دفتر کل چیست؟

به این صورت می توان دفتر کل را این گونه تعریف کرد:
دفتری که در آن حساب ها پس از طبقه بندی ، به طور جداگانه نگهداری می شوند دفتر کل نام دارد ، این حساب ها می توانند به صورت صفحات یک دفتر  یا به صورت کارت ها و اوراق آزاد باشند ، طبق قانون تجارت ایران ، استفاده از کارت به عنوان دفتر کل مجاز نیست.
پس از ثبت اطلاعات در اسناد و مدارک مربوط به هر معامله در دفتر روزنامه هر مبلغ در ستون بدهکار دفتر روزنامه به طرف بدهکار یک حساب دفتر کل و هر مبلغ در ستون بستانکار دفتر روزنامه به طرف بستانکار یک حساب دفتر کل انتقال می‌یابد.
به عبارت دیگر دفتر کل دفتری است که هر حساب در این دفتر یک صفحه جداگانه دارد و تمامی رویداد های اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت می کنیم به این ترتیب برای هر حساب بدهکار و بستانکار را به صورت دقیق مشخص می کنیم و مانده نهایی را در دفتر کل مشخص می نماییم.
ستون عطف در دفتر روزنامه یعنی ارجاع به دفتر کل به همان مطلبی که مورد نظر بوده است.
حسابداران باید در نظر داشته باشند که اطلاعات دفتر روزنامه حداکثر بعد از پانزده روز به دفتر کل انتقال یابد.
دفاتر کل اول هر سال مالی تهیه شده و در پایان سال مالی تحویل اداره مالیات داده می شود.
همچنین دفاتر روزنامه و کل می بایست در پایان سال مالی پلمپ شود.
اصولا یک دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و شماره دفتر روزنامه (شماره ارجاع شده سند از دفتر روزنامه می باشد) و یک ستون شرح و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب  و ستون بعد ستون بستانکار حساب می باشد سپس ستونی در این قسمت وجود دارد که مشخص می کند ماهیت این حساب به چه صورتی می باشد که با سه حالت :

درج می شود و در نهایت یک ستون که مانده حساب را نشان خواهد داد.

تمامی اشخاص حقوقی و بخشی از اشخاص حقیقی که کسب و کار نسبتا بزرگی دارند برای اثبات فعالیت های مالی خود باید از دفاتر قانونی و دفاتر روزنامه و کل استفاده کنند.
هر شخص حقوقی به محض تاسیس تا یک ماه پس از آگهی تاسیس فرصت دارد برای پلمپ دفاتر اقدام نماید، و همچنین اشخاص حقیقی از تاریخ شروع رسمی تا یک ماه فرصت دارند که دفاتر خودشان را پلمپ کنند.
اگر شخص حقیقی و یا حقوقی سال دوم فعالیت های مالی خود را شروع کند باید قبل از اینکه سال شروع شود دفاتر خود را پلمپ کند.
دفاتر قانونی از سازمان ثبت شرکت ها صادر می شود و باید ابتدا در خواست در سایت ثبت گردد و سپس به پست مراجعه شود و از همین طریق دفاتر پلمپ شده برای شما ارسال شود.

مشخصات یک دفتر پلمپ

• حتما باید در اواسط برگه های دفتر، پلمپ دفتر به همراه کد شناسه درج شده بر روی آن نمایان باشد.
• پلمپ دفتر دارای شناسه می باشد.
• در ابتدای دفتر مشخصات پلمپ نوشته شده است.

موارد رد دفاتر

• نوشتن حروف به زبانی غیر از فارسی
• نوشتن دفاتر با مداد یا ابزاری که به سهولت پاک می شود.
• نوشتن دفاتر با روان نویس (اجبار نیست و صرفا یک پیشنهاد است)
• خارج شدن دفاتر از پلمپ
• نوشتن یک سند جا مانده در بین سطر ها و یا حاشیه دفتر

مدارک مورد نیاز جهت پلمپ دفاتر (شخص حقیقی):

• ارائه فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر با امضاء افراد و مهر شرکت (ارسال اینترنتی)
• ارائه فتوکپی مدارک هویتی ، کارت ملی فرد متقاضی
• ارائه فتوکپی پروانه کسب شرکت و یا جواز فعالیت آنها
• ارائه وکالتنامه متقاضی جهت طی کردن مراحل و روند امور کاری جهت پلمپ دفاتر (در صورت داشتن وکالتنامه)

مدارک مورد نیاز جهت پلمپ دفاتر (شخص حقوقی):

• ارائه مدارک هویتی مدیرعامل شرکت (کپی شناسنامه و کارت ملی)
• ارائه فرم اظهارنامه متقاضی از طریق اینترنت
• ارائه فتوکپی روزنامه تاسیس شرکت
• ارائه مدارکی اعم از کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی کشور (در هنگام تغییرات)