیک شده در آن ثبت و نگهداری کرد. برخی اوقات نمی‌شود اطلاعات جزئی و دقیق حساب‌ها را از دفترکل استخراج کرد، لذا این کار را با ثبت این حساب‌ها در دفتر معین، بسیار ساده‌تر و راحت‌تر می‌توان انجام داد. دفاتر معین به دسته‌های مختلفی از قبیل دفتر معین بانک، دفتر معین حساب‌های پرداختنی، دفتر معین حساب‌های دریافتنی، دفتر معین اموال و… تقسیم می‌شوند.

اهمیت دفاتر قانونی حسابداری

 در تمام شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی برای داشتن دفاتر قانونی اجبار قانونی وجود دارد به‌طوری‌که تمام واحدهای اقتصادی موظف به داشتن دفاتر روزنامه و دفاتر کل هستند. اما سؤال اینجاست که اهمیت دفاتر قانونی حسابداری در چیست؟

 دفاتر قانونی حسابداری وضعیت حساب‌های یک مجموعه را ازنقطه‌نظر بستانکار یا بدهکار بودن مانده‌حساب به شکل کاملاً واضح مشخص می‌کنند. علاوه بر این، دفاتر حسابداری به‌منظور کاهش خطاهای ناخواسته در حسابداری، به‌ویژه در زمینه عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی یا هر خطای دیگری مانند ثبت تکراری رویدادهای مالی، اسناد رسمی مستدل و موثقی محسوب می‌شوند.

 انعکاس تمام جزئیات مربوط به رویدادهای مالی در تمام ابعاد را می‌توان یکی دیگر از دلایل اهمیت دفاتر قانونی به شمار آورد. در دفاتر قانونی اطلاعات متعددی از جمله تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری هر حساب مشخص است. این دفاتر اطلاعات مالی را به ترتیب زمان طبقه‌بندی می‌کنند و در مراجعه‌های بعدی، می‌توان به اطلاعات موردنیاز به‌سرعت دسترسی داشت.

عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی چیست؟

 عدم تنظیم دفاتر قانونی می‌تواند عواقب جدی، از جمله جریمه و دیگر مشکلات را به همراه داشته باشد. برای جلوگیری از این مسائل، توصیه می‌شود حداقل یک سال قبل از آغاز سال مالی جدید، نسبت به دریافت دفاتر پلمب شده اقدام کنید. همچنین، در برخی موارد ممکن است دفاتر قانونی قبل از پایان سال مالی جاری تمام شوند. در چنین مواقعی نیز می‌توانید برای دریافت دفاتر جدید اقدام نمایید.

نحوه نوشتن دفاتر قانونی

شیوه نوشتن دفاتر حسابداری با یکدیگر متفاوت است و نوشتن هرکدام ریزه‌کاری‌ها و جزئیات خاص خود را دارد؛ به همین علت، در این قسمت از مقاله، به بررسی روش تحریر انواع دفاتر قانونی حسابداری، خواهیم پرداخت. با نظر به اصول حسابداری و قوانینی از قبیل قانون تجارت، تحریر انواع دفاتر قانونی حسابداری، به شکل زیر است:

 در تحریر دفتر روزنامه باید به این موضوع توجه داشت که هرروزه، اطلاعات مربوط به دادوستدها و معاملات روزانه، به ترتیب زمان وقوع، تا پایان صفحه در ستون‌های مربوطه درج گردد و با اتمام یک صفحه در دفتر روزنامه، مجموع ستون بدهکار و بستانکار در قسمت پایین همان صفحه نوشته شود. از ستون‌های این دفتر می‌توان به ستون شماره ردیف (شماره سند حسابداری)، ستون تاریخ، ستون شماره دفترکل یا عطف و ستون شرح رویدادهای مالی اشاره کرد.

 در ستون شماره دفترکل (عطف)، باید شماره صفحه دفترکل که اطلاعات سند مربوطه، به آن صفحه منتقل شده است، نوشته شود. در سطرهای ستون شرح رویدادهای مالی که به طور معمول هر رویداد در آن دربردارنده سه سطر است، بایستی حساب بستانکار، بدهکار و همچنین توضیح مختصری از رویداد مربوطه، ذکر شود.

 به جهت نوشتن دفترکل، حسابدار مجموعه هر هفته صفحه‌ای مجزا برای هر حساب درج شده در دفتر روزنامه را در نظر می‌گیرد و طبق زمان و تاریخ وقوع رویدادهای یک حساب، کل رویدادها و تراکنش‌های آن حساب و نیز شرح مختصری از آنها را در صفحه موردنظر می‌نویسد.

 هر صفحه از دفترکل، دارای موارد زیر است:

 · ستون تاریخ

 · ستون شماره دفتر روزنامه

 · ستون شرح

 · ستون بدهکار

 · ستون بستانکار

 · ستون تشخیص

 · ستون باقیمانده

 در ستون در نظر گرفته شده برای تشخیص، بدهکار یا بستانکار بودن، به‌صورت مخفف و خلاصه شده «بد» یا «بس»، نوشته می‌شود. در ستون شرح و شماره دفتر روزنامه نیز به ترتیب باید، عبارت «به شرح دفتر روزنامه» و شماره آن حساب در دفتر روزنامه به ثبت برسد.

 نحوه تحریر دفتر دارایی به طور اجمالی و گذرا، این‌گونه است که ستون‌های مختلفی ایجاد می‌شوند و در هریک از این ستون‌ها، دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و سرمایه تاجر، در بازه زمانی یک سال مالی گذشته به ثبت می‌رسند.

 شیوه نگارش دفتر اندیکاتور، نما نامه یا همان دفتر نامه‌ها که جایگزین‌های دفتر کپیه شده به شمار می‌روند و در اکثر موارد به شکل سیستمی تنظیم می‌شوند، این‌گونه است: همه صورت‌حساب‌های صادر شده توسط اشخاص حقیقی و حقوقی، مراسلات و مخابراتشان، در این دفتر، به ثبت می‌رسند. این صورت‌حساب‌ها شامل ستون‌های ردیف، شماره‌های گذشته، شرح نامه رسیده، نام صاحبان نامه، پیوست، تاریخ، شماره نامه و امضا هستند.

اشتباهات در تحریر دفاتر قانونی

 چند مورد از مهم‌ترین و رایج‌ترین اشتباهات در نوشتن دفاتر قانونی عبارت‌اند از:

 · دریافت‌نکردن دفاتر قانونی

 · مغایرت میان اطلاعات ثبت شده در دفتر با اطلاعات موجود در نرم‌افزار حسابداری

 · تاخیر بیش از حد مجاز در ثبت اطلاعات (بیشتر از ۱۵ روز)

 · رعایت‌نکردن و نادیده‌گرفتن اصول دفترنویسی

 · جاانداختن یا ثبت اشتباه سند حسابداری

دفتر کل

فرق دفتر روزنامه با دفتر کل چیست؟ (استفاده از عکس)

جمع‌بندی

 در این مقاله از تیم تحریریه اوراش، با دفاتر قانونی در حسابداری و انواع آنها آشنا شدیم. در ادامه در خصوص اهمیت دفاتر قانونی حسابداری و عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی را گوشزد کردیم. سپس نکاتی کاربردی درمورد نحوه نوشتن دفاتر قانونی را برشمردیم و اشتباهات رایج در این زمینه را بررسی کردیم.

سوالات

رد دفاتر قانونی به چه معناست؟

 عدم تطابق دفاتر حسابداری با استانداردهای نگارش، منجر به رد دفاتر قانونی توسط بازرسان مالیاتی می‌شود. این به معنای عدم‌پذیرش دفاتر پلمب شده از سوی بازرسان است. در صورت رد دفاتر کل و روزنامه، جریمه‌های مالیاتی اعمال خواهد شد.

چرا دفاتر قانونی به شکل پلمپ شده هستند؟

دفاتر قانونی برای جلوگیری از دستکاری و اطمینان از اصالت و شفافیت اطلاعات مالی پلمب می‌شوند.