حسابداری شرکت‌های بازرگانی چیست؟

مقدمه

حسابداری بازرگانی چیست و چه اصولی دارد؟ یک حسابدار بازرگانی با چه چالش‌هایی روبروست و چه وظایفی دارد؟ در این مقاله از سایت اوراش، به بررسی اصول و مفاهیم کلیدی حسابداری بازرگانی، نقش آن در مدیریت مالی و توسعه اقتصادی کسب‌وکارها می‌پردازیم و انواع حساب‌ها و روش‌های ثبت و نگهداری کالا در این شاخه حسابداری را بررسی می‌کنیم.

تعریف حسابداری بازرگانی

حسابداری بازرگانی در حقیقت یک سیستم مدیریت مالی است که کارش ثبت سود و زیان شرکت‌هاست. شرکت‌های بازرگانی عمدتاً با هدف کسب سود به فعالیت‌های خریدوفروش کالاهای وارداتی یا داخلی مشغول‌اند. واحد حسابداری بازرگانی در این شرکت‌ها با ثبت گزارش‌های مالی در طول سال، مانند حساب خرید، حساب برگشت از خرید، حساب فروش، حساب برگشت از فروش، صورت سود و زیان، ترازنامه شرکت، گردش وجوه نقد، سود و زیان جامع و غیره، به تحلیل میزان دارایی، بدهی و سود شرکت می‌پردازد. در سیستم‌های حسابداری بازرگانی، قیمت تمام شده کالای خریداری شده، قیمت تمام شده کالای فروش رفته، میزان موجودی و فروش باید به طور شفاف در دسترس و قابل‌بررسی باشد.

شرکت بازرگانی چیست؟

پیش از آشنایی با حسابداری بازرگانی ابتدا باید با شرکت های بازرگانی آشنا شد. شرکت‌های بازرگانی در حقیقت شرکت‌هایی‌اند که به‌عنوان واسطه‌ای بین تولیدکنندگان و مصرف‌کنندگان نهایی عمل می‌کنند. این شرکت‌ها با هدف کسب سود، کالاها و خدماتی را خریداری یا وارد می‌کنند و بدون هیچ‌گونه تغییری، آنها را به بازار عرضه می‌کنند. بر اساس این تعریف، حتی خرده‌فروشان نیز می‌توانند زیرمجموعه‌ای از شرکت‌های بازرگانی محسوب شوند، چرا که آنها نیز بدون اینکه نقشی در تولید داشته باشند، محصولات را به دست مصرف‌کنندگان می‌رسانند.

وظیفه اصلی شرکت‌های بازرگانی ایجاد یک پل ارتباطی میان تولیدکنندگان و بازار مصرف است، به‌طوری که از طریق تسهیل روند توزیع و فروش، به بهبود زنجیره تأمین کمک کنند و درعین‌حال سودآوری خود را نیز تضمین کنند.

 انواع شرکت بازرگانی

شش نوع شرکت بازرگانی عبارت‌اند از:

• شرکت سهامی
• شرکت تضامنی
• شرکت مختلط غیرسهامی
• شرکت مختلط سهامی
• شرکت نسبی
• شرکت تعاونی تولید و مصرف

 حسابدار بازرگانی کیست؟

نقش حسابدار بازرگانی در شرکت های بازرگانی بسیار تعیین‌کننده است. بیشتر این شرکت‌ها به‌منظور انجام کارهای حسابداری شرکت و ثبت و بررسی دخل‌وخرج و امور مالی شرکت، به یک یا چند حسابدار بازرگانی نیازمندند. حسابدار بازرگانی در هر شرکت دارای یک سری وظایف عمومی و تخصصی است. در ادامه با وظایف عمومی و تخصصی حسابدار بازرگانی آشنا می‌شویم.

وظایف حسابدار بازرگانی

پیش‌ازاین گفتیم که هر حسابدار بازرگانی دارای تعدادی وظایف عمومی و تخصصی است. وظایف عمومی وظایفی هستند که یک حسابدار به طور معمول و روزانه آنها را انجام می‌دهد. این وظایف در اکثر شرکت‌ها و مؤسسات یکسان‌اند و حتی در صورت تغییر نیز کلیت آنها تغییری نمی‌کند. در مقابل وظایف تخصصی حسابدار بازرگانی وظایفی‌اند که ممکن است در شرکت‌های مختلف متفاوت باشند یا به شیوه‌های متفاوتی انجام شوند.

وظایف عمومی حسابدار بازرگانی

برخی از وظایف عمومی و روزمره هر حسابداران بازرگانی عبارت‌اند از:

• انجام مکاتبات اداری
• انجام امور بانکی
• ثبت و ضبط تراکنش‌ها و معاملات مالی و بایگانی کلیه اسناد مالی
• تسلط بر انواع نرم افزار حسابداری بازرگانی و نحوه کار با آنها
• ارائه گزارش به مقامات بالادستی
• تهیه صورت‌ها و سوابق مالی به‌صورت ماهانه، فصلی و سالانه
• آشنایی با قوانین و مفاهیم بنیادی در موضوعاتی از قبیل بیمه، مالیات و کار

وظایف تخصصی حسابدار بازرگانی

شماری از وظیفه‌های تخصصی که حسابداران بازرگانی ممکن است در یک شرکت بازرگانی انجام بدهند عبارت‌اند از:

• آماده‌سازی دقیق، مرتب و طبقه‌بندی‌شده صورت‌های مالی از قبیل اطلاعات و سوابق مالی، دارایی‌ها و شرایط آنها، بدهی‌ها و…
• آماده‌سازی صورت‌ها و سوابق زیان و سود
• آماده‌سازی دقیق ترازنامه مالی و میزان دقیق دارایی‌ها و بدهی‌ها
• آماده‌سازی صورت‌ها و سوابق گردش نقدینگی
• محاسبه دقیق مقدار سودده بودن شرکت
• محاسبه دقیق مقدار ارزش‌افزوده و مالیات بر ارزش‌افزوده
• محاسبه دقیق بهای تمام شده برای کالاهای فروخته شده

انواع حساب‌ها در حسابداری شرکت های بازرگانی

حساب‌های خرید و فروش، دو حساب اصلی‌اند که در هر شرکت بازرگانی وجود دارند. در این بخش از مقاله، به توضیح و تشریح هر یک از این حساب‌ها می‌پردازیم.

حساب خرید

حساب خرید در حسابداری بازرگانی عبارت است از حسابی که مبلغ و هزینه کالاهای خریداری شده در مدت‌زمان 12 ماه (یک سال) را ثبت میکند. با هر ثبت بدهکار مقدار حساب خرید افزایش و با هر ثبت بستانکار مقدار آن کاهش پیدا میکند. به زبان دیگر، حساب خرید دارای ماهیت بدهکار است.

حساب برگشت از خرید

اگر مشتری کالا یا محصولی را خریداری کرده و آن را به دلیل نقص یا تطابق نداشت کالای ارسال شده با درخواست مرجوع کند، فروشنده به‌قصد جلب رضایت مشتری برای او تخفیف در نظر می‌گیرد یا اینکه کالا را دریافت کرده و مبلغی را که مشتری به او پرداخت کرده، بازمی‌گرداند. در این شرایط، حساب برگشت از خرید که یکی از انواع حساب در حسابداری شرکت‌های بازرگانی است، در طبقه بستانکار قرار گرفته و در مدت‌زمان دوره مالی، ماهیت حساب هیچ‌گونه تغییری نخواهد کرد.

حساب فروش

در حسابداری بازرگانی، درآمدهای حاصل از فروش کالاها در حساب فروش ثبت می‌شود. ارزش کالاهای فروخته شده، خواه به‌صورت نقدی و خواه نسیه، در سمت بستانکار حساب فروش ثبت می‌گردد؛ بنابراین، حساب فروش دارای ماهیت بستانکار است و هرگاه ثبت بستانکار انجام شود، مقدار آن افزایش می‌یابد. به‌عبارت‌دیگر، هرگاه کالا به فروش برسد و درآمد حاصل از آن ثبت شود، حساب فروش بستانکار می‌شود.

از سوی دیگر، درصورتی‌که کاهشی در مقدار حساب فروش رخ دهد، این کاهش در سمت بدهکار ثبت می‌شود. به بیان ساده‌تر، هرگاه بازگشتی از فروش وجود داشته باشد یا تخفیف‌هایی اعمال شود، این موارد به‌صورت بدهکار در حساب فروش ثبت خواهند شد. این باعث می‌شود که حساب فروش به طور مستمر تغییر کند و نمایانگر درآمدهای واقعی و تغییرات ناشی از فروش کالاها باشد.

حساب برگشت از فروش

همان‌طور که پیش‌ازاین ذکر کردیم، زمانی که کالایی فروخته و به هر علتی مرجوع شود‌، ضروری است که اطلاعات مربوط به آن کالا به طور دقیق در سیستم حسابداری به ثبت برسد. زمان ثبت حساب برگشت از فروش، حساب‌های دریافتنی تجاری در سمت بستانکار قرار می‌گیرند و فروش کالا در سمت بدهکار.

روش نگهداری موجودی کالا در حسابداری بازرگانی

در حسابداری شرکت های بازرگانی، موجودی کالاها به دو شکل دایمی و ادواری ثبت می‌شوند. در این بخش از مقاله، به بررسی این دو روش می‌پردازیم و با آنها بیشتر آشنا می‌شویم.

روش ثبت دایمی موجودی کالا

روش ثبت دایمی یکی از روش‌های نگهداری موجودی کالا در شرکت های بازرگانی است. در این نوع از ثبت‌های حسابداری بازرگانی، برخلاف روش ثبت ادواری که به‌صورت سالیانه انجام می‌شود (کمی بعد روش ثبت ادواری را توضیح خواهیم داد)، اسناد حسابداری با هر بار فروش یا بازگشت کالا به‌روز می‌شوند. در واقع، هر بار که یک کالا فروخته یا عودت داده می‌شود، حساب‌های بدهکار و بستانکار به طور مداوم تغییر می‌کنند.

این روش به ما این امکان را می‌دهد که موجودی کالاها و جزئیات درآمد حاصل از فروش آن‌ها را به‌دقت بررسی و پیگیری کنیم. علاوه بر این، با استفاده از این روش، می‌توان در هر لحظه از وضعیت مالی و عملکرد فروش اطلاع دقیقی داشت و تصمیمات مدیریتی بهتری اتخاذ کرد. این روش باعث می‌شود که دقت و شفافیت در امور مالی شرکت افزایش یابد و کنترل بیشتری بر موجودی و فروش کالاها داشته باشیم. ثبت دایمی موجودی کالا قابلیتی است که در یک نرم افزار حسابداری بازرگانی وجود دارد.

 روش ثبت ادواری موجودی کالا

روش ثبت ادواری به این شکل است که در پایان هر سال بعد از انبارگردانی‌، موجودی پایان دوره مشخص شده و تمامی حساب‌ها بسته می‌شوند، درثانی، موجودی اول دوره نیز در تمامی حساب‌ها ثبت می‌شود.

انواع صورت‌های مالی در حسابداری بازرگانی

سه مورد از رایج‌ترین صورت‌های مالی در حسابداری شرکت های بازرگانی عبارت‌اند از:

• صورت سود و زیان
• ترازنامه
• گردش وجوه نقد

در ادامه این سه صورت مالی را توضیح می‌دهیم.

صورت سود و زیان

هر شرکت بازرگانی در انتهای یک دوره مالی، میزان سود و ضرر حاصل شده در طول دوره را مقابل یکدیگر قرار می‌دهد و بر اساس آن نتیجه می‌گیرد که شرکت در مسیر سوددهی قرار دارد یا ضرردهی. صورت‌های سود و زیان، تمامی هزینه‌ها و درآمدهای یک شرکت بازرگانی را منعکس می‌کند. در هر صورت سود و زیان، اطلاعات مختلفی از قبیل گزارش‌ها و اطلاعات فروش خالص، مقدار سود و زیان خالص و ناخالص، بهای تمام شده کالاها و خدمات فروش رفته و تمامی هزینه‌های عملیاتی یافت می‌شود.

ترازنامه

ترازنامه یکی از انواع رایج صورت‌های مالی است که اطلاعاتی را در خصوص سرمایه‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت در بر دارد و بر اساس معادله اساسی حسابداری نوشته می‌شود. ترازنامه به ترتیب شامل دارایی‌های جاری، دارایی‌های غیرجاری، بدهی‌های جاری و بدهی‌های بلندمدت است. مثال‌های این موارد در حسابداری بازرگانی عبارت‌اند از:

• دارایی‌های جاری: میزان نقدینگی شرکت و مابقی دارایی‌های شرکت (موجودی نقد شرکت‌، موجودی کالای شرکت و سرمایه‌گذاری کوتاه‌مدت شرکت)
• دارایی‌های غیرجاری: موارد ثابت و مشهودی مانند زمین‌، ساختمان‌ و تجهیزات، دارایی‌های نامشهودی مانند سرقفلی‌ها، حق الامتیازهایی مانند حق اختراع و حق کپی‌رایت و کلیه دارایی‌هایی که به‌منظور کسب سود بیشتر خریداری شده‌اند.
• بدهی‌های جاری: حساب‌های قابل‌پرداخت و مالیات قابل‌پرداخت
• بدهی‌های بلندمدت: بدهی‌هایی که نتوان در یک سال پیشرو با استفاده از دارایی‌های جاری و یا ایجاد بدهی‌های جاری دیگر‌، آن‌ها را تسویه کرد، مانند وام‌های بلندمدت، اوراق مشارکت قابل‌پرداخت و اسناد قابل‌پرداخت بلندمدت

گردش وجوه نقد

• صورت گردش وجوه نقد، یک صورت مالی است که با جریانات نقدی هر شرکت ارتباط دارد. با بررسی و موشکافی گردش وجوه نقد هر شرکت می‌توان پی برد که وجه نقد هر شرکت از چه طریقی تامین شده و به کجا اختصاص پیدا کرده است. این صورت هر 90 روز یکبار منتشر میشود و شامل سه بخش است: بخش فعالیت‌های عملیاتی، سرمایه‌گذاری و تأمین مالی.

ثبت حسابداری شرکت های بازرگانی

ثبت حسابداری شرکت های بازرگانی در دو سیستم ادواری و دائمی انجام می‌شود. در ادامه هر یک از این سیستم‌ها را در نرم افزار حسابداری بازرگانی توضیح می‌دهیم.

ثبت در سیستم ادواری

در سیستم ادواری حسابداری بازرگانی، ثبت به این صورت است که موجودی کالاها و بهای آنها در انتهای هر سال شمارش و به‌عنوان موجودی پایان دوره سال و موجودی ابتدای دوره سال جدید ثبت می‌شود.

ثبت در سیستم دائمی

ثبت در سیستم‌های دائمی حسابداری بازرگانی به این صورت است که‌، حساب موجودی کالا با هر بار عملیات خریدوفروش، بدهکار یا بستانکار شده و میزان بهای کالا نیز به ثبت می‌رسد. در این صورت هر زمان برگشت از فروش یا خریدی انجام شود به شرطی که تغییراتی در میزان موجودی کالاها به وجود بیاید‌، تغییرات حاصل شده در حساب ثبت می‌شوند.

کدینگ حسابداری بازرگانی چیست؟

کدینگ حسابداری در حقیقت فرایند مکانیزه‌شدن عملیات حسابداری است. به زبان واضح‌تر، کدینگ عبارت است از دسته‌بندی و طبقه‌بندی حساب‌ها از اصلی به فرعی. در کدینگ حسابداری، نوع و حجم عملیات مالی مشخص می‌کند که حساب‌ها در چه سطوحی دسته‌بندی شوند. کدینگ حسابداری تنها در صورتی مورد قبول و صحیح است که استانداردهای حسابداری را زیر پا نگذارد. این مکانیسم بر اساس قواعد و قوانین خاصی صورت می‌گیرد و دارای استانداردهای بین‌المللی است.

سیستم‌های حسابداری اغلب کدینگ حسابداری را به شکل پیش‌فرض تعیین می‌کنند؛ پس از آن کدینگ توسط یک حسابدار باتجربه چک می‌شود و در صورت نیاز، اصلاحاتی را در آن اعمال می‌کند.  برای درک بهتر این موضوع می‌توان مثال زد که حساب‌هایی از قبیل موجودی نقد و بانک، سرمایه‌گذاری کوتاه‌مدت، موجودی مواد و کالا و… به‌عنوان حساب‌های کل و زیر گروه دارایی‌های جاری در نظر گرفته می‌شوند.

بهای تمام شده کالای فروش رفته در حسابداری بازرگانی چیست

بهای تمام شده کالای فروش رفته در حسابداری بازرگانی در واقع یک شاخص عملکردی است که تمام هزینه‌های صرف شده در تولید یا حمل‌ونقل کالاها را مشخص می‌کند. در صورت مشخص‌شدن دقیق بهای تمام شده کالای فروش رفته حسابداری بازرگانی، می‌توان در مواردی از قبیل تعیین دستمزد، میزان قیمت، کاهش هزینه‌ها و مخارج و در نهایت بهینه‌کردن توان رقابتی در بازار، تصمیم‌های هوشمندانه‌تری گرفت.

به‌منظور تعیین بهای تمام شده کالای فروش رفته کالای فروش رفته در کسب‌وکارها و شرکت های بازرگانی، ابتدا باید اطلاعات دقیق خرید و موجودی کالاها را ثبت کرد و سپس موجودی کالا را در شروع، پایان و در طول دوره مشخص گرداند. یکی از هزینه‌های قابل‌توجه در بهای تمام شده کالای فروش رفته شرکت‌های بازرگانی، هزینه‌های حمل‌ونقل است.

انواع تخفیفات در حسابداری بازرگانی

در حسابداری بازرگانی چهار نوع تخفیف رایج وجود دارد که عبارت‌اند از: تخفیف به علت غیب و نقص، تخفیف توافقی، تخفیف تجاری و تخفیف نقدی. در ادامه هر یک از این چهار نوع تخفیف در حسابداری بازرگانی را توضیح می‌دهیم.

تخفیف به علت عیب‌ونقص

اگر مشتری محصولی را بخرد؛ اما آن را به علت عیب‌ونقص و یا عدم تطابق محصول با نمونه اولیه‌، مرجوع کند یا نسبت به خرید خود اعتراض داشته باشد، فروشنده به‌منظور جلب رضایت  و اعتماد مشتری‌، به او تخفیف می‌دهد. این نوع تخفیف، تخفیف به علت عیب نقص نامیده می‌شود و باید در قسمت تخفیف یا برگشت از خرید به ثبت برسد.

تخفیف توافقی

تخفیف توافقی در حقیقت توافقی است که میان خریدار و فروشنده و قبل از ثبت خرید انجام می‌شود. در این توافق، هر دو طرف خرید بر روی میزان مشخصی تخفیف توافق می‌کنند. به دلیل اینکه این تخفیف قبل از قطعی‌شدن خرید انجام می‌شود، در دفاتر حسابداری ثبت نمی‌شود و تنها در فاکتور به ثبت می‌رسد.

تخفیف تجاری

در مواردی، فروشنده به خریدارانی که محصولات را به شکل عمده و در حجم بالا خریداری می‌کنند تخفیف می‌دهد. این تخفیف، تخفیف تجاری نام دارد. علاوه بر این مورد، در مناسبت‌ها و فروش‌های ویژه نیز درصد قابل‌توجهی از مبلغ خرید، تحت عنوان تخفیف به خریدار اعطا می‌شود. در حسابداری بازرگانی، فقط مبلغ خالص برای تخفیف تجاری ذخیره می‌شود.

تخفیف نقدی

یکی دیگر از انواع تخفیف، تخفیف نقدی است. در تخفیف نقد، درصورتی‌که خریدار، قبل از تاریخ مشخصی پرداخت خود را انجام نماید، فروشنده مبلغ مشخصی را به‌عنوان تخفیف برای او در نظر می‌گیرد. این کار با هدف تشویق خریدار انجام می‌شود. به دلیل اینکه وجود این تخفیف در هنگام خرید مشخص نمی‌شود، در ستون بدهکار مبلغ خرید بدون تخفیف و در ستون بستانکار، مبلغ پرداختنی ذکر می‌شود.

جمع‌بندی کلی

در این مقاله با دیدگاهی همه‌جانبه با حسابداری بازرگانی آشنا شدیم و فرایندها و استانداردهای حسابداری شرکت های بازرگانی را موشکافی کردیم. ابتدا توضیح دادیم که شرکت بازرگانی چیست و چه انواعی دارد. در ادامه به این سؤال پاسخ دادیم که حسابدار بازرگانی کیست و وظایفش را برشمردیم و در ادامه نیز سایر مفاهیم و موضوعات پایه‌ای در حسابداری بازرگانی، از انواع صورت‌های مالی گرفته تا چرخه حسابداری در شرکت های بازرگانی را بررسی کردیم.

سؤالات متداول

تفاوت حسابداری بازرگانی با حسابداری دولتی در چیست؟

حسابداری بازرگانی با حسابداری دولتی تفاوت‌های بسیاری دارد اما اصلی‌ترین تفاوت حسابداری بازرگانی با حسابداری دولتی این است که در حسابداری دولتی، پس از خرید دارایی‌های ثابت، بهای تمام شده اموال و دارایی‌ها تحت عنوان هزینه به ثبت می‌رسند در مقابل، در حسابداری بازرگانی بعد از خرید اموال، بهای تمام شده به عنوان هزینه تمام شده به ثبت می‌رسند و بعد از گذشت زمان مشخصی بر اساس عمر مفید و هزینه استهلاکشان، به حساب هزینه‌ها منتقل خواهند شد.

دارایی در شرکت های بازرگانی چگونه است؟

دارایی در شرکت های بازرگانی به چهار دسته دارایی‌های جاری، دارایی‌های غیرجاری یا دارایی‌های بلندمدت، بدهی‌های جاری و بدهی‌های غیرجاری تقسیم می‌شود.

انواع صورت‌های مالی در شرکت های بازرگانی چیست؟

ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت گردش وجوه نقد سه مورد از رایج‌ترین صورت‌های مالی در حسابداری شرکت های بازرگانی

وظایف حسابدار بازرگانی چیست؟

وظایف یک حسابدار در شرکت های بازرگانی شامل دوسته وظایف عمومی و تخصصی است. وظایف عمومی مانند انجام امور بانکی، تسلط به نرم افزارهای حسابداری یا آشنایی با مفاهیم بنیادی در حسابداری وظایفی‌اند که هر حسابداری باید با آنها آشنا باشد و وظایف تخصصی وظایفی‌اند که بسته به شرکت محل کار هر حسابدار متفاوت است.

نحوه اجرای چرخه حسابداری در شرکت‌های بازرگانی چگونه است؟

به طور خلاصه چرخه حسابداری در شرکت های بازرگانی تشکیل شده از پنج تهیه صورت مالی سود و زیان، تهیه ترازنامه، تهیه صورت گردش وجوه نقد، تهیه صورت سود و زیان جامع و بررسی یادداشت‌های پیوست یا یادداشت‌های توضیحی است.