دفتر روزنامه به دو دسته ی عمومی و اختصاصی تقسیم میشود.

دفتر روزنامه عمومی:

شامل تمامی معاملات و عملیات های مالی می باشد.

دفتر روزنامه اختصاصی:

عملیات ها را به تفکیک نوع خاص ثبت می کنند، برای مثال دفتر روزنامه خرید، عملیات مربوط به فروش کالای خاص، و...
در نوشتن دفتر روزنامه و کل باید دقت فراوانی انجام گیرد زیرا این دفاتر فقط یکبار برای هر سال مالی نوشته می شوند و امکان تکرار و تعویض نخواهند داشت.
تمامی معاملات و عملیات های مالی به صورت مداوم و یکپارچه در طول دوره مالی پس از تجزیه و تحلیل در یک دفتر ثبت می شود به این دفتر، دفتر روزنامه گفته می شود.
دلایل ضرورت استفاده از دفتر روزنامه در موسسات مجموعه ها و شرکت ها :
دفتر روزنامه تمامی اطلاعات مربوط به یک معامله را در همان محل (موسسه، مجموعه، شرکت)نشان می دهد.
دفتر روزنامه ترتیب تاریخ وقوع معاملات مالی یک مجموعه را نشان می دهد.
نوشتن دفتر روزنامه احتما وقوع هر گونه اشتباه را کاهش می دهد.

دفتر روزنامه باید حداقل دارای ستون‌هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار هر رویداد باشد.
 

در ابتدا، قبل از شروع به نوشتن دفتر روزنامه، آن را به اداره ثبت شرکتها برده و پلمپ می نمایند این دفتر بعد از پلمپ و مهر به عنوان دفتر قانونی و رسمی شناسایی می شود.
در هنگام نوشتن اطلاعات مالی در دفتر هرگز نباید از مداد استفاده کرد چون قابلیت تقلب و سوء استفاده دارد. در صورت بروز اشتباه در ثبت، خط روشن و باریکی ترجیحا به رنگ قرمز روی ثبت اشتباه کشیده شده و رقم درست بالای آن درج می شود.
تراشیدن، لاک گرفتن و هرگونه مخدوش کردن عنوان حساب یا اقلام ثبت شده به منظور انجام اصلاحات یا هر اقدام دیگر ممنوع است.
سفید گذاشتن سطری از سطر های دفتر روزنامه و همچنین درج نام و اطلاعات حساب ها بین خطوط از نظر دارایی جایز نمی باشد.
جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار هر صفحه از دفتر روزنامه را باید تعیین و در آخرین سطر دفتر نوشت، این دو جمع باید با هم برابر باشند، جمع ستون‌های هر صفحه دفتر روزنامه باید به اولین سطر صفحه بعد منتقل شود تا در مجموع بدهکار و بستانکار های این صفحه تاثیر بگذارد،  گردش عملیات به حاصل جمع دفتر روزنامه گفته می شود.
در ابتدا و اولین صفحه در دفتر روزنامه باید سند افتتاحیه و در انتها و آخرین صفحه دفتر روزنامه سند اختتامیه صادر شود.

تحریر صحیح دفاتر قانونی(روزنامه):

یکی از مهمترین عوامل در نوشتن و ارسال دفاتر قانونی به اداره مالیات تحریر دفاتر می باشد.
اگر تحریر دفاتر مطابق با قوانین لازمه ثبت باشد محاسبه مالیات به صورت خود اظهاری صورت می گیرد ولی اگر در تحریر دفاتر موارد لازم لحاظ نشود مالیات به صورت علی الراس در نظر گرفته می شود.
 گاهی اوقات مواردی در دفتر روزنامه ثبت می گردد که باعث رد شدن دفتر می شود.
بعضی از این موارد در زیر برای شما آمده است:

• به نحوی که دفتر از حالت پلمپ خارج شده باشد و یا فاقد یک یا چند برگه باشد.
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی احراز شده 
• عدم رعایت تقدم ثبت یک معامله نسبت به تاریخ وقوع 
• ثبت وقایع بین سطر های دفتر 
• تراشیدن و یا پاک کردن مطالب داخل دفتر 
• سفید ماندن صفحه ایی در دفتر روزنامه و یا جای سفید گذاشتن بیش از حد 
• از بین بردن اطلاعات دفتر با استفاده از وسایل شیمیایی
• و...

نکته بسیار مهم در نوشتن دفاتر این است که گاهی ممکن است به اشتباه و سهوا مطلبی درج شود برای تصحیح این مورد باید با خودکار قرمز بر روی آن خط کشیده شود.

حرف آخر اهمیت تنظیم و نگهداری دفاتر :

طبق قانون تجارت تمامی صاحبان کسب و کار و کلیه فعالان اقتصادی می بایست فعالیت ای اقتصادی خود را در پایان هر سال مالی تنظیم و اطلاعات تنظیم شده را برای محاسبه مالیات تکلیفی خود به اداره دارایی استان محل استقرار خود ارسال کنند.